注文書など業務関連書類をデータ化するには？メリット・デメリットや注意点を解説

近年、クラウドサービスの発達に伴い、業務関連書類のデータ化が進んでいます。そこで本記事では、オフィス内のペーパーレス化を進めたい人に、注文書を電子化するメリット・デメリットおよび電子化の具体的な方法、さらには情報セキュリティ問題などについて、詳しく紹介していきます。

注文書をデータ化しても大丈夫？

まず注文書についてですが、「紙で保存することが法律で定められているから、分厚いファイルに原本を保管してきた」という企業も少なくないでしょう。

しかし、国税関係の書類は電子帳簿保存法に基づき、実際はデータ化することが可能となっています。電子データ化できる書類としては、以下の書類があります。

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  2019年3月時点
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  参考：電子帳簿保存法一問一答 - 国税庁

この一覧を見ると注文書は電子データ化が許可された書類であり、また、スキャンによるデータ化も可能な書類であることが分かります。

注文書をデータ化するメリット

コストを削減できる

注文書をデータ化することで生まれるメリットは、まずコスト削減が挙げられます。これまでは注文書をパソコンで作成した後、印刷出力・郵送・受取確認・保存といった一連の作業および、時間を必要としてきました。そしてこの場合、印刷用紙やプリンターなどの備品が必要で、導入・維持には費用がかかります。また、印刷した注文書送付には、郵送費もかかります。
しかし電子化することによって、これらの費用が削減できて、かつ手間となる作業コストも軽減できるというわけです。

業務を効率化できる

注文書が電子データ化されていれば、そのデータをインターネット上で共有することが可能で、さらに郵送も不要になるため、大幅な時間の節約となります。

また、電子データであれば、誤字脱字チェック、過去データのコピーも可能です。文章の最終チェック、過去データを活用した新規注文書の作成も手軽に実行でき、業務の効率化が可能です。

情報セキュリティ対策ができる

注文書を紙で保管している場合、保管場所の管理方法によっては誰でも簡単に閲覧することができるため、情報セキュリティ強度は低いと言えます。

しかし、各書類データのアクセス権限を設定し、不要な人物からのアクセスを制限すれば、大切な情報を守ることができます。注文書などの情報を電子化することは、紛失・盗難などのリスク防止にも役立ちます。

災害などのリスクにも備えることができる

帳簿や紙ファイルの形で書類を保有していると、万一、地震や火事などでオフィスが倒壊した場合に、失われたデータを復旧することが容易ではありません。

そこで注文書を電子データで作成、クラウドで管理することにより、地震や災害などで紛失するリスクを減らすことが可能となります。さらに、盗難・消失などのアクシデントからも書類を守ることができます。

注文書をデータ化するデメリット

データ化するまでに手間がかかる

ここでは、紙の注文書を電子データ化する上で必要な手順について、お話しします。例えば、複数の書類がとじてある場合、留め具のホッチキスやクリップを外してスキャンしやすいようにする、といった手間をかけねばなりません。
また、データ化した後でも取り出しやすいように、保存するファイル名やフォルダ名に統一ルールを作成し関わる人に周知するなど、初期導入時の手間も必要となります。

メモが取りにくい

旧来の紙の注文書には、直接書き込みがしやすいというメリットがありました。疑問や確認したいことがあっても、紙であれば、電話で話しながら注意事項や備考をメモとして書き込むことができます。
しかし、電子データ形式では気軽にファイル内にメモを挿入できないので、不便な面もあるわけです。

注文書をデータ化する方法

ここまでは、注文書をデータ化する上でのメリットなどを紹介してきました。そして次項では、実際にデータ化する方法として、「自社で行う」「外部に委託する」という2つの手段を解説します。

1.自社で行う

注文書のデータ化は、複合機などデータをスキャンするための設備やツールを持ってさえいれば内製可能です。社内の人員やリソースを活用できるので、追加の費用はかかりません。少ない費用で実現できることが、自社で行うメリットと言えるでしょう。

しかし、スキャナーを保有していない場合は、新たに購入費用がかかります。また、データ化の作業は、社員が他の業務の合間に行うことになるでしょう。実際に始めてみると想定より手間と時間がかかり、予定通りに進まない可能性もあるので、データ化の手順などの運用面もしっかりと検討しましょう。

2.外部に委託する

注文書のデータ化を、一括して外部の業者に依頼するという方法もあります。オフィスにスキャン設備があっても「品質が低い、効率が悪い」といった状況であれば、専門設備を持つ業者に依頼する方が良い結果が期待できます。適切な業者に外注することで、自社の手間が減り、確認しやすく整った形でデータ化できるので便利です。
ただし、外注依頼にはデメリットもあります。それは、コストがかかること。また、依頼する範囲や要望によっては、追加でオプション費用が発生する可能性もあります。

書類を電子化する方法については、以下の記事でも解説しているので、もっと知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

• 導入前に知りたい！ 書類を電子化するメリットと注意点とは？

注文書をデータ化する上での注意点

実際にデータ化することが決まった場合でも、必ずしもスムーズに進むとは限りません。ここでは、データ化をより効率的かつ安全に進めるための注意点を、いくつか紹介します。

不要な書類はデータ化しない

データ化に着手する前に、書類全体の整理が必須です。なぜなら、後に見返さない書類については、そもそもデータ化する必要がないからです。まずは、不要な書類を廃棄することから始めましょう。
そこで、現場の担当者に、どの書類が実業務で必要なのかをリスト化してもらうと良いでしょう。それと併せて、法務担当者などにもこれ以外の書類で抜け漏れがないか確認することで、必要な書類をしっかりと精査できます。

アクセスしやすいように整理する

データ化した後、「必要な情報をいかにスピーディーに引き出せるか」が重要となってきます。そのためにも、スムーズにアクセスできるように、データを整理することが重要です。

具体的には、以下の項目を事前に使いやすく設計しておくことが必要です。名前を付けるときの統一ルールを定めておき、後で検索しやすいように配慮しましょう。
また、ルール作りに際しては、現場の声を聞いてから作成すると、より役立つものに仕上げることができます。

情報セキュリティに注意する

書類のデータ化において心配されることの一つに、情報セキュリティ面の不安が挙げられます。これを払拭（ふっしょく）するためには、デジタルならではの技術を活用すると良いでしょう。
例えば、情報漏えいが心配な場合、データへのアクセス制限を実施することで漏えいを防止できます。データを活用する人、業務遂行にデータが必要な人を細かく定め、各メンバーが取り出すことができる情報を制限します。

また、データ消失のリスクに対しては、定期的にバックアップを施すことや、強固なデータセンターを活用することでリスクを防ぐことが可能となります。

利用者に適したデバイスやファイル形式を用いる

電子データ活用にあたっては、データを利用するユーザーの環境や状況を考慮することで、より現場で活用しやすい環境を提供できます。

スペースがない、立ったままで仕事をする、接客業務が多いなどの状況においては、使用端末はパソコンよりもタブレットの方が使いやすいでしょう。また、引き出したデータを使い顧客に控えをプリントアウトするといったサービスを提供したい場合、どんなファイル形式で保存すると良いのか、現場の状況に即した管理方法を考える必要もあります。

まとめ

注文書は電子データ化に向いた書類です。この記事では注文書などの書類を、データ化するメリット・デメリットを解説しました。現場や法務担当に確認しながら現状を把握したうえで、業務効率化のために電子データ化を行うことを是非検討してください。

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