テレワークで始める新ワークスタイル 場所や時間にとらわれない新時代の働き方を考える

テレワークで事務仕事の残業が減る?作業効率を上げるテレワーク活用法

テレワーク活用例 【作業効率】

企業にとって、「生産性の向上」と「残業削減」の両立は、大きな課題です。
また、働き手にとってもワークライフマネジメントのために必要な取り組みといえます。
実現が難しく思えても、事務職などを中心にテレワークを導入することで改善できるケースもあります。

ここでは、時間や場所にしばられないテレワークならではの特徴をどのように利用すれば作業効率化ができるのか、考えていきたいと思います。

A子さん、もう18時過ぎていますけど、会社を出なくて大丈夫ですか?
普段ならダッシュして帰るような時間ですよ。

ふふふ~。
実は、夫がテレワークに切り替えたら作業効率が上がったらしく、残業がなくなったの。
それで保育園の送り迎えをやってくれるようになって。
今日はスーパーに寄る余裕さえあるわ♪

へぇ、テレワークって人に頼りにくくて作業時間が長くなるイメージでした。
時間管理がしやすくなるなら、試してみたい気がしてきました!

事務職などのテレワーク、効率的に進めるワザはある?

「パソコンで作業ができる」「一人で作業を完結できる」「接客・営業など対面作業がない」ということから、テレワークがしやすいとされる事務職。通勤がない在宅勤務にすれば、その分使える時間が増えて効率的に仕事が進められる…と思う人も多いはず。

しかし、テレワーク経験者からは「他の社員とコミュニケーションをとりにくい」「上司が進行管理をしにくい」といった理由で通常よりも作業に時間がかかるという声が上がっています。
この問題を解決して効率的に作業を進めるには、何をすべきでしょうか?

コミュニケーションツールの導入は必須!

事務職のテレワークでは、書類作成などの業務が中心になると考えられます。
しかし、一人で完結できると思われるような書類作成でも、作業中にちょっとした疑問や不明点が発生することはよくあるもの。

普段なら周囲にいる社員に確認してすぐに解決できる事柄も、離れた場所で作業をしていると「誰に相談するべきか」「この時間に電話してよいか」と迷ったり、「メールで問い合わせるため即答がもらえない」という事情で時間をロスしたりと、思い描いた通りに仕事が進まないことも多々あります。

効率的に作業を進めるためには、遠隔地にいても円滑なコミュニケーションが可能になるような「コミュニケーションツール」の導入をしておくと良いでしょう。
通常業務に使用しているメールだけでは、「即答が欲しい」「複数人で意見交換したい」といった場面で使いにくいこともありますが、気軽に発言できるチャットツールなら、思いついた時にすぐ書き込みができます。顔を合わせて会話ができるWEB会議ソフトなども導入し、場面に合わせて使い分けをすると、作業の効率化がしやすくなります。

また、「タスクの共有」「オーバーワーク検知」「関連資料の一元管理」「Googleなどの外部アプリ・ツールとの連携」など、メール以上に便利な機能がある点も、これらのコミュニケーションツールの魅力です。

管理ツールや業務ソフトで進行管理がしやすくなる

テレワークを導入する場合、管理者と作業者が離れた場所にいる前提でルール作りをする必要があります。
勤怠や進捗についてメールで報告をするよう義務付けているケースもありますが、テレワークをする人数が多くなると、管理者側の労力が大きくなっていきます。その結果、通常時より管理のために多くの時間を割かなくてはならなくなったり、見落としなどのミスが起こりやすくなったりしてしまうことも。

マンパワーだけに頼らず、テレワーク環境で使用できる「管理ツール」や「業務ソフト」を導入しておくことで、こういった事態を回避することができます。

気をつけたいのは、出社した場合も、テレワークで業務にあたる場合も、同じように使用できるようにしておくことです。1か所に情報を集約することで、管理者・作業者双方の見落としや報告抜けを防ぎやすくなるからです。

テレワークに最適なネットワークを構築しよう

出社時と同じ仕事をテレワークで行う際、専用の業務ソフトが必要になる作業があるかもしれません。このような場合は、ライセンスとセキュリティの両面を考慮したネットワーク構築が求められます。

代表的な方法として、次の3つの方法が挙げられます。

  • ノートパソコンやタブレット端末に専用ソフトをインストールしておく方法
  • クラウド型のアプリケーションを用いる方法
  • 別のパソコンから社内のパソコンにリモートアクセスする方法

どの方法を選ぶかは、作業担当者からヒアリングした上で決定すべきですが、規模の大きくない企業ではシステム担当がおらず、パソコンやセキュリティ、ネットワークに関する知識に自信がない人が決定権を握らなくてはならないケースもあるでしょう。

何から手を付けたらよいか迷った時には、多くのサポート実績を持つNTT東日本の「テレワーク導入ナビ」を参考にしたり、厚生労働省のテレワーク相談センターに問い合わせてみてください。

テレワークで残業が減る理由とは?

事務職を含むテレワーク体験者への調査※1で、業務時間が増えた人は、「他の社員とコミュニケーションをとりにくい」「上司が進行管理をしにくい」「オフィス機器が整っていない」「通信環境に制約がある」といった問題点を挙げています。
とはいえ、テレワーク体験者の全体から見た比率は、「残業が減った」人の方が多いようです。では、残業が減った理由として考えられる点は何でしょうか。
※1 参考:テレワークの労務管理等に関する実態調査(速報版)

残業減のヒントは“時間の使い方”にあり!

同調査によれば、テレワークを従業員の立場で体験した人からは、以下のような意見が挙がっています。

  • 通勤時間を節約することができる
  • 隙間時間などを有効活用することができる
  • 急な仕事の依頼や余計な会話が減って、担当している業務に集中できる
  • WEB会議では会議時間の短縮や、必要性の低い会議の見直しにつながる
  • 時間管理(タイムマネジメント)がしやすい

これらの意見を見ると、「時間の使い方」に関するものが多いことがわかります。

また、直接的には時間に関係していませんが、「仕事の生産性・効率性が向上する」という回答も。集中して作業できることによる「パフォーマンスの向上」が背景にあると考えられます。

調整や手間を省けば“使える”時間が増える

テレワーク(在宅勤務を含む)の場合、オフィス勤務では避けにくい「自分の仕事に関係のない雑務」「全員の予定を合わせるための調整ごと」が減る傾向にあるようです。
会議出席者にテレワーク勤務者だけでなくオフィス勤務者が含まれる場合でも、WEB会議にすれば「全員が一カ所に集まる」という前提がなくなり、設定可能な日時の幅が広がります。

また、WEBでの会議や待機時間など、細切れで発生する時間を有効活用できる点にも注目したいところです。
移動にかかる時間がなくなる分、スキマ時間がそのまま「作業にあてられる時間」になるので、書類作成など、後回しにしがちな事務作業が効率的に進められます。

残業減が収入減にならないためのルール作りを

今回は、作業効率を上げるテレワーク活用法について紹介しました。
テレワークによって生産性が向上し、コストカットにもつながる「残業減」が実現できれば、企業にとっては大歓迎でしょう。
しかし、オフィス勤務時と同じ分量をこなしている従業員に対して「勤務時間」を基準に賃金を決めてしまうと、賃下げと同じことになってしまいます。

テレワークで進めた事務作業のボリュームなど、取り組んだ実績をきちんと評価し、報酬に反映するシステムも必要です。テレワークの導入・促進にあたっては、従業員のモチベーションを維持するためのルール整備が必要になることを企業側も認識しておきましょう。

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