テレワーク中のコミュニケーション方法を徹底解説！ 課題や事例、ツールをご紹介

1. 広がるテレワークの導入

東京都が実施した2021年3月の調査によると東京都のテレワーク導入率は59.0％を超え、2020年3月と比べると2倍以上の導入率となっています。今後の社会環境次第でこの導入率は変化すると思われますが、なかなか導入が進まなかったテレワークを多くの企業、社員が経験したという事実は今後のテレワーク導入の追い風になる可能性が高いのではないでしょうか。

2. テレワークにおけるコミュニケーションの課題

テレワークには通勤時間の削減や、多様な働き方の実現、人材採用の間口が広がる等、良い面がたくさんあることは言うまでもありません。一方、テレワークにおいて課題を感じる従業員も多く、HR総研の調査によると、その内訳は「労働実態を把握しにくい」が最多で65％、次いで「社内コミュニケーションが取りづらい」が53％と、テレワークを導入した多くの企業が「コミュニケーション面」に課題を感じていることがわかります。

また、在宅勤務を経験した従業員へ実施したサイボウズ社の調査によると、「コミュニケーションがしにくい」という回答は半数を超え、やはりコミュニケーション面の課題があることがわかります。

さらに、同調査の中で「業務に直接関わらないコミュニケーションをもっと増やしたい」という回答が、「業務に関わるコミュニケーションをもっと増やしたい」の2倍となるなど、特に「業務外のコミュニケーションに課題がある」ことが浮き彫りになっています。

確かに、テレワークにおいては雑談・ランチ・交流等がしにくいとうのは想像に難くありません。

3. コミュニケーションの課題を解決する2つの方法

では、テレワークのコミュニケーション課題をどのように解決すべきでしょうか。ここではツール面と運用面にわけて解決策を考えていきます。

①コミュニケーションツールの活用

まずはコミュニケーションツールを上手く活用することをおすすめします。上述のサイボウズ社が行った調査を見ると、全年代では「E-mail」が８割、「電話」が７割、「Web会議」が６割となる一方、年代別で見ると20代では「E-mail」や「電話」が他の年代を下回り、その分「チャット」が好まれて使用されていることがわかります。

テレワークだからこそいつも以上に頻繁にコミュニケーションを取る必要があります。「チャット」等を有効に活用しコミュニケーション頻度を高めていくことは有効打の一つといえるでしょう。また、テレワークでは相手の顔が見えづらく、対面ではなんとなく感じ取れていた感情面が伝わりにくいこともあるため、できれば「Web会議」等のカメラを上手く活用し、チャットだけでなく相手の表情をみながらコミュニケーションを取ることをおすすめします。

②コミュニケーション方法の見直し

ツールを導入するだけでなく、そのツールをどう運用すべきか、という方法論にも目を向ける必要があります。

（1）コミュニケーションルールの設定

まずおすすめしたいのがコミュニケーションルールの設定です。対面でのコミュニケーションではビジネスマナー研修や、これまでの慣習など一定のルールが存在します。一方、急速に広がったテレワークにおいては、そのようなルールが規定されていない企業が多いのではないでしょうか。

年代も育った背景も異なる従業員は、考え方や価値観も異なりやすいため、企業側で一定のルールを設ける必要があります。たとえば「Web会議ではカメラをオンにする（逆にオフでもよい）」、「チャットの送信時間は●時～●時」、また「チャットで数回のやり取りを要するテーマであればWeb会議をつなぐ」等、自社にあったルールの策定をおすすめします。

（2）業務外コミュニケーションの確保

テレワークでは業務外のコミュニケーションを求めているという声も多いようです。確かに、テレワークによって何気ない雑談やランチでのコミュニケーション機会は減少傾向にあります。

そのため、企業側が「業務外コミュニケーションのための時間」を予め設定しておくこともひとつの手段です。たとえば、全員が参加する朝礼の設定、会議の最初の●分は雑談にする、ランチ会、1on1ミーティング等のルールや仕組みを積極的に取り入れている企業も多いようです。

4. テレワーク時のコミュニケーション課題を解決する企業の事例

最後に、厚生労働省が実施している「テレワーク推進企業等厚生労働大臣表彰制度（輝くテレワーク賞)」に選出された企業の中から特にコミュニケーションについての好事例をご紹介します。

①株式会社お金の家庭教師

同社では会社設立当初よりテレワークを導入しており、働き方の意義やルール、テレワーク特有の働き方のポイントなどが文化として根付いています。現在、テレワーク下における人材育成を強化し、代表自らが「テキストコミュニケーション」や「セキュリティ」、「ビジネスモデル」に関するオンライン研修で講師を務めるなど、率先してテレワークを推進しています。

また、テレワークで発生しがちな社員のエンゲージメント低下を防ぐため、社内報の発行や オンラインランチ会、趣味趣向・地域別サークルの形成を促進するサポートなど、組織全体でコミュニケーションの改善に取り組んでいるとのこと。懇親会は半年に1度、オンライン昼食会は月3回、オンライン飲み会は月1回 実施しているそうです。また参加者には 飲食代を支給しています。意識的に「業務外のコミュニケーション」を確保している、好例といえます。

②シックス・アパート株式会社

同社はリモートワーカーの悩みを解決する105のノウハウ 『リモートワーク大全』を企業として出版。その中で、「基本のコミュニケーション10」を推奨しています。チャットツールでの雑談専用チャンネルの設置、雑談のダイレクトメッセージの促進、独り言チャンネル等、リモートワークにおける業務外のコミュニケーション課題についてチャットを中心にアプローチしているのが特徴です。またコミュニケーションを望んでいないタイプの従業員に、余計なコミュニケーションを強制しないような配慮もされており、うまくコミュニケーションのバランスを取っている事例です。

5. 基本的なテレワーク環境の整備が大前提

ここまで、テレワークにおけるコミュニケーション課題について述べてきましたが、そもそものPCの設定、インターネットへの接続環境、Web会議ツール等の整備が大前提となっていることは言うまでもありません。

たとえば、相手がWeb会議を使ってコミュニケーションを取ろうと思っても、ネット環境が整っていない、ツールの使い方がわからないというような状態では、反対にコミュニケーションの質や量に悪影響を及ぼしかねません。先の事例で紹介したような各企業も、運用方法はもちろんのこと、テレワークのための環境整備は徹底しています。

NTT東日本では、テレワークの環境を整えるための、IT機器、ソフトウェアの使い方や導入支援までしっかりサポート。はじめてテレワークを導入する企業も、これから見直す企業も、さまざまなニーズに対応可能です。テレワークについて何かお困りごとがあれば、お気軽にご相談ください。