データとIT資産の管理はアウトソーシングすべし

　現代の企業は多くの情報をデータとして管理しており、閲覧や加工、保存するためのパソコンといったIT資産が必要不可欠となっています。つまりデータとIT資産、どちらも適切に管理しないと企業生命の危機に直面する可能性があります。

　とはいえ、その重要性を認識しているものの、多くの費用をかけられない企業も多いのではないかと思われます。

　そんな時には、データとIT資産の管理をアウトソーシングすることが有効です。本記事ではそのメリットを紹介します。

IT資産とデータの管理は一体で考えよう！

　ひとくちにIT資産といっても、その範囲は幅広いです。パソコン、プリンタ、サーバー、ネットワーク機器やモバイルデバイスに加え、WindowsなどのOS、Officeなどのソフトウェアなども含まれます。これらを管理することは「IT資産管理」と呼ばれており、企業活動にとって不可欠です。また、IT資産があるところにはデータがあり、これらを守るセキュリティ管理も必要となります。

　IT資産とデータの管理は表裏一体なのです。しかしながら、一元管理できている企業は少ないのが現状です。

　コピー機やファックスなどをリースで利用したり、紙に印刷されている情報（例えば数年間保存義務のある税務や労務関係の書類など）をレンタル倉庫を契約して保管したりすることは、一般的に行われています。

　IT資産やデータのアウトソーシングは、これと同じです。PCや業務用ケータイをレンタルすること、外部のクラウドサービスを利用して重要なデータを保管することは、先述のコピー木のリースやレンタル倉庫の例と代わりありません。

　たしかに、外部に委託するのが不安な面もあるかもしれません。中には、アウトソーシングの方法、あるいは存在すら知らずに、社内で管理している企業も多いかもしれません。　そして、誰も管理していない“幽霊”のようなIT資産が発生しているかもしれません。

　餅は餅屋ではありませんが、IT資産の管理やデータの管理も、外部の専門家に任せるのが、安全面からして優位であることは自明の理です。要は、発想を転換することです。これまで業務の一部をアウトソーシングしていたのに、IT資産やデータは任せられないというのは、理にかなっていません。

　自社で管理したからといって、情報の流出が防げるわけではありません。たとえば、2014年に起こった某大手教育関連企業の情報流出事件は、派遣社員といういわば身内が起こした事件でした。さらに、社内システムにつながった情報端末が、記録メディアを接続し簡単に持ち出せるという、自社のIT資産管理のずさんさも原因のひとつです。

アウトソーシングで安全と安心を手に入れる

　アウトソーシングできるIT資産とデータの管理方法は、多種多様です。例えば、パソコンが数台しかない販売業などの場合は、データの管理だけをアウトソーシングするというのがシンプルです。一方で、営業部隊にケータイやノートPCといったモバイルデバイスを貸与している大企業の場合は、IT資産もデータも含めてアウトソーシングするのが良いでしょう。

　アウトソーシングを請け負う企業では、これらのニーズにこたえるため、多彩なメニューを用意しています。企業の実情に合わせて選択肢があるのです。

IT資産やデータを自社管理すると、紛失した場合でもそれに気付かなかったり、放置されたり隠蔽されたりすることがありますが、アウトソーシングすることで端末の管理ができ、大きなマイナスにつながりにくくなるのもメリットです。

アウトソーシングで安全と安心を手に入れて、本来の業務を発展させていきましょう。