ワードやエクセルなどのビジネス文書では、図やグラフ、写真やイラストなど、多くのグラフィック要素が使われています。しかしグラフィック要素が多くなるとファイルサイズが肥大化してしまい、メールで送付できなかったり、ファイルを開けるのに時間がかかってしまうことがよくあります。
そこで今回は、画像を削除せずに、ファイルのサイズをコンパクトにする「小技（Tips）」を紹介します。
ペイントツールで余分な画像を切り抜こう
ワードやエクセル、パワーポイントに画像を貼る場合は、貼り込む前に少し処理を施すだけで、ファイルサイズをコンパクトにできます。
たとえば、機械やアプリなどの操作説明のためにデスクトップの画像を貼り込む場合、必ずしも全画面を貼り付ける必要ありません。操作に関わる必要な箇所だけをトリミング（切り取り）して使えば、ファイルサイズは小さくなります。
画像のトリミングは、Windowsに標準の画像処理アプリである「ペイント」でもできます。
ペイントで画像をトリミングするには、メニューバーから「選択」を選び、画像上で切り抜きたい部分を選択します。その状態で、先ほど選んだ「選択」の右上にある「トリミング」をクリックすると実行されます。
オフィスソフトに画像を貼り込む前の段階で、画像全体の寸法を貼り込むサイズに変更しておくのも有効です。インターネット上で無料で公開されているフリーソフトを使用すれば、複数の画像を、指定したサイズに縮小できます。縮小後にはファイルサイズも小さくなるので、オフィスソフトに貼り込んでもコンパクトな文書が作れます。
ファイル内の画像を一括圧縮してみよう
とはいえ、そうした画像の前処理に十分な時間がとれないケースもあるでしょう。その場合は、画像をファイルに貼り付けた後に、容量を抑える方法もあります。
その方法は、[ファイル]→[オプション]→[詳細設定]の順で選択し、「既定の解像度」を変更する、というものです。これで、貼り込んだ画像の画質が圧縮できます。操作手順は、ワード、エクセル、パワーポイントすべて共通です。
※オプション内に表示されない場合は、画像ファイルを選択し、[書式]→[図の圧縮]をクリックします
ワードでは、画質の標準設定として、解像度が「220ppi」に設定されています。これは、印刷を想定した画質となります。試しに、220ppiの解像度でA4サイズ8ページ（貼り込み画像10点）の文書を作ったところ、ファイルサイズは約1MBとなりました。
一方で、画像の解像度を96ppiに下げると、ファイルサイズは460KBに下がりました。解像度は半分に下がりましたが、画面上で見る限りは、画質の劣化はあまり感じられませんでした。
繰り返しになりますが、画像はファイルサイズを圧縮すると画質が落ちます。そのため、印刷を想定した文書であれば、解像度が高いほど、印刷後の文書は美しくなります。
とはいえ、メールで送付したり、ネットワークの共有フォルダで公開したりするのであれば、印刷のような高画質である必要はありません。ディスプレイ表示に合わせたほうが、ファイルそのものがコンパクトとなり、素早くダウンロードできます。
「復元用の編集データ破棄」なら、さらに容量を圧縮
オフィスソフトは、多くの手順を経て作成されます。アウトライン作成から始まり、その後に下書き、肉付け、表やグラフの挿入、全体修正といった作業の末に完成します。
こうした編集作業の履歴を削除することで、さらにファイル容量をコンパクトにできます。
オフィスがこのような履歴を保存するのは、データに変更を加えた後でも、以前の状態に戻せるようにするためです。しかし確認を終えて完成となった段階では、作業履歴は不要となるケースもあります。
編集履歴の削除は、オプション画面で[詳細設定]タブを開き、 [イメージのサイズと画質]カテゴリにある「復元用の編集データを破棄する」にチェックマークを入れ、画面右下の[OK]を選びます（バージョンによっては表示されません）。
オフィスソフトに画像を使いすぎて、メールやネットで文書を送付できなかったり、ファイルを開くのに時間がかかってしまう場合は、本記事で紹介した「圧縮術」を試してみてはいかがでしょうか。
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Biz Drive編集部
