多くのビジネス文書には、図やイラスト、写真などが挿入されています。しかし挿入場所や挿入の仕方をうまく調整しないと、ビジネス文書が読みにくくなってしまいます。
そこで、今回はワードに図や写真をセンスよく挿入する方法について紹介します。図や写真の挿入に気を配ることで、より質の高いビジネス文書が作成できます。
図や写真をレイアウトする「挿入」
ワード文書に図や写真を挿入するには、いくつかの方法があります。たとえば写真をすばやく挿入したいときは、マウスのドラッグ＆ドロップを使いましょう。まずワード文書上で写真を挿入する場所にカーソルを移動しておきます。この状態でフォルダやデスクトップなどから写真をワード文書上にドラッグ＆ドロップすると、カーソルの位置に写真が挿入されます。
ワード文書上に挿入される写真のサイズは、自動で調整されます。たとえば、ワード文書よりはみ出てしまう大きな画像は、全体がページ内に収まるサイズに縮小されます。また小さな写真の場合は、拡大・縮小されずにそのままのサイズで挿入されます。
このため、サイズが異なる写真をワード文書に挿入すると、下図のように見た目が損なわれる場合があります。
写真が整然と並べば、見た目がスッキリ
ワード文書上で写真のサイズを統一するには、写真を挿入する前にサイズを揃えておく必要があります。事前に画像加工ソフトを使って写真の横幅を揃えておくと、ワード文書に挿入した際に統一感のある状態に仕上がります。
一般的に、サイズの小さな写真を拡大すると画質が下がります。画質を重視するのであれば、最もサイズの小さな写真に他の写真のサイズを合わせるのがよいでしょう。
ワード文書上で写真のサイズを変更することも
写真のサイズ変更は、ワード文書上に写真を挿入した後でも行えます。写真上で左クリックすると、写真の周囲にサイズを変更するためのハンドルが表示されます。写真の角に表示されるハンドルをドラッグすると、縦横の比率を維持したままサイズが変更できます。なお、角以外の場所にあるハンドルをドラッグすると、写真の縦横比が変更されます。
写真の周囲に文字を回り込ませる
ワード文書上で写真を左クリックすると、写真の右上に［レイアウトオプション］のアイコンが表示されます。これを使うと、文章を写真に回り込ませたり、写真上に文章を配置するといった表現が可能になります。
文章の回り込みは、写真の左側だけや右側だけに指定して行うことが可能です。もちろん、両側もOK。また、写真と文章の間隔も調整できます。
この処理は、レイアウトオプションのメニュー下部に表示される［詳細表示］から指定します。表示されるレイアウトダイアログから［文字列の折り返し］タブを開き、［左右の折り返し］から好みのものが選択できます。ちなみに、選択肢の中にある［広い側］とは、写真の左右にあるスペースのどちらか広い側に文字を回り込ませる指定になります。
これらの設定は、メニューから[レイアウト]を選び、表示される[位置]や[文字の折り返し]アイコンをクリックすることでも指定が可能です。
「オブジェクトの配置」で複数の図形をスッキリ配置
次に、ワード文書内で図やイラスト、写真を簡単な操作で整列させることができるテクニックを紹介します。まずは、[Ctrl]キーもしくは[Shift]キーを押しながら整列させたい図や写真をクリックし、選択状態にします。
次に、この状態のままメニューから[レイアウト]タブを選び、さらにメニューの右側にある[オブジェクトの配置]アイコンをクリックします。
ここで、メニューから[左右中央揃え]を選ぶと、選択した図や写真がワード文書の左右中央に並びます。また、[左揃え]や[右揃え]を選ぶと、図や写真は指定した場所に移動します。
この機能でワード文書に挿入した図や写真を整列する際は、レイアウトオプションで[文字列の折り返し]が指定されていることが重要です。レイアウトオプションで[行内]が選択されている図版あるいは写真は、選択できません。また、個別に整列させようとしても、[オブジェクトの配置]から整列の項目が選べなくなります。
ビジネス文書に図や写真をセンスよく挿入すれば、ビジネス文書が読みやすくなり、伝えたい情報もしっかりと伝わるでしょう。ぜひ活用してみてください。
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川本 鉄馬
IT系をメインに原稿を書いてきましたが、最近は自動車、オートバイ、自転車、防犯、ウクレレなどイロイロ書きます。PC系は、Windowsがバージョン2の頃からのお友だち。ここ何年かのお気に入りはUbuntuで、今年になってPythonをいじり始めました。いつの間にか始めていたIngressが、もうすぐレベル11になります。
