ひと昔前の日本では、長時間労働が美徳とされる風潮もありましたが、最近ではムダな残業をせず、時間内に仕事を終わらせることが良いとされる風潮になってきました。たしかに、残業が多いとストレスがたまり、仕事の効率もダウンしてしまいます。効率の面から考えれば、当然ともいえる流れです。
しかし、今まで長時間労働が当たり前だった人には、仕事をサッと終わらせるのは簡単なことではありません。今回は、仕事がデキる人がどのように工夫しているのかをご紹介します。
京セラ、セブン＆アイが取り組む、業務を効率化するコツ
有名企業にとっても、残業を減らすことは重要な課題のようです。
たとえば京セラでは、処理スピードを上げるよりも、仕事を見極める能力を磨くことを重視するようになりました。顧客からの要望やクレームの全てを同じように処理していては、永遠に終わりません。本当に緊急性の高いものを見極め、優先順位をつけることで、業務のスピードアップを図るとのことです。
たとえば「製造ラインが止まってしまった」という問題と、「荷物が届かない」という問題は、重みが違います。前者はすぐに対処しなくてはいけませんが、後者は正しく出荷されているかを確認できれば、じきに届くはずです。緊急度に応じて対処すれば、時間は削減できるのです。
一方でセブン＆アイ・ホールディングスでは、自分の仕事を全て書き出して、上司とともに改善点をチェックするそうです。なかでも短縮の余地が大きいのは「商談時間」。1時間で設定することの多い商談時間を40分にして、残りの20分を次の商談の段取りに使うとのことです。
商談時間の短縮だけでなく、商談の為の書類の簡略化も重要です。セブン銀行の安斎隆社長は、スマホやタブレットなど便利なツールの普及により資料の作成が容易になり、結果、分厚い資料が増えたことを「本末転倒」だと指摘しています。伝える情報を厳選すれば、薄くても効果的な資料が作成できるのです。
仕事が早い人がやっている10のコツ
残業時間の短縮に取り組んでいる企業も多いでしょうが、企業の方針通りに退勤できる人もいれば、従来通りズルズルと残ってしまう人もいます。
早く仕事を終える人は、どのような工夫をしているのでしょうか。そのコツを、10個のポイントに分けて紹介します。
【1】その日にやる仕事をイメージする
前日の夜もしくは通勤前に、その日の仕事の段取りをシミュレーションしておくと、すぐに仕事に取り掛かることができ、作業効率もよくなります。
【2】作業ごとに目標時間を設定する
帰宅時間を決めるだけでなく、ひとつひとつの作業ごとに目標時間を設定すると、集中することができます。急な仕事が入った時の修正もしやすくなるでしょう。
【3】きちんと休憩をとる
時間がないからと言って、長時間続けていても仕事の効率は下がるばかりです。集中力をキープするためには適度な休憩が必要です。休憩後に気持ちが途切れないように注意しましょう。
【4】1日の終わりに反省
たとえミスをしてしまっても、引きずらずにやるべきことに集中することが大切です。1日の仕事終わりに反省点と改善策を考えましょう。
【5】タスクリストを作る
少し先の予定まで考えて、タスクリストを作成します。やるべきことが明確になっていると、仕事に取り掛かりやすくなります。
【6】ひとりで抱え込まない
仕事のできる人は、人に任せること、相談することができる人です。人を頼ることで自分には思いつかないアイデアやアドバイスを受けることができます。
【7】仕事をパターン化する
ケースごとにやるべきこと、進める順序がパターン化していると、作業が早く進みます。仕事のできる人は、自分にとっての最適な進め方を知っているようです。
【8】朝の時間を有効活用
朝は最も集中できる時間帯です。朝に重要な仕事を片付けてしまうことで、気持ちにも余裕が生まれ、その日の仕事がスムーズに進みます。
【9】携帯電話、インターネットをオフにする
メールチェックなどは、決まった時間だけに行います。
【10】「整理整頓」は基本中の基本
デスクまわりが片付いていると、頭の中も整理されます。集中力を高めるためにもデスクの整理整頓は欠かせません。
仕事を早く終わらせることのできる人は、仕事に取り掛かる前に準備と心構えができています。日頃の意識の差が、退勤時間の早さに表れるのかもしれません。
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ライター・ウェブディレクター。プロのダンサーから転身。就職サイト、社会人向け情報サイト、エンタメサイトのウェブディレクターの経験を経て、記者、フリーライターとして活動しつつ、某テレビ局のサイト立ち上げ、コンサルなど幅広く活動している。
