2016.11.14 (Mon)

オフィスソフト使いこなし（第28回）

エクセルを1枚で印刷したい、共有したい時の解決法

posted by 小山田明人

　仕事でエクセルを使う際、「これ、どうやるんだっけ……」と、ついうっかり対処法を忘れてしまう時があります。

　今回は、エクセルでよくあるミスやトラブルを事例に挙げ、その対処法について説明します。

印刷が途中で切れてしまう……

　エクセルは、大きな白い画用紙のようなもので、ある程度は制約無く利用することができます。そのため、何の意識もせず資料を作成し、印刷をしてみたら、1ページのつもりが何十ページも出てきたり、意図しないところで表示が切れてしまうことがあります。

　このトラブルを回避するためには、印刷の前に印刷位置の調整をしておく必要があります。印刷位置の調整を行うためには、［表示］→［改ページプレビュー］をクリックします。

　特に設定をしていない場合は、下記の図のように、表が中央で寸断されるようなことがあり、このまま印刷すると2ページ出力されることになります。

　そこで、画面中央の縦の点線を、表の右側へ移動しましょう。ある程度まで伸ばすと、画面の印刷表示が「1ページ」となり、1ページでプリントアウトできます。

　このように、改ページを表示するステータスにしておくことで、1ページにつき、どこまで印刷されるのか把握することができます。印刷設定で用紙の大きさや縦横を変更すると、この表示も自動的に変更されます。

ファイルがメンバー同士で共有できない……

　エクセルのファイルは、チームなど複数人で使うことも多いでしょう。そんな時に、同時に同じファイルへアクセスをすると、下記のような画面が表示されます。

　エクセルファイルは、基本的に1人しか開くことができず、同時に編集することができない仕様になっています。同時に編集したい場合は、「名前をつけて保存」を使い、ファイルを別名保存するという方法もありますが、これだとファイル数が増えてしまい、どっちがメインのファイルかわからなくなってしまいます。

　こんな時は、「ファイルの共有」機能を使います。ファイルの共有を有効にしておけば、2人以上でも同時に1つのファイルを編集することができます。

　設定方法は、まず［校閲］→［ブックの共有］をクリックします。

　すると、「ブックの共有」というポップアップ画面が表示されます。このポップアップ内の［複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する］にチェックを入れて、［OK］ボタンを押します。

　［この操作を行うと、ブックはいったん保存されます。よろしいですか？］と表示されるので、［OK］ボタンを押します。これで複数人が同時にエクセルを開いても、編集や保存ができるようになります。

　複数人で編集した場合、ファイルの保存ボタンを押すと、［ブックは、ほかのユーザーによって保存された変更で更新されています。］とポップアップ画面が表示されます。これは、“別のユーザーが、同時に同じエクセルファイルの内容を変更した”ということを表します。同じファイルの同じセルを変更した場合は、どちらの変更内容を保存するのか選択する画面が表示されます。

　ファイルを共有した場合、セル結合などのエクセルの機能が一部制限されますが、チームでデータを共有する際には大変便利な機能といえるでしょう。