Web会議システムとは？7つの検討ポイント、導入のメリット・デメリットを徹底解説！

1. Web会議システムとは

Web会議システムとは、インターネット環境を通じて遠隔拠点にいる相手と会議ができるコミュニケーションツールです。このシステムを導入することにより、人と接触せずに音声や映像を共有でき、社内会議や商談、セミナーなど幅広い用途に利用することができます。資料の共有もできるため、ペーパーレスで会議ができ、環境にも良いです。近年、新型コロナウイルスの拡大や働き方改革の影響で、大きく需要が伸びています。

Web会議とよく混同されるものとして「テレビ会議」があります。利用する人数や環境によって必要なシステムが異なるため、自社の目的に合わせたものを選ぶことが大切です。

Web会議システムとテレビ会議システム違い

Web会議システムは、自宅や自席からインターネット上で行うのに対し、テレビ会議システムは多人数で会議室に集まって行うという違いがあります。

	Web会議システム	テレビ会議システム
人数	1対1～多人数（ツールによる）	小〜中規模（会議室の広さによる）
環境	インターネット環境があれば、どこでも会議ができる。	専用の機器を使用して、拠点同士で会議を行う。
画像や音声の質	利用するシステムやプランによって異なる。	高解像度・高音質
価格	無料のものから有料のものまで幅広く、テレビ会議システムと比べて安価で導入しやすい。	初期開発費用がかかり、Web会議システムと比べて高価である。

2つのシステムは大きく使い方が異なるため、自社で想定している使い方に合った方を選びましょう。インターネット回線が普及した現在、インターネット回線とパソコンがあれば場所を選ばないで会議ができる「Web会議システム」が一般的となっています。会議だけではなく、資料を共有したり、動画を配信したり幅広い用途で使うこともできます。

2. Web会議システムの2つの種類

Web会議システムには、外部の環境にアクセスして使う「クラウド型のWeb会議システム」と、自社のネットワークの中にサーバーを作る「オンプレミス型のWeb会議システム」の2つがあります。ここでは、2つの種類の違い、メリット・デメリットについて解説します。

クラウド型のWeb会議システム

クラウド型のWeb会議システムは、外部のサービス提供者のクラウド上で利用する方法です。自社でサーバーを用意・管理する必要がないため、契約をすればすぐに利用できます。比較的安価なため、早く簡単にWeb会議システムを導入したい方におすすめです。

	クラウド型のWebシステム
メリット	・比較的、簡単な設定でWeb会議システムを利用できる。 ・安価な場合が多い。 ・利用回数や、サーバーの負担を考えなくても良い。 ・常に最新のソフトウェアを使用できる。
デメリット	・ほとんどのシステム、情報セキュリティが提供元に依存する。 ・自由にカスタマイズができないことが多い。

一般的によく利用されている「Zoom」「Google meet」「Meet Now（Skype）」といったWeb会議システムは、全てクラウド型のWeb会議システムです。

※Zoomは、Zoom Video Communications, Inc.の商標または登録商標です。

※Google Meetは、Google LLCの商標です。

※Meet NowはSkype Limited社の商標または登録商標です。

オンプレミス型のWeb会議システム

オンプレミス型のWeb会議システムは、自社のルールや環境に応じてシステムを開発する方法です。自由にカスタマイズすることができるため、自社のセキュリティポリシーが高い場合や、企業秘密が含まれる会議の場合に適しています。しかし、初期費用が高いことや開発期間がかかることから、すぐにシステムを導入したいときには不向きと言えるでしょう。

	オンプレミス型のWebシステム
メリット	・自社内の環境に合わせたシステム開発やカスタマイズができる。 ・自社の水準を満たすセキュリティレベルのシステムができる。 ・自社のネットワーク上にサーバーがあるため、「アクセス集中によって接続が不安定になる」等の外的要因を受けない。
デメリット	・初期コストが高い。 ・開発期間がかかる。 ・技術トラブルは自社で解決する必要がある。

オンプレミス型は、初期費用が比較的高いことと、自社内に対応できる技術者がいることが望まれるため、導入のハードルが高いと言えます。まずはクラウド型から検討を始め、自社のポリシーと合わないときはオンプレミス型を検討しましょう。

3. Web会議システム導入を検討する際の7つのポイント

Web会議システムを導入する前に、7つのポイントをしっかり確認しましょう。

• Web会議システムを使用する目的
• 映像や音声の品質
• 会議の目的や会社の規模に合わせた同時接続数
• 使いやすさや機能
• 情報セキュリティ対策
• サポート体制やサポート対応の時間帯
• 導入コスト

このポイントを理解することで、どのWeb会議システムを導入すれば良いか、基準が明確になります。自社の環境や目的に合ったシステムを選びましょう。

使用する目的によって検討する

Web会議システムを導入する目的について明確にしましょう。Web会議システムの用途は多種多様です。

会議の目的	参加人数
オンライン面接・商談・カスタマーサービスなど	1対1・少人数
チーム会議・社外との打ち合わせ	少人数
報告会や研修、講演会など	大人数

「社内会議」「面接」「商談」といった少人数向けか、「会社説明会」「セミナー」などの大人数向けかを明確にすると導入したいシステムが絞られます。使用する目的がはっきりすると、品質や情報セキュリティ面で導入したいシステムが絞られてきます。

映像と音声の品質

Web会議の映像や音声の品質が悪いと、会議に集中できなかったり、会議の進行に影響がでたりする場合もあります。回線速度や、使用している機器・機材によってもノイズが入ったり、映像が乱れたりすることがありますが、導入するWeb会議システムによっても品質は変わります。

映像や音声の品質が良いと、スムーズに会議が進むだけでなく、その場の雰囲気も感じることができ、対面とあまり変わらない状態で会議ができます。無料で使えるようであれば、システムを導入する前に一度試してみることをおすすめします。

同時接続数

大規模向けの会議やセミナーを目的としている場合、システムへの同時接続数は必ず確認するべきポイントです。基本的に、無料のWeb会議システムの場合、100人以下までなど、同時接続数に上限があります。

同時接続数を増やすほどコストがかかります。大人数での会議を目的とする場合は、有料システムの導入を検討しましょう。

使いやすさ・機能

自社の人が使いやすいWeb会議システムかどうかも確認をしておきましょう。会議によっては、画面共有、会議中の映像録画、アンケートを行えると便利なことが多くあります。

画面共有や、マイクのミュートなどの基本的な機能は、ほとんどのシステムに付属しています。しかし、録音・録画機能やアンケート機能はシステムによってついてなかったり、コストがかかったりする場合があります。会議の目的に合わせて確認をしましょう。

情報セキュリティ

セキュリティ対策は、Web会議システムを業務で使用する場合にもっとも重要なポイントです。特に、クラウド型Web会議システムは、セキュリティ要件を提供元に依存しています。Web会議システムを導入する前に、必ず情報漏えいのリスクを考慮し、セキュリティ要件や対策を確認しましょう。

会議内容によっては、セキュリティ面で安心できる有料のシステムを使ったり、Web会議システムを使わず対面で行ったりすることも検討しましょう。Web会議システムを始めとしたクラウドサービスの情報セキュリティ対策について詳しく知りたい方は以下のリンクをぜひ参考にしてみてください。

サポート体制

情報セキュリティ対策のポイントについてお伝えしましたが、Web会議システムは、使いやすさやセキュリティ面で信頼できるものがほとんどです。その上で、何かあった時にサポート体制が充実していると安心できます。

特に業務で使用する場合は、以下の点について確認をしておくことが重要です。

• オンラインマニュアルはあるか
• 電話やメール、チャットで問い合わせができるか
• サポート受付時間はいつか
• 多言語でのサポートはあるか

トラブルがあったときに慌てないようにしておきましょう。

導入費用

Web会議システムの導入コストは、システムやプラン内容によってさまざまです。初期導入コスト、運用コストを確認して、目的にあった適切なサービスを選びましょう。

Web会議システムを導入する目的が、「従業員の通勤手当削減」「オフィスコストの削減」という方も多いと思います。コスト重視の場合は、費用対効果を計算してからシステムの導入を検討しましょう。

4. Web会議システム5つのメリット

Web会議システムのメリットは大きく5つあります。

• いつでもどこでも会議ができる
• 移動時間や会議室使用のコスト削減
• コミュニケーションのスピードアップ・質の向上
• 従業員の働きやすさの向上
• ペーパーレス化の促進

どれも現代の働き方に欠かせないメリットです。

いつでもどこでも会議ができる

インターネット環境さえ用意すれば、時間と場所に関係なく、コミュニケーションをとれます。自宅や外出先、出張先からも会議に参加できるため、柔軟な働き方に不可欠です。

急なコミュニケーションが必要な際も、Web会議システムがあれば顔をみて、資料や画面を共有しながら会議ができます。

移動時間や会議室使用のコスト削減につながる

どこからでも会議ができるため、「従業員の交通費や出張費、移動時間のコスト」「会議室の使用コスト」「オフィス管理コスト」の削減につながります。従来であれば出張が伴った会議や研修を、Web会議に置き換えることが可能です。

特にクラウド型のWeb会議システムは、プランによりますが比較的安価にサービスを提供しています。無料プランのものを選べば、大きなコスト削減につながります。

コミュニケーションのスピードアップ及び質の向上

場所を問わず、簡単に会議ができるため、業務および意思決定のスピードアップにつながります。もし急いで決めることがあったり、営業や出張で遠くにいたりしても、インターネット環境さえあればすぐに会議ができます。

従来の電話会議と比較すると、「お互いの顔や反応を見ながら会議ができる」「画面共有などの機能がある」ことによってコミュニケーションの質の向上も期待できます。

従業員の働きやすさの向上

Web会議システムを導入してテレワークを推奨することで、離職防止や採用強化にもつながります。

Web会議はプランによって、内容を録画・録音することができます。そのため、会議に参加できなかったメンバーにも簡単に内容を共有でき、議事録の作成もすぐにできます。これらのメリットは、業務の効率化や生産性の向上につながります。

「会社に行かなくても仕事ができる」「簡単にメンバーに内容を共有できる」「すぐに議事録を作成できる」ということは、従業員の働きやすさを格段に向上させます。

ペーパーレスにつながる

Web会議システムには、資料や画面共有の機能がついたものがほとんどです。そのため、人数分の資料を印刷する必要がなく、印刷の手間やコストの削減、業務効率化につながります。

SDGsの観点からも、紙を使わないこと・ゴミを出さないことは重要です。地球に優しく、環境に配慮した企業として企業評価向上にもつながります。

Web会議ですでにMicrosoft TeamsとWebex Callingを導入されている方は、NTT東日本の「ひかりクラウド電話」の導入で、テレワーク中でも外出先でも、パソコンやスマートフォンからオフィスの固定電話番号で発着信ができるようになります。

※Microsoft Teamsまたは、Webex Callingに設定した固定電話番号は、既存のビジネスフォンでは利用できません。現在ご利用いただいているオフィスの電話番号を本サービスに移行するか、新たな固定電話番号の取得が必要です。

※Microsoft Teamsは、米国Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標、または商標です。

※Webex CallingはCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。

5. Web会議システムの3のデメリット

Web会議システムには、インターネット上だからこそのデメリットが存在します。

• 通信状況の影響を受ける
• 対面の会議と比較するとコミュニケーションの取りやすさが劣る
• 情報セキュリティのリスクがある

これらのデメリットは、目的に合うWeb会議システムを選んだり、対策や工夫をすればほとんど解消できます。ご自身の機器のスペックや、導入を検討しているシステムと照らし合わせながら確認をしてみてください。

通信状況の影響を受ける

Web会議システムを使うときは、インターネット回線の利用が必要不可欠です。そのため、自宅や外出先で使用する際には、その場所の通信状況によっては接続が不安定になってしまいます。回線速度が遅いと「Web会議システムにつながらない」「音や映像が途切れる」「資料の共有ができない」などのトラブルが想定されます。

大事な会議や商談で使用する場合は、通信状況を前もって確認しておくことが大切です。また、Web会議システムだけではなく、使用する機器のスペックや状態についてもチェックしておきましょう。

オフィス内で安定した通信環境を構築するなら、光回線であるNTT東日本の「フレッツ光」の導入がおすすめです。フレッツ光なら安定したインターネット環境で、クラウドでのデータ管理もでき、業務の効率化にもつながります。

対面の会議と比較するとコミュニケーションの取りやすさが劣る

直接会って行う会議と比較すると、相手の表情や会議全体の雰囲気が読み取りづらい面があります。雰囲気が掴めないため、話し始めが被ってしまったり、通信状況やシステムの操作の不慣れで音が届かない、聞こえないなどうまくコミュニケーションが取れないリスクがあります。

できるだけ対面で行う会議のようにしたい場合は、画質の良いWeb会議システムを選ぶことやカメラを置く位置、話し方に気をつけるなど工夫をすると良いでしょう。

情報セキュリティのリスク

Web会議システムの情報セキュリティは提供元に依存するため、セキュリティ対策は堅牢なものを選ばなくてはいけません。不正アクセスがあった場合には、盗聴や資料を見られてしまうリスクがあります。

システムを導入する前に、セキュリティ要件をしっかり確認しておきましょう。特に機密情報を扱う会議を目的とする場合は注意が必要です。有料のWeb会議システムやプランを選ぶことで、安心できるセキュリティレベルまで引き上げることができます。

6. Web会議システムに必要な機器・機材

Web会議システムの導入には、必要な機器を揃える必要があります。

• インターネット環境
• デバイス（パソコン、スマホ、タブレットなど）
• Webカメラ
• ヘッドセット

「インターネット環境」「デバイス」については、多くの人がもともと持っていると思います。「Webカメラ」「ヘッドセット」は、無くてもできる場合もありますが、スムーズに会議を進めるために重要な機器です。

デバイスのカメラでは画質が悪かったり、画面が狭くて全員が映らないこともあります。「Webカメラ」があれば、広範囲を映し、表情や資料を綺麗に映して情報共有することが可能です。

また、会議参加者全員の「ヘッドセット」を用意することができれば、「声が聞こえない」「相手の発言を聞き逃す」というトラブルを減らしたり、発言をスムーズに回し、会議の機密性を高めたりできます。

準備をする際は、機器にかかるコストも考慮しておきましょう。

7. Web会議システムの導入を検討してみましょう

Web会議システムや、導入方法について理解できましたでしょうか。自社のWeb会議の目的や用途によって、システムの導入を検討してみてください。また、Web会議システムにはメリットもあれば、デメリットもあります。より良いWeb会議の環境を整えたい場合は、Web会議システムだけでなく、周辺機器にもコストがかかります。メリット・デメリットやコスト面を理解した上でテレワークを推進していきましょう。