ビジネスシーンでは、データ整理やスケジュール管理などの際、1つのエクセルファイルを複数人で編集する場面が多々あります。そんなときは、エクセルの共同編集機能を使うと便利です。共同編集機能を使えば、複数人が同時に1つのエクセルファイルを編集できるようになります。
共同編集機能を使うことで、たとえばエクセルファイルを編集するための順番待ちや、誰かにまとめて編集をしてもらうといった余計な作業を防ぐことができるので、生産性の向上が期待できます。
ファイル共有や共同ブックと共同編集の違い
共同編集機能はエクセル2016やオフィス365などで利用できますが、それ以前のバージョンでも、エクセルの共有ブック機能やOSのファイル共有などを活用すれば、複数のユーザーが同じエクセルファイルを編集することは可能でした。
ただし、共有ブック機能やOSのファイル共有では、複数のユーザーが同時に編集することができません。別のユーザーがファイルを開いているときに編集を行おうとすると「編集のためロックされています」というメッセージが表示されます。その場合、閲覧はできても編集は行なえませんでした。
エクセルの共同編集機能は、複数で同時に編集できるという点が大きな特徴です。しかもリアルタイムで相手の編集状況を把握することも可能となっています。
共同編集できるユーザーの設定
共同編集するためのファイル保存方法と、共同編集に参加できるユーザーの設定方法を説明しましょう。まず共有したいファイルを開きます。ウィンドウの右上にある［共有］をクリックします。
［共有］ダイアログが表示されるので、ファイルのコピーをオンラインストレージ（ワンドライブなど）上に作成します。
シートの右側に［共有］ウィンドウが開くので、［ユーザーの招待］ボックスに、共同編集に参加する人のメールアドレスを入力します。複数を登録したい場合は、セミコロンで区切って入力しましょう。下にあるボックスに[編集可能]が選択されていることを確認後、最後に［共有］ ボタンをクリックします。
［共有］ウィンドウに、共同編集に参加しているユーザー名がリストアップされます。ユーザー名の下にはステータスが表示されており、招待する側は［所有者］、招待された側には［編集可能］などと表示されます。
招待されたユーザーには、下図のようなメッセージが、招待したユーザーのメールアドレスから送信されます。
共同編集できるエクセルファイルを編集するには
メールで配信されたリンク（赤枠の部分）をクリックすると、共同編集できるファイルが開きます。
ワンドライブに保存されているオフィスソフトのファイルは、パソコンにマイクロソフト オフィスがインストールされていなくても、ウェブブラウザで編集ができます。エクセルファイルをウェブブラウザで開くと、エクセル オンラインとして表示され、編集できます。
ウェブブラウザではなく、PCアプリケーション版のエクセルを使用して共同編集したい場合は、ウェブブラウザに表示されているシートの右上にある［ブックの編集］をクリックして、［Excel で編集］を選択しましょう。
エクセル オンラインで編集すると、画面右上に現在編集しているユーザーのイニシャルやゲストを意味するGの文字、写真が表示されます。
またワークシート上には色違いのアクティブセルが2つ表示されています。青枠のアクティブセルは、他のユーザーが編集しているセルです。自分のアクティブセルは緑となっています。
共同編集では、あるユーザーが編集した内容は、すばやく他のユーザーのエクセルにも表示されます。
共同編集のユーザーの変更もできる
たとえばプロジェクトの途中でメンバーが入れ替わるなどで、共同編集機能を解除したい場合もあるでしょう。そこでここでは、解除方法を説明します。まず共同編集しているファイルを開いてください。次に、ウィンドウ右上隅の［共有］ をクリックします。
［共有］のリストにあるユーザー名を右クリックし、［ユーザーの削除］を選択します。ユーザー名がリストから削除されれば、解除完了です。
共同編集機能では、他のユーザーの編集した内容が、即座に自分のエクセルの画面にも反映されます。よって、共同編集していても他のユーザーと作業が重複することはなく、効率的な編集が可能になるのです。
※掲載している情報は、記事執筆時点（2018年3月2日）のものです。
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松崎 美穂
大学卒業後、外資系ソフトウェアベンダーへ入社。インストラクター、コンサルタントとして約5年在籍。その後フリーとなり、インストラクター経験を活かし、各種ソフトウェアの操作説明作成、カスタマーサポート、Office製品・パソコンインストラクターなどの業務に従事。2児の母。趣味はピアノ。
