ビジネスの前線で活躍するために、最も重要とされるスキルの一つが「スピード感」です。いくら丁寧な仕事をしても、必要以上に時間を掛けていては評価されません。とはいえ、やみくもにタスクに取り掛かるのは効率的ではありません。
今回は、仕事が早い人が行っている4つの習慣を紹介します。仕事が早くなる習慣を身に付け、楽に処理できるようになりましょう。
（1）「何を優先するか」よりも「何を優先“しない”か」
1つ目は「何を優先“しない”か」を判断することです。
優先してやるべき仕事が溜まっていても、すべてを優先することができません。必ず後回しになってしまうタスクは発生します。そこで仕事の早い人は、重要なタスクを後回しにしないために、反対に何を後回しにしていいか明確に決めています。
たとえばクライアントとの取引に直接関係しない社内的な手続きは、多少遅れても損失はほとんど発生しません。抱えきれない量のタスクがあるときは、「どのタスクなら落としてもいいのか」を決めてしまうのも一つの手です。
（2）その作業に時間を掛けるべき？無駄な作業を省こう
2つ目が「無駄な作業をしない」ことです。
無駄な作業に時間をかけないことは仕事を早くするための鉄則です。たとえば、メモで済むことをわざわざパワーポイントでまとめたり、口頭で良い報告に時間をかけて報告書に仕上げる、ということは無駄になりがちです。その作業は、時間をかけて行うべきものなのか、あるいは、報告相手は時間をかけることを望んでいるのか、とりかかる前に考えましょう。
加えて、自分でしなくてもいい仕事は、部下や同僚に指示を出し、仕事を振っていきましょう。特に、早く指示を出すことは重要です。自分が会議で席を外す前に指示を出すのと、会議終了後に指示を出すのでは、仕事のスタート時間が変わってきます。
（3）ミスをしても大事に至らないものと、ミスが致命的になるものを意識する
3つ目は、ミスをした場合の影響範囲を考慮に入れて仕事をするということです。
たとえばメールであれば、多少の誤字脱字があっても大きなトラブルにはなりません。だいたいの雰囲気で意図は通じるはずです。それよりも、返信がくるかどうかのほうが大切でしょう。しかし、たとえば見積りの金額など、数字に関する部分は間違えてはいけません。間違えると作り直しになり、結果的に取引相手からの信用も下がります。
時間をかけてチェックすべきタスクと、とにかくスピード重視でいいタスクを分けることは重要です。仕事の早い人はこうした判断を積み重ね、手の抜きどころを知っているので、重要な場面でのミスもむしろ少なくなります。
（4）完成形をイメージし、そのための最短経路を通るべし
仕事が早い人は、取り掛かる前に仕事のゴールを考え、完成形をはっきりとイメージします。そして、そのゴールまでの工程をいくつかの作業に分解し、作業ごとにかけられる時間を考えます。さらに、最も時間がかかるのはどこなのか、作業内容を吟味して予定を立てます。こうすることで、どうすれば最短の時間で仕事が終えられるのか、最短のルートを思い描いて作業を進めることができます。
作業を分解することで、平行できる作業はないか、効率良く作業を行うための作業順が確認できます。こうして組み立てた段取りに沿って作業を進めれば、早く仕事を終わらせることができるでしょう。
常に「今よりも早くしよう」という意識を持っていると、自然と工夫を行なう習慣が身につきます。ここで挙げた4点を意識することで、今よりもさらに早く業務を進めることができるでしょう。
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野中 圭介／studio woofoo（www.studio-woofoo.net）
東京在住。ライター歴10年。
