新入社員を迎える前に気をつけたいこと

posted by 風間梢

　まもなく新年度ですが、それに合わせて新入社員を迎える企業も多いでしょう。もしかすると「上手く仕事を教えられるだろうか」「的確なコミュニケーションがとれるだろうか」と、不安を抱いている先輩社員も多いかもしれません。

　しかし、昔は誰もが新入社員でした。初心を思い出して、広い心で迎え入れる準備を整えておけば、新入社員も親しみと意欲を持ってくれるなるはずです。

　本記事では、新入社員を迎える際に心がけるべきことを取り上げます。

まずは「歓迎」、地味な仕事でもフォローが重要

　新入社員が真っ先に覚える感情は、“不安”です。「職場に馴染めるだろうか」「仕事をきちんと覚えられるだろうか」など、多くの危惧を抱いています。そんな時に、先輩や上司から笑顔で話しかけられれば、ホッと一息ついて心の余裕ができます。

　まずは社員の1人ひとりが笑顔で声をかけて、挨拶や自己紹介を行えば、新入社員の不安も軽減されるでしょう。リラックスして仕事に取り組むことができれば、何もかもが未経験の新入社員でも、安心して働くことができ、ミスが抑えられるはずです。

　また、新入社員の中には、「華々しい仕事に携わって活躍したい」という希望を強く持っている人も多いかもしれません。そのため、毎日の地道な業務を目の当たりにして、イメージとのギャップに落胆してしまいがちです。

　そういった新入社員の戸惑いや失望は、見逃さずに的確にフォローすることが大事です。たとえ地味な仕事であっても、仕事を終えたら褒めるなど、達成感を与えるようにすれば、仕事に価値を見出すようになるでしょう。

　ちなみに、歓迎会を開く企業も多いでしょうが、年度初めで忙しく、開催が難しい場合は、入社早々ではなく、何週間か経った後でも問題ありません。新人が職場に少し馴染んだ頃に催すことで、双方がよりリラックスして歓迎会に望めるはずです。

仕事に求められるレベルを伝えることが「責任感」につながる

　新入社員の教育で重要なのが、「企業活動にコミット（参加）している」という責任感を持ってもらうことです。

　社会人の生活は、学生時代とはまったく違います。時間は必ず守る、仕事は最後までやりきるなど、制約は多くなります。たとえ新人だとしても、軽はずみな行動を取ってしまったら、自社のビジネスの足を引っ張ることにもなりかねません。

　新人が責任感を持つためには、所属する部署やチームの中で自身がどんな役割を担っているのかを意識することが重要です。組織の1人であることを自覚することで、責任を持った行動が取れるようになるでしょう。

　たとえば、新入社員に電話応対を任せる場合は、「相手の氏名と所属、用件、折り返しの電話番号など、もれなく聞き取って伝達できたか」、「相手が必要としている情報を適切に提供できたか」など、業務で求められているものが何かをあらかじめ伝えましょう。ポイントをわかりやすく示せば、新入社員も達成感を持つことができ、「このレベルをこなすことが仕事なんだ」と理解するようになるはずです。

　新入社員に仕事を任せる場合は、事前の指導はもちろん、仕事を終えた後のチェックも重要です。新入社員は慣れない業務をこなすのに精一杯で、たとえ不足や課題があったとしても、自発的には気付けないことがあります。先輩が折を見て「この点は確認した？」「この情報はうまく伝えられた？」などと声をかけるようになれば、本人も仕事の内容に責任を持つようになるでしょう。

みんな誰もが新入社員だった

　つい先日まで学生だった新人を受け入れて、企業人として育て上げることは、当の新入社員だけでなく、迎え入れる企業側にも緊張感と不安がともなうものです。

　どう対処すべきか迷ったときは「自分が新入社員だった時に、どう説明されれば仕事を覚えやすかったか」「ミスをした時、どう言われれば改善しようと思えたか」など、自分自身が新人だった頃の気持ちに立ち返ってみましょう。新入社員の時に、どう思っていたのか、何を不安に思っていたのかを思い出せば、新入社員へのアドバイスも浮かんでくるはずです。