ビジネスにおいてコミュニケーションツールの主流となっているメールは、電話より効率的に多くの人とコミュニケーションが取れるというメリットで普及してきました。しかし普及すると、メールの送受信に日々追われて、業務時間を侵食されるという声がビジネスパーソンから多く寄せられています。なかにはメール処理のために、残業を余儀なくされている人もいるほど。ここでは、メールのために残業するという悪循環から脱するためのメール処理術を紹介します。
メールの多い人は残業も増える
メールを書いたり読んだりすることは、ビジネスにおいて主要なコミュニケーション手段の1つです。しかし、メールの作成や確認に多くの業務時間を費やす人が増えています。一般社団法人 日本ビジネスメール協会による「ビジネスメール実態調査2017」という調査では、メールの作成時間と残業時間は比例するという結果が出ました。
その調査によると、残業が多いと感じることが「よくある」「たまにある」という人は、メール1通の作成時間が平均で7分、1日の平均送信数が14.02通でした。一方、残業が「ほとんどない」「まったくない」という人のメール1通の作成時間は平均6分で、1日の平均送信数が11.48通という結果が出ています。
残業が多いと自覚している人は、毎日メールの送信だけで1時間30分以上（7分×14.02通＝98.14分）費やしているのに対し、少ない人は1時間強（6分×11.48通＝68.88分）となり、その差は30分です。
送信だけではなく、受診のメールを読む作業も業務時間を圧迫します。日本ビジネスメール協会によれば、ビジネスパーソンは1日平均で39.28通ものメールを受け取り、約半数の47.93％の人が、1日10回以上メールチェックを行っているそうです。
調査結果を見ても、メール送受信は業務時間でかなりの時間を占めていることがわかります。そこでメールの作成とチェックに費やしている時間を短縮して、残業時間の削減につなげましょう。
メールの時間短縮術
まず、メールを作成する際のテクニックについて紹介します。具体的には、「テンプレート思考」を導入して作成時間を短縮しましょう。あいさつや締めなど、ビジネス文書で定形があるものは、全文字を入力してから変換するのではなく、日本語入力ソフトウェア（IME）の予測入力や、メールソフトの定型文機能を活用して入力回数を削減するのです。
IMEの予測入力機能をオンにすると、1～3文字を入力すれば変換候補が表示されるようになります。たとえば「いつも」と入力すれば、「いつもお世話になっております」が表示されるようにします。予測入力は変換の頻度が高いものほど、変換候補の上位に表示される学習機能を備えたものが多いです。
また個人情報管理ソフトのアウトルックなどが搭載しているメールの定型文機能は、複数の文や改行、空白などの編集された部分まで登録できます。冒頭のあいさつだけでなく、締めのあいさつや署名なども含めて登録すれば、メール作成の時間短縮化が図れるでしょう。
次に、メールを読む時間を短縮する方法です。その方法とは、ずばりメールチェックの頻度を減らすこと。チェックのタイミングを1時間に1回とするなど、自分の業務状況に合わせてチェック頻度を決めることで、業務に取り掛かる時間とメールを読む時間を区別でき、集中して読むことができます。
相手の時間も無駄にしないメールの書き方
もう一歩踏み込んで、送ったメールを読む相手への気配りを考えてみましょう。
ビジネス文書の基本は、簡潔にまとめることです。しかし、もう少し詳しく説明したほうが誤解はないと考え、気がつくと多忙な相手に20～30行に及ぶメールを送ってしまった経験のある人は多いでしょう。くどくなった説明が、逆に要点をつかむことを苦労させ、ストレスを与えるばかりでなく、自分や自社に対する印象を下げることにもなりかねません。
メールの内容を分かりやすくするには、伝えたいメッセージを明確にすることです。ビジネスに関するメールには、必ず「テーマ」と「相手に期待する反応・行動」が含まれています。これら2つを件名や本文冒頭などに記載することで、相手はストレスなく、次に取るべき行動を理解しやすいようにできるのです。
たとえば、件名を「【要返信10/15まで】○○会議日程調整について」として、メッセージ内容のダイジェストのようにすれば、開封をしなくても内容を察することができます。もし件名に収まらないようなら、本文の文頭にテーマと反応・行動を記載しておきましょう。
ここで紹介したテクニックを使ってメールの送受信にかかる時間を短縮できれば、日常業務の効率が高められ、残業時間を削減できるかもしれません。さらには自分だけでなく、相手の無駄な時間を減らすことに想像を巡らして業務効率の改善を図りましょう。
【関連記事】
http://businessmail.or.jp/archives/2017/06/02/7246
http://www.itmedia.co.jp/business/articles/1706/02/news090.html
http://www.risewill.co.jp/blog/archives/6580
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大福 汁粉／studio woofoo（www.studio-woofoo.net）
塾講師、マーケ系情報コンサル等を経てフリーライターへ。企業のオウンドメディア、英語学習サイト、ニュースサイトを中心に執筆している。
