営業マンのスケジュール管理に欠かせない「手帳」。誰もが当たり前に使っているツールですが、予定の書き込み方ひとつで仕事の効率は変わります。
今回は、手帳を上手に使いこなし、スケジュールを上手に管理するためのポイントを紹介します。
スケジュール管理しやすい手帳とは？
人と会うことが仕事の基本となる営業マンにとって、スケジュール管理は必須スキルのひとつです。優秀な営業マンは、時間を可視化できる手帳を上手く使いこなし、スケジュール管理をしています。
本来、時間というのは、形が一切ないものです。ですが、ビジネスパーソンは、「この予定と、この予定の間にはすき間があるな」というように、時間に形があるものとして捉えることができます。
これを手帳に書き出すことは、頭の中だけなく、実際に目に見える形にして時間を把握し、効率の良いスケジュールを考える手助けになります。
ただ、手帳によっては、スケジュール管理に向かないものもあります。たとえば、1日1ページ型の手帳は、開いたときにその日のことしか見えないため、予定が日ごとの細切れになってしまい、長期的なスケジュールが把握しにくいです。これでは、時間を視覚的に捉えづらく、スケジュール管理を補助するアイテムにはならないでしょう。
同じ理由で、時間軸の目盛りがない手帳もお勧めできません。たとえば手帳のスペースに「10時 ○○社」「15時 △△社」というように書いただけでは、文字情報として記憶を助けるだけです。
つまり、スケジュールを管理するのであれば、「1週間程度の予定が長期的に一覧できるもの」「時間の目盛りがあるもの」を選択するのが良いといえるでしょう。手帳の目盛りに沿って線を引き、「この予定はここからここまで」と区切りを入れることで、「時間のすき間」を一目で認識できます。
時間の管理に加えて、その予定の重要度や緊急度などを視覚化させて、わかりやすくすることも大切です。
たとえば、重要度の高い仕事や急ぎでやらなければならない仕事は太字、あるいはマーカーで目立たせたり、一方で重要度の低いものは小さな文字で書くなどの工夫をしておくことがオススメです。視覚に訴えることで、その時々で自分がしなければならないことが自然と浮かび上がってきます。
書いたら終わりではなく、頻繁に見返す
手帳の活用法として、もう一つ重要なことがあります。それは手帳を何度も見返すことです。「手帳に予定を書いたから大丈夫」と安心するのではなく、それを目で見ながら、「どうすればより効率的に仕事をこなせるか」、「この予定の前に、この仕事を入れられる」などを再考していくのです。
手帳を見返す習慣が付けば、自然と自分のスケジュールが頭の中に入ってくるため、仕事のやり忘れや、優先順位を間違えた結果、慌ただしくなったりといったミスも減らせます。
朝起きてすぐ、通勤電車を待つ時間、昼食を食べながら、そんな時々に手帳をさっと取り出しては見返す癖をつけておけば、特に負担にもならずに、仕事の効率を上げることができます。
手帳にはスケジュールだけでなく、仕事の目標などを書き込んでおくことも効果的です。たとえば手帳の最初のページに一年間の目標を書いておき、月の最初にはその月の目標を、週の最初にはその週の目標を、といった具合に書き込んでおけば、自分が目指しているものを何度も目にすることになり、意識するようになります。
少し大げさな言い方になってしまいますが、手帳は未来の自分を、自分自身で描くことのできるアイテムです。「明日の予定」から「一年後の理想の自分」まで、未来の自分の行動を書き込み、自分に見せることで実行させているのです。
普段はあまり意識せずに使ってしまいがちな手帳ですが、この身近なアイテムを上手く使いこなすことが、ビジネスをスムーズに行うための第一歩となります。
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松木 陽平／studio woofoo（www.studio-woofoo.net）
広告代理店にて、大小問わずさまざまな企業のイベント制作・プロモーションなどに携わってきた経験を持つ。現在はフリーライターとして、企業の広告代理店にて、大小問わずさまざまな企業のイベント制作・プロモーションなどに携わってきた経験を持つ。現在はフリーライターとして、企業の採用などに関する制作・ライティングを中心に、健康管理からカルチャー関連まで幅広い記事を手掛ける。採用などに関する制作・ライティングを中心に、健康管理からカルチャー関連まで幅広い記事を手掛ける。
