企画書や契約書など、ビジネス文書の作成において、さまざまな用途で使える「ワード」。すべての機能をマスターするのは大変ですが、一部の機能を使うだけでも、作業スピードがアップできます。
そこで今回は、ワードを利用する人の多くに役立つ「小技（Tips）」を4つ取り上げてみます。
ツールバーの表示／非表示をキーボード操作で簡単に切り替える
ワードやエクセルなどのオフィスソフトは、基本的な操作の多くが画面上部のツールバーから選択します。特にオフィスは機能が多いため、このツールバーに多くのアイコンが並びます。そのため、メイン画面の編集スペースを圧迫してしまうこともあります。
そんな時は、ツールバーを非表示にすることで、メイン画面の編集スペースをより広く表示することができます。
ツールバーの表示／非表示は、メニューにある[表示]ボタンを使って切り替える方法がありますが、より簡単に切り替えるためには、キーボードで[CTRL]+[F1]を使う方がスピーディーです。
ツールバーの表示切り替えは、1280×800ドットなど、画面解像度が低いモバイル系ノートPCで特に有効です。場所を取るツールバーの表示／非表示を切り替えることで、作業面積が広がります。キーボード操作によるショートカットを覚えれば、快適な入力環境を実現できます。
左右いっぱいの罫線を簡単に入れる
文書の作成時、内容に区切りをつける境界線を追加したい場合は、罫線のツールを使います。ワードではいろいろな罫線が用意されていますが、文書の左右いっぱいに引くのであれば、次の方法でスピーディーに罫線の入力ができます。
罫線を引きたい場所で半角の「-」（ハイフン）を3つ連続で入力し、その後リターンキーを押します。これだけで、書面の左右いっぱいに罫線が引かれます。
この方法では、入力する記号を変えることで他に5種類の罫線を引けます。ハイフン（-）であれば直線、イコール（=）であれば太線、アンダーバー（_）は点線で、チルダ（~）は波線です。さらにシャープ（#）では、太い三重線になります。いずれも知っておくと便利なので、覚えておくと良いでしょう。
なおこの機能は、ワードの標準設定ではオフになっているケースもあります。その際は、「Wordのオプション」→「文書校正」→「オートコレクトのオプション」→「入力オートフォーマット」の順にクリックし、「入力中に自動で書式設定する項目」から「罫線」を選択すれば使用できます。
文書のレイアウトを圧縮して2枚を1枚に
文書を作成していると、用紙1枚に内容が収まらないことがよくあります。1～2行だけ2枚目にこぼれてしまうと、印刷時には2枚目に空白が多くなってしまい、紙の無駄になります。
そんな時に便利なのが、文書を圧縮して1枚に収める方法です。2行程度であれば、文書を圧縮して1枚の紙に収められます。
1～2行だけはみ出してしまった文書を1枚に圧縮するには、「1ページ分圧縮」という機能を使います。「印刷プレビュー」画面のツールバーの中にあります。これで、わざわざ微調整することなく、1枚の紙にプリントできるようになります。
ワード文書から画像を分離するには
ワードの文書内には画像や図表が貼り付けられます。文書中の画像を取り出すには、画像上でマウスを右クリックし、表示されるメニューから「図として保存」を選びます。
画像が1つだけであればこの方法で問題ないですが、複数の画像を取り出したい場合は少々面倒です。
文書内から多くの画像を取り出す効率的な方法があります。まずワードの文書ファイルの拡張子である「.docx」（または「.doc」）を、圧縮ファイルの拡張子である「.zip」に変更します。
そして、そのzipファイルを圧縮ファイルの解凍ツールを使って解凍します。すると、3つのフォルダと、1つのxmlファイルが現れます。
画像ファイルは、wordフォルダに格納されたmediaフォルダの中に入っています。あとはエクスプローラー上で、自由にファイルの移動や保存が可能になります。
これはPDFファイルに貼り込まれている画像を引き抜くことも可能です。ワードは、PDFファイルの読み込みが可能であるため、ワードでPDFファイルを読み込み、一旦ワードのdocx形式で保存します。その後は、前述のやり方がそのまま使えます。
ビジネスシーンで使用頻度の高いワードだからこそ、これらのTipsを知っておくと使い勝手がさらによくなります。ぜひ普段の業務に取り入れて、作業スピードの大幅アップを目指しましょう。
連載記事一覧
- 第1回 10分で作るエクセル見積書 2016.02.01 (Mon)
- 第2回 パワーポイントで「魅せる文書」を作ろう 2016.02.01 (Mon)
- 第3回 テンプレートを活用しよう（ワード編） 2016.02.01 (Mon)
- 第4回 エクセルの作業効率をあげよう 2016.02.01 (Mon)
- 第5回 パワーポイントのアウトライン機能を活用しよう 2016.02.01 (Mon)
- 第6回 エクセルのグラフを活用しよう 2016.02.01 (Mon)
- 第7回 パワーポイントにメディアを埋め込もう（前編） 2016.02.01 (Mon)
- 第8回 パワーポイントにメディアを埋め込もう（後編） 2016.02.01 (Mon)
- 第9回 関数を使って請求書を作ろう 2016.02.01 (Mon)
- 第10回 エクセルの便利な機能「ユーザー設定のビュー」を活用しよう 2016.02.01 (Mon)
- 第11回 エクセルシートのセルの設定を変更されたくない場合は「シートの保護」を使おう 2016.02.01 (Mon)
- 第12回 エクセル入力作業を効率化するショートカット8選 2016.02.01 (Mon)
- 第13回 エクセルの便利な機能「ウィンドウ枠の固定」を活用しよう！ 2016.02.01 (Mon)
- 第14回 エクセルで1行おきに行の背景色を変える方法（「条件付き書式」の利用） 2016.02.01 (Mon)
- 第15回 エクセルで日付の書式を「ユーザー定義」で条件に応じて変更する方法 2016.02.01 (Mon)
- 第16回 添削にはワードの「変更履歴の記録」を活用しよう 2016.05.12 (Thu)
- 第17回 よく使う単語をユーザー辞書に登録して効率アップ 2016.05.23 (Mon)
- 第18回 ワードで作成した請求書に合計金額を自動で入れる 2016.06.16 (Thu)
- 第19回 ワードでつくった案内状に宛名を差し込み印刷しよう 2016.06.23 (Thu)
- 第20回 印刷されない文字「隠し文字」を活用しよう 2016.07.11 (Mon)
- 第21回 簡単ステップでワードにグラフを挿入しよう 2016.07.26 (Tue)
- 第22回 エクセルで売り上げ予測を立てて目標を設定する 2016.08.09 (Tue)
- 第23回 エクセルを使ってリピートユーザーの売上を判別する 2016.08.29 (Mon)
- 第24回 画像圧縮でパワーポイントのファイル容量を減らそう 2016.09.06 (Tue)
- 第25回 パワーポイントのスライドショーを「ペン」で強調！ 2016.09.27 (Tue)
- 第26回 エクセルで月ごとの売上推移を管理する 2016.10.11 (Tue)
- 第27回 イベントのアンケート結果をエクセルで分析する 2016.10.24 (Mon)
- 第28回 エクセルを1枚で印刷したい、共有したい時の解決法 2016.11.14 (Mon)
- 第29回 エクセルで宛名にフリガナを付け簡単に並び替える方法 2016.11.28 (Mon)
- 第30回 入力するだけ！意外に便利なエクセル関数 2016.12.12 (Mon)
- 第31回 エクセルの「プルダウン」機能を使いこなそう！ 2016.12.26 (Mon)
- 第32回 Webサイトの「階層」をエクセルで改善する方法 2017.01.16 (Mon)
- 第33回 簡単かつ見やすい！特定のセルを自動で強調する方法 2017.01.27 (Fri)
- 第34回 見やすいエクセルを作る「書式設定」6つのポイント 2017.02.07 (Tue)
- 第35回 エクセルで「重複削除」を使いこなす 2017.02.22 (Wed)
- 第36回 エクセルデータの抽出なら「フィルター」機能が便利 2017.03.08 (Wed)
- 第37回 図表作りの強い味方「SmartArt」を快適に使うコツ 2017.03.15 (Wed)
- 第38回 ワードの誤記を簡単に修正「校閲機能」を活用しよう 2017.04.05 (Wed)
- 第39回 作業スピードが大幅アップ！ワードのTips集 2017.04.19 (Wed)
- 第40回 画像を使い過ぎて容量が大きいファイルを軽量化する 2017.05.15 (Mon)
- 第41回 プレゼンをスマートにするパワーポイント操作法 2017.05.22 (Mon)
- 第42回 ワード文書を本のようなレイアウトで表示する 2017.06.05 (Mon)
- 第43回 エクセルのクイック分析でデータを視覚化する 2017.06.13 (Tue)
- 第44回 ワード文書に図や写真をセンスよく挿入する方法 2017.07.04 (Tue)
- 第45回 エクセルで作業効率を上げるキーボードショートカット集 2017.07.20 (Thu)
- 第46回 データに合わせた最適なグラフをエクセルで作る 2017.08.02 (Wed)
- 第47回 SmartArt機能でワード文書にフローチャートを作成 2017.08.18 (Fri)
- 第48回 あいさつ文は自動入力機能で！ワードの効率アップ術 2017.09.01 (Fri)
- 第49回 顧客リストや住所録に使えるエクセルの入力機能 2017.09.13 (Wed)
- 第50回 うっかり上書きを防止するワードの編集の制限 2017.10.03 (Tue)
- 第51回 エクセルのテーブル機能を5分でマスターする 2017.10.16 (Mon)
- 第52回 ワードの機能でプロにも負けない画像編集を実現！ 2017.11.06 (Mon)
- 第53回 オフィス365のワンノートで作業効率を劇的にアップ! 2017.11.13 (Mon)
- 第54回 エクセルの「数える」関数を覚えて効率化を実現 2017.11.27 (Mon)
- 第55回 セル内の情報を分割してエクセル表を自由自在に操る 2017.12.11 (Mon)
- 第56回 エクセルのアイコンセットで見やすい表をつくる 2017.12.19 (Tue)
- 第57回 トレース機能で、数式の参照先を見える化 2017.12.25 (Mon)
- 第58回 エクセルのエラーチェック機能を活用してミスを防ぐ 2018.01.12 (Fri)
- 第59回 ワードの便利な表機能を使いこなそう 2018.01.24 (Wed)
- 第60回 パワーポイントのズーム機能で、プレゼン力アップ！ 2018.02.07 (Wed)
- 第61回 エクセルの「セルの読み上げ」機能で見落としを削減 2018.02.13 (Tue)
- 第62回 エクセルのセルを関数、フラッシュフィルで結合 2018.02.19 (Mon)
- 第63回 タブレットでエクセル操作時に絶対覚えたい便利技 2018.02.26 (Mon)
- 第64回 エクセルの3Dマップで見栄えする地図グラフを作ろう 2018.03.05 (Mon)
- 第65回 エクセルの共同編集機能で効率的に作業を進めよう 2018.03.13 (Tue)
- 第66回 パワーポイントの蛍光ペン機能で見やすい資料作りを 2018.03.20 (Tue)
- 第67回 フォーム機能を使ってエクセルの入力時間を短縮！ 2018.03.28 (Wed)
- 第68回 ワード文書の全角・半角を簡単に統一するテクニック 2018.04.06 (Fri)
- 第69回 エクセルで修正指示がきちんと伝わるコメント機能 2018.04.10 (Tue)
川本 鉄馬
IT系をメインに原稿を書いてきましたが、最近は自動車、オートバイ、自転車、防犯、ウクレレなどイロイロ書きます。PC系は、Windowsがバージョン2の頃からのお友だち。ここ何年かのお気に入りはUbuntuで、今年になってPythonをいじり始めました。いつの間にか始めていたIngressが、もうすぐレベル11になります。
