部下の心を開くちょっとしたコミュニケーション技術

　社内で何気ない会話ができたり、軽い冗談を言い合える空気は、業務効率向上の大きな助けになります。働く人間のモチベーションを上げるだけでなく、ちょっとした仕事上の確認がしやすくなってミスが減り、相談事やアドバイスもしやすくなるなど、職場環境にとって意外と重要な要素が詰まっているからです。

　管理職にとって、部下とのコミュニケーションは大切な業務の一環。今回は簡単に部下とのコミュニケーションを充実させるテクニックを紹介していきます。

基本は「上司から話しかけること」

　まずは、最も簡単なコミュニケーションである「挨拶」から考えていきましょう。風通しのいい職場づくりをするためには、上司から部下にあいさつすることが重要です。

　あいさつができない部下は、礼儀知らずなのではなく、単に委縮している可能性があります。毎回とはいいませんが、たまには上司からあいさつをすることで、次は部下からもあいさつしやすくなるという循環が生まれ、あいさつをきっかけに会話もはじめやすくなります。

　業務に関する進捗も、上司から確認していく姿勢が大切です。仕事中に上司へ報告・相談することを、部下は「上司の仕事の邪魔をする」とためらっているかもしれません。上司が普段から話しかけて、あいさつや仕事の進捗、最近の調子を尋ねることで、部下の方も大分話しやすくなります。

　部下から話しかけられたときには、「今は忙しいから後で」と切り捨てない姿勢が重要です。長々と話すようなら注意すべきですが、多くの報告はすぐ終わるようなものがほとんどです。一分一秒を争うという場でない限り、部下からの話を優先して聞くべきでしょう。いつでも相談できるという印象を持ってもらった方が、細かい報告も上がってきやすくなり、トラブルを未然に防げます。

部下の心を開かせる雑談テクニック

　あいさつや仕事に関すること以外にも、仕事に関係ない雑談を行うことで部下との距離を縮めることができます。

　若手社員に対して「何を考えているかわからない」と思うこともあるかもしれませんが、それは向こうからしても同じこと。上司がどういう考えを持っているか分からず、距離を感じているものです。そんな時に仕事とは違う顔をお互いに見せ合うことで、親近感を生み出すことができます。

　ここで重要になるのは、自分の話からはじめることです。いきなり、相手に話を振ってしまうと上司と部下という立場も相まって、まるで相手の情報を聞き出そうとしているようになってしまいます。まずは自分の情報を提供してから、相手の話を聞く方が自然な流れで雑談を進められます。

　もう一つ、雑談で取り入れたいのが、仕事の場から離れるということです。デスクや作業場にいながら雑談するよりも、少しでも仕事の場から離れた方が、仕事以外の話をスムーズにできる効果が生まれます。

　これは少し前までは喫煙所という最適なスペースがありましたが、現在では喫煙所も喫煙者も減ってしまいました。その代りとして、コーヒーブレイクを提案して少し席を外させたり、一緒に外出した帰りにコンビニに立ち寄ったりして、雑談の生まれる場を作っていくのが効果的です。

　内容は食べ物の好みから、趣味や最近面白いと感じたエピソードなど、他愛ないことでかまいません。むしろ他愛ないことこそ仕事と違う面が見せやすいでしょう。

それでも心を開かない部下には

　どれだけこちらが歩み寄ってもなかなか心を開いてくれない部下というのも、残念ながら一定数います。そういう部下に対して、無理やり話しかけ続け、プライベートなどを聞き出したり、延々とこちらの話を聞かせ続けたりするのも、今のご時世セクハラやパワハラになりかねません。

　そういった相手には、いっそのこと「普段から部下と会話するのも仕事だと思って話しかけている」ということを伝えてしまいましょう。その考えに同意してくれるなら、また話しかければいいですし、納得しないなら必要な報告を怠らない間は気に留めずにそっとしておくのがいいでしょう。

　部下のタイプに関わらず、まず上司からアクションを起こしてみるという点が重要です。「なぜ部下に気を遣わないといけないのか」と思う人もいるかもしれませんが、そんな時は「管理業務の一環」と割り切りましょう。上司から部下へと積極的にコミュニケーションを図ってみることが、社内の環境を改善させる有効な手段となります。