仕事中にメモを取ることは、忘れてしまいそうなタスクを記憶したり、理解を深めたり、頭の中を整理するうえで重要なことです。しかし、なかには「あれ、このメモは何だっけ……」とまったく記憶に繋がっていなかったり、メモを取ることに力を注ぎすぎて、時間を余計に消費してしまう人がいます。
そこで今回は、ある新聞記者が実際に行っている「メモ術」を元に、スピーディなメモ書きのコツや、後から読み返しやすい上手なメモの取り方を紹介します。
メモを取る部分と取らない部分の線引きが重要
メモを取る機会の多い新聞記者は、言ってみれば「メモ書きの達人」です。レコーダーを使うという手もありますが、テープ起こしは時間がかかるため、メモを取る人が多いとのことです。
記者がメモをとるコツは、「全てをメモしようと思わないこと」にあるといいます。というのも、人は同じ内容を繰り返し話していることが多いため、すべての発言をメモすることは無駄になってしまうためです。もし会議やプレゼンで、発言者が同じ言葉を繰り返している場合は、その部分だけはメモを取るのを休んでしまいましょう。メモを取る部分と取らない部分の線引きが重要です。
略語を使うことも、素早くメモをとる上で欠かせません。よく使う言葉は、略語を決めておくとメモ書きが容易になります。実際に新聞記者は、消費税を「S」のように、自分で決めた略語を持っているそうです。業務でよく使う言葉は略語を決めておくと、メモする時間を短縮できます。
とはいえ、思いつきで略語にすると、後から見直した時に何のことかわからなくなってしまうので、予めルールを決めておく必要があります。
メモ帳の余白を上手に活用しよう
新聞記者は、メモ帳の使い方にも工夫を凝らしているといいます。たとえば右利きの人が横書きでメモを取る場合、ページの右側にはスペースが生まれがちです。その無駄なスペースをなくすために、１ページを縦に２分割することで、ページをめくるタイムロスを減らしている人もいるそうです。
また中には、ページの左2/3スペースにメモをとり、残りの1/3スペースは何も書かないで残しておくという記者もいるようです。この余白部分は、気になるワードを抜き出したり、後から文章を追加するスペースに使われるとのことです。
また、一度とったメモは、忘れないうちに読み返し、後々活用しやすくなるよう、そのときに覚えていることを書き足したり、ポイントと思われる部分に印をつけるのが良いとのことです。記号やインデックスを活用するのも効果的です。
さらに、「目的に合ったメモの書き方をする」ということも重要です。たとえば備忘録としてメモを取るならば、インデックスやキーワードをメモに書き残すことで、後から思い出しやすくなります。
とりあえずアイディアを書き記し、その後文章を作成する時のために文字メモを取るのであれば、自分の考えを追加で書き足しできるよう、スペースに余裕を持って書いておくと、あとあと使いやすくなります。
理解を深めるためにメモを取るのであれば、文字を書くよりも、図やイラスト、チャートなどを入れた方が良いでしょう。
なかには美しいメモを作ることに時間をかけてしまう人もいます。丁寧にメモを取ることは悪いことではありませんが、時間を掛けた結果、「アレ、これ何のメモだっけ……」とわからなくなってしまっては、本末転倒です。もちろん、メモに乱雑に書いて「これは何のことを書いたんだっけ……」と思い出せなくなるのも言語道断です。
メモはあくまでも、その後の仕事を助けるためのツールです。「手間なく素早く書くこと」と「後で読み返して思い出せるようにすること」を両立させることを念頭に置いてメモを取る癖を付けるようにしましょう。
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ライター・ウェブディレクター。プロのダンサーから転身。就職サイト、社会人向け情報サイト、エンタメサイトのウェブディレクターの経験を経て、記者、フリーライターとして活動しつつ、某テレビ局のサイト立ち上げ、コンサルなど幅広く活動している。
