ソフト不正利用は2割！企業はIT機器の徹底管理を

IT機器管理の重要性

　ソフトウェアの業界団体・BSAによると、日本のソフトウェア不正使用率は2003年の29％から2013年には19％と改善しています。しかし、まだ2割近いユーザーが不正使用をしており、このまま放置しておくと莫大な損害賠償を求められる場合もあります。このようなライセンスを含め、ソフトウェア・ハードウェアを一体的に管理することをIT資産管理といい、今日の企業では不可欠な業務のひとつとなっています。

　これらの管理を怠ると、前述したように損害賠償を求められたり、また、ムダなIT機器の購入などの浪費にもつながってしまいます。ここでは、IT資産管理についてみてみましょう。

IT資産管理は並大抵のことではない

　IT資産管理は、企業が所有するパソコンやネットワーク機器などのハードウェアに加えて、インストールされている各種ソフトウェアにまで及びます。「パソコンの台数を把握するのもひと苦労なのに、そのほかの機器やソフトウェアまで管理なんてできない！」という企業が大多数でしょう。しかし、これらの管理を万全に行わなければ、ムダな費用の発生や不正利用の放置、さらには情報が漏えいする危険性も発生します。

　ただ、ハードウェアやソフトウェアの数を把握しただけでは、IT資産を管理できているとはいえません。企業が支給するソフトウェアでも、ライセンス期限をはじめ、セキュリティパッチをしっかりと当てているかなどの管理が必要となります。また、社員が勝手にアプリケーションソフトをインストールしたり、ハードウェアを使っている様子も管理しなくてはならないのです。

　しかし、常に社員の使用状況をチェックするのは並大抵のことではありません。例えばある企業では、パソコン内のデータの社外持ち出しを防ぐため、USBポートを閉じてしまったといいます。最近では、USBポートを物理的に使用できなくするUSBポートガードという製品も市販されています。これは安易な持ち出しを防ぐには有効ですが、データをクラウドにアップロードしたり、メールを利用してデータを送信したりすることは防げません。また、モバイル機器の場合、社外での使用もあるわけですから、チェックはほぼ不可能といってもいいでしょう。

　こう考えると、中規模事業者であってもIT資産は膨大な数・種類となり、その管理は多くの労力を要することがわかります。

アウトソーシングで一気に解決

　その解決法のひとつとなるのが、ITツールを活用するという方法。社内のIT資産の管理を、一括でアウトソーシングするのです。一括してアウトソーシングすることにより、IT資産のすべてを管理することが可能となります。それぞれの機器の現状やセキュリティの設定などをパソコンの画面で確認できるのです。

　また、パソコンにインストールされたソフトウェアの一覧の取得、パソコンがどのようにカスタマイズされているかの確認、加えて、常時・非常時にUSB機器などを使用できないように設定することも可能です。社内のネットワーク状況もひと目で把握でき、社外ウェブへのアップロード、メール送信など不穏な通信を見付けたら、自動的に通信が遮断されます。

やっかいなモバイル端末の管理はどうするか

　IT資産管理でわずらわしいのは、モバイル端末です。これらは、社外に持ち出すのが前提となっていることから、管理者がいたとしてもまんべんなく把握するのはきわめて困難です。

　モバイル端末で特に問題となるのは、端末の紛失や盗難での情報流出、社員の業務外の不正使用などです。また、本来の目的以外に使用し、端末内の情報が流出してしまう恐れもあります。

　アウトソーシングなら、これらの取り越し苦労は一気に解決できます。例えば、紛失時にはリモートロックをかけて端末を使用できないようにしたり、不正使用対策では指定したサイト以外の閲覧を制限するなどがあります。これらは会社のパソコンの管理画面で簡単にコントロール可能です。

　社内のIT資産とモバイルIT資産を一括してアウトソーシング管理にすることで、業務は大幅に簡便化されることでしょう。ぜひ一度、検討してみてください。