クラウドツールと情報セキュリティ対策の必要性

　クラウドツールには、色々な機能を有したものがあります。それぞれのツールの特徴を理解し、適切に取り入れることで日々の業務や作業などの効率を上げることが可能となります。また同時に、自社システムの利便性の向上も見込めます。しかしながら、クラウドで展開されるツールの利用時にはサイバー攻撃や不正アクセスなどの脅威が存在するため、情報セキュリティ対策を講じる必要があります。この記事では、クラウドツールや情報セキュリティ対策について詳しく解説します。

業務の効率化が期待できるクラウドツール

　クラウドツールはたくさんの種類があり、さまざまな業務の効率化を図ることができます。まずはクラウドツール導入のメリットや注意点について解説します。

クラウドツールについて

　クラウドツールとは、クラウド技術を利用したサービスを指します。クラウドとは特定のソフトウェアを必要とせず、インターネット上でサービスを受けられる仕組みのことです。クラウドツールは「クラウドサービス」とも呼ばれます。さらに、データをクラウド上に保存することは「クラウド化」と呼ばれています。

　現在は業務や社内システムにクラウドツールを利用する企業も多くあります。企業向けのクラウドツールは数多く提供されており、各企業は自社の形態や業務内容に合わせて、最適なクラウドツールを選択することができます。

クラウドツールを導入するメリット

　クラウドツール導入のメリットには、主に「業務の効率化」と「運用コスト削減」の2つがあります。それぞれの内容について解説します。

業務の効率化

　クラウドツールを導入すると、必要な情報の一元管理が可能になります。たとえば「顧客情報」「売上管理」「マニュアル」「日報」など、それまで個別に管理していたデータも、クラウド上に集約させることができます。複数人で同時に編集可能なため、社内全体の情報をまとめたり、情報を個別の保管場所から探し出す手間が削減できます。

　クラウドツールは、インターネット環境があればいつでも・どこでも利用できるというのも大きなメリットです。必要な情報にすぐアクセスできるため、データを検索する時間が短縮できます。このようにクラウドツールの導入は、さまざまな面から業務の短縮化が期待できます。浮いた時間はその他の業務にあてることで、業務全体の効率化も期待できるでしょう。

　クラウドツールには、文書の編集・閲覧・共有を行えるものもあります。具体的には「Googleドキュメント」や「Office Web Apps」などが挙げられます。これらのクラウドツールを利用すれば、文書編集ソフトウェアがインストールされていないパソコンでも、クラウドを介して文章編集が行えます。さらにデータはクラウド上に保管されるため、他人との共有のためにファイルをメールなどで送信する手間を省くことができ、業務の効率化にもつながります。

運用コストの削減

　クラウドツールを利用すると、初期費用や運用コストなどの削減が可能になります。自社で情報共有システムを構築する場合、サーバーやハードウェアの購入・設置費用が発生します。しかしクラウドツールは必要な機能や設定がすべて揃っており、申し込みと同時にすぐに利用できます。機器の購入や設置作業を必要としないため、機材導入などの初期費用はほとんどかかりません。

　クラウドツールは月額料金を支払って利用することが一般的です。ハードウェア故障などのトラブル対応はサービス提供企業が行い、自社で対応したり、修理する必要はありません。サービス利用料の他に費用が発生しないため、運用コストを抑えることが可能です。

情報セキュリティ対策の必要性

　クラウドツールにはさまざまなメリットがある一方、デメリットや注意点も存在します。とくに注意すべき点としては、情報セキュリティ対策が挙げられます。多くの場合、クラウド上にあるデータの保存や保護は自社で行う必要があります。そのため、企業はサイバー攻撃や不正アクセスに備えて、情報セキュリティ対策を万全にしておかなければなりません。

　クラウドツールにおける情報セキュリティ対策として、よく利用されているのが「クラウドWAF」です。クラウドWAFの内容について詳しく解説します。

クラウドWAFとは

　「WAF」とは「Web Application Firewall」の略称で、ウェブサーバーの前面に配置され、不正アクセスやサイバー攻撃からウェブサーバーやウェブサイトを保護するシステムのことです。WAFの中でも「クラウドWAF」と呼ばれるものは、クラウド上に配置して利用します。

　クラウドWAFが対応できるサイバー攻撃には、「SQLインジェクション」や「OSインジェクション」の他、「ウェブアタック」や「コマンドインジェクション」「Dos/DDos攻撃」などがあります。どの種類の攻撃にどの程度対応できるのかは、サービスによって異なるため、事前に確認しておくことが必要です。

　クラウドWAFのメリットは導入費用が安く、導入が比較的簡単という点です。従来のWAFは複雑なサーバーやソフトウェアの設定を必要とし、導入費用や設置作業の面で課題を抱えていました。しかしクラウド型のWAFは機器の設置や新規ネットワーク構築を必要としないため、導入費用が抑えられ、複雑な設定の手間も発生しません。

　クラウドWAF内のトラブル対応やアップデートなどはベンダー側が行うため、自社での管理が簡単という点もメリットです。WAFの管理を外部に一任することは、ベンダーのサービス内容によって情報セキュリティ対策の充実度が左右されるということでもあります。そのため、クラウドWAFを利用する際は、サービス内容や対象範囲をしっかり検討する必要があります。

さまざまなクラウドツールを紹介

　企業向けのクラウドツールにはさまざまなものがあります。おもなクラウドツールを5つ紹介します。

ICTシステム「クラウドERP」

　ERPとは、会計・人事・生産・販売・物流などの基幹業務機能を備えたICTシステムのことです。EPRをクラウド化したサービスを「クラウドERP」と呼びます。クラウドERPはグローバルな利用が前提であるため、多言語対応や各国の会計基準を搭載したものがほとんどです。

　リアルタイムの情報収集が可能であり、かつ業務に必要なデータを一元管理できるため、簡単な操作で販売管理や顧客管理、会計処理、在庫確認などを行うことができます。これは業務の効率化だけでなく、人為的なミスを減らすことにも役立ちます。

　クラウドERPは機器の購入や設置の必要がなく、初期費用を抑えて利用を開始することができます。さらに、オンラインでいつでも最新が利用できる点も魅力です。

アプリ形式「クラウドPOSレジ」

　「POSレジ」とは、「POS（販売時点情報管理）システム」が搭載されており、オンラインで使用できるレジのことです。 売上集計機能や自動積算機能が付いており、かつ、レジに商品を通した時点で商品名・数量・価格といった情報をリアルタイムで管理できます。

　「クラウドPOSレジ」は、「POSシステム」をクラウド経由で利用することで、手持ちの端末をレジとして使用できるツールです。たとえばタブレット端末にソフトウェアをインストールすれば、そのタブレットがレジとして利用できます。

　端末にインストールするだけで利用でき、かつ操作も簡単なため、導入や運用にコストがかからない点がメリットです。売り上げデータの分析機能が搭載されており、店舗運営や販売戦略に役立つというメリットもあります。

インストール不要「クラウド型BI」

　「BIツール」とは、企業に蓄積された多様なデータを分析・可視化し、その結果を業務効率化や経営判断に反映するツールです。従来はオンプレミス型が主流でしたが、クラウド形態の「クラウド型Bl」も近年利用が増えています。

　クラウド型のBIツールのメリットは、導入や運用が簡単なことです。サーバーやソフトウェアのインストールが必要ないため、すぐに運用できるという時間短縮のメリットもあります。さらにトラブル対応は提供企業が行うため、管理の負担が少ないという点も魅力です。

機器による構築不要「クラウドRADIUS」

　「RADIUS」とは、ネットワーク上で認証を行う際の標準ルールです。RADIUSを構成するのは「RADIUSサーバー」「RADIUSクライアント」「ユーザー」の3つの要素です。RADIUSでは、社内ネットワークにアクセスするユーザーの認証要求を、「RADIUSクライアント」が「RADIUSサーバー」に転送します。要求を受けた「RADIUSサーバー」は、認証の実行によるアクセス許可の判断を行います。

　従来のRADIUSは、ネットワーク機器オプションや、専用アプライアンス機器を用意し、自社で構築する必要がありました。一方「クラウドRADIUS」は機器の準備や設置が不要であり、機器費用や運用コストをカットできるという点がメリットです。

サーバー不要「クラウド型グループウェア」

　「グループウェア」とは、複数人で行う業務を補助するツールのことです。たとえばメールやスケジュールの共有、掲示板機能などが利用できます。情報公開範囲の設定も可能で、複数のグループやチームに分かれて利用するときは対象範囲を区切ることもできます。

　「クラウド型グループウェア」とは、クラウド上で利用するグループウェアです。自社でサーバーの購入や設置を行う必要がなく、ランニングコストのカットに役立ちます。さらにインターネットに接続できる環境であれば、日時を問わず複数人でアクセスできるため、テレワークで利用できる点もメリットです。

便利なクラウドツールの使用は情報セキュリティ対策を万全に

　企業向けの便利なクラウドツールは多種多様で、企業は自社に最適なツールを導入することで、業務を効率化することができます。しかし、クラウド上にあるデータの保護責任はあくまで企業にあるため、情報セキュリティ対策を図ることが重要です。

※この記事は2021年3月時点の情報を元に作成しています