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オフィスソフト使いこなし（第19回）
ワードでつくった案内状に宛名を差し込み印刷しよう
- 公開日
- 2025-12-24
イベント案内はテンプレートを使うと簡単
今回はワード2016を使ってA４レターサイズの案内状を作成します。旧バージョンの場合、メニューの位置などが異なる場合もありますが、基本的な操作は同じです。
招待状やイベントの案内状を作成するときは、テンプレートを使うと便利です。ファイルメニュー→［新規］をクリックして、テンプレート一覧から探してみましょう。今回は、イベントチラシを選びました。気に入ったものがなければ、検索ウィンドウにキーワードを入れて検索してみましょう。
テンプレートを活用しよう。
必要に応じて日付等を変更しましょう。日付はカレンダーから選びます。
日付はカレンダーから選ぶだけで簡単に修正できます。
作成日の挿入と宛名を入れる準備
ヘッダー部分に案内状の作成日を入れることもできますが、今回は本文内に入れてみましょう。文末がページからはみ出さないように、先頭行を改行してスペースを空けます。うまく調整できない場合は、スペースを選択した状態で右クリックメニュー→［段落］を選んで行間を指定しましょう。
先頭行にスペースを作って、行間を調整します。
段落ウィンドウが表示されたら、［段落前：］［段落後：］それぞれを「自動」または小さな値に変更し、調整してください。
［段落前：］［段落後：］をそれぞれ調整しましょう。
次に、レイアウトが崩れないようにテキストボックスを挿入します。テキストボックスのレイアウトは標準のものを選びましょう。挿入メニュー→［テキストボックス］→［シンプル – テキストボックス］で選択できます。
ここでは［シンプル – テキストボックス］を選択します。
さらに、［レイアウト］ボタンをクリックして［文字列の折り返し：前面］を選択し、レイアウトが崩れないようにします。ワード2010以前であれば、テキストボックスを選択した後に右クリックメニュー→［文字列の折り返し］→［前面］で選択できます。
［レイアウト］ボタンをクリックしてテキストボックスの配置を調整。
挿入メニュー→［日付と時刻］をクリックすると、日付と時刻ウィンドウが開きます。［言語の選択：日本語］になっていることを確認したら、［表示形式：］から好みの表示形式を選択し、［OK］ボタンをクリック。なお、作成日を自動的に変更したい場合は、「自動的に更新する」のチェックボックスをオンにしましょう。挿入したらフォントサイズを調整し、右端に移動します。
日付と時刻ウィンドウで設定
同じように、宛名を挿入するテキストボックスを作成し、位置を整えましょう。
宛名の準備
ここで作業をいったん中断し、差し込み印刷で使う宛名を準備しましょう。エクセルに必要な情報を入力したら、適当な名前で保存します。
エクセルで宛名一覧を作成します。
差し込み印刷の開始
再びワードファイルを開いたら、差し込み文書メニュー→［差込印刷の開始］→［レター］を選択します。続けて差し込み文書メニュー→［宛先の選択］→［既存のリストを使用］をクリックしましょう。するとダイアログボックスが表示されるので、先ほど作成したエクセルデータを選びます。
さらに、テーブルの選択ウィンドウ内の「先頭行をタイトル行として使用する」がチェックされていることを確認して［OK］ボタンをクリックします。
差し込み文書メニュー→［差し込みフィールドの挿入］を選択すると、先ほど作成したファイルの項目が表示されるので「氏名」「継承」「一言」の順にクリック。テキストボックスには、≪氏名≫≪敬称≫≪一言≫と表示されますが、ここではあまり気にせず、フォントなどを整えて整形しましょう。
印刷後のイメージがつかみたいときは、差し込み文書メニュー→［結果のプレビュー］を選択しましょう。［進む］ボタンを押すごとに、対象データが入れ替わります。
最後に差し込み文書メニュー→［完了と差し込み］をクリックし、印刷したい場合は［文書の印刷］を、個々の文面を修正したい場合は［個々のドキュメントの編集］を選択します。
問題なければ［文書の印刷］をクリック。
印刷プレビューでは一枚分しか表示されませんが、設定した分だけ印刷されます。［個々のドキュメントの編集］を選んだ場合は、「レター」というファイル名で選択した人数分だけページが作成されます。
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Biz Drive編集部
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