海外のビジネスパートナーとアポを取るのは、英語に慣れていない人にはハードルが高いかもしれません。ですが、ある程度は定形のフレーズがあるため、必要以上に恐れることはありません。
本記事では、プロジェクトの打ち合わせのために、相手企業のアポイントを取る際、そして相手企業を訪問する際に使えるフレーズを紹介します。
アポを取る際の会話例
アポを取得する際には、相手先の企業にどのような用件でアポを取るのかをはっきりと伝えることが重要です。以下は、プロジェクトを一緒に行うことになった外部企業の人物に、電話でアポを取る際の例です。
自分： This is Tanaka from ABC Company. Is this Mr. Adam?
（ABC会社の田中と申します。アダムさんでしょうか？）
アダム：Yes. This is Adam.
（はい。アダムです）
自分：I would like to make an appointment with you for the meeting of ○○ project.
（○○プロジェクトの件で、あなたとアポイントメントを取りたいのですが）
「make an appointment with ～」で、「人と会う約束をする」という意味になります。
アダム：Yes, I would like to meet you, too.
（はい。私もあなたに会いたいです）
自分：Could we meet sometime soon?
（近いうちにお会いできるでしょうか？）
アダム：Yes. When are you available?
（はい。いつがよろしいですか？）
「available」は、「入手できる」「利用できる」といった言葉ですが、「When are you available?」のように人に対して使うことで、「（スケジュールが）空いている」という意味になります。
自分：I’m available on this Wednesday morning and Friday afternoon. How about you?
（今週水曜日の午前と金曜日の午後は空いていますが、あなたはいかがですか？）
アダム：I’m available on Friday afternoon as well. What time would you prefer?
（私も金曜日の午後は空いています。何時がよろしいですか？）
自分：How about 3 p.m. if that is convenient for you.
（もしあなたのご都合がよろしければ、午後3時にお願いします。）
「if that is convenient for you」は、「あなたの都合がよろしければ」という意味になります。この一言を加えることで、相手に配慮を示すことができます。
アダム：3 p.m. is fine for me. Can you come to our office?
（午後3時で問題ありません。弊社まで来ていただけますか？）
自分：Yes. I will visit your company at 3 p.m. on this Friday.
（はい。それでは今週の金曜日の午後3時に御社に伺わせていただきます）
会話の最後には、どこへ何時に伺うのかということを、確認の意味を込めて伝えることが大切です。
到着が遅れる場合に使えるフレーズ
企業を訪問する際、交通機関の影響で到着が遅れてしまうこともあります。相手先の企業に電話で遅れを知らせるときには、以下のように伝えます。
自分：I have an appointment with Mr. Adam at 3 p.m. But a train has been delayed.
（アダムさんと3時にお会いする約束をしているのですが、電車が遅れています）
相手：How long will you be late?
（どのくらい遅れそうですか？）
自分：I will be late for an appointment by 30 minutes.
（約束の時間に30分ほど遅れそうです）
「I will be late for an appointment」で、アポイントメントに遅れるという意味になります。どのくらい遅れるかを示すには、「by ～minutes（hours）」を使います。
相手：OK. I will tell Adam about it.
（わかりました。アダムに伝えておきます）
自分：Thank you. I will try to arrive at your office as soon as possible.
（ありがとうございます。できるだけ早く御社に着くようにいたします）
会社の受付応対で使えるフレーズ
相手企業に到着したら、受付で要件を伝えましょう。
受付：Welcome to our company. May I help you?
（弊社へようこそいらっしゃいました。ご用件は何でしょうか？）
自分：I’m Tanaka from ABC Company. I have an appointment with Mr. Adam.
（ABC会社の田中と申します。アダムさんと面会の予定があります。）
受付での会話は、自己紹介と用件を伝えることがポイントとなります。自分はどこの誰で、何をしにきたのかということを、しっかりと伝えましょう。
受付：Mr. Tanaka. We have been expecting you. Mr. Adam is coming right now. Please follow me and wait in a room.
（田中さん。お待ちしておりました。アダムが参りますので、こちらの部屋でお待ち下さい）
自分：Thank you. I will wait in a room.
（ありがとうございます。お部屋で待たせていただきます）
アダム：Hello. Mr. Tanaka. Thank you for coming today.
（田中さん、こんにちは。今日はお越しいただきまして、ありがとうございます）
自分：I’m sorry for being late.
（遅れてすみませんでした）
アダム：It’s OK. Thank you for calling. Let’s have a meeting.
（大丈夫です。連絡していただき、ありがとうございました。さあ、打ち合わせを始めましょう）
到着が遅れてしまった場合、「I’m sorry for being late」と一言伝えることで、遅れたことへのお詫びを伝えることができます。
メールやチャットなど、ビジネスシーンには相手と直接会わなくても済むツールが増えていますが、直接顔を会わせないと話せないこともあります。アポ取りの際、相手を訪問する際は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
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Yoshi
アメリカ留学の経験を活かして、記事を執筆しています。ライター、編集、翻訳業務の経験が10年ほどあり、英語関連の執筆を得意としています。
