2019.01.31 (Thu)

業務効率化のヒント（第6回）

メリット豊富な「PDFソフトのOCR機能活用」とは？

「業務で使用する膨大な紙の書類を、どこに保管しようか......」
こういった書類・資料の保管スペースの確保に困っている人、少なくないかと思います。このような時は、OCRを活用して電子データ化すると非常に便利です。

「本記事ではさまざまなPDFソフトのOCR機能活用について、紹介していきます。

そもそもOCRとは？

OCR（オーシーアール）とは「Optical Character Recognition / Reader」の頭文字をとった言葉で、日本語に訳すと「光学的文字認識」。

紙の書類をスキャナーで取り込んでデータ化した場合、「画像」として保存されるのが一般的です。そして、OCRを利用すると、画像として取り込まれた文書内の文字を素早くデータ化でき、また、コピー＆ペーストや必要な情報の検索もできるようにもなります。取り込んだデータを使用してグラフを作成するといった二次使用についても、手軽にできて便利です。

OCRのメリット

OCRを利用することによるメリットは、具体的にどんなものがあるのでしょうか？
以下で詳しくお話ししていきます。

保管スペースが必要ない

今まで余計なスペースをとっていた紙の書類をデータ化できるため、引き出しや書類庫などに保管する必要がなくなります。要は無駄なスペース使用がなくなることになり、オフィス内の空間を有効利用できるようになるわけです。また、データ化しておけば、必要になった時だけプリントアウトして、紙の書類として利用することも可能です。

さらに、OCRでデータ化された書類は、画像として保存するよりもデータ量が小さいという特長もあります。よって、データ上の保管スペースも少なくて済みます。

検索も手軽になる

書類内にある文字は、OCR技術によって「文字データ」として保管されます。そのため、文書作成アプリケーションなどで作成したファイルと同様に、文字検索をかけられるようにもなるわけです。
検索によって必要な情報を瞬時にピックアップできるので、時間をかけて膨大な書類を確認する必要がなくなります。また、「保管場所まで足を運んで、必要な書類を探す」という手間も省けます。

他のソフトとの連携や編集が可能になる

さらにOCRによるデータ化のメリットとして挙げられるのが、「他ソフトとの連携や編集が可能になる」ということ。
表計算ソフトを使用してデータを編集すれば、表をグラフにする、数値を最新のものに変えて編集し直し使い回すことができるなど、より分かりやすい資料へと手軽に変更可能で、利便性が格段に高くなります。そのため、OCRでデータ化された書類とプレゼンテーションソフトを使用すれば、プレゼン資料の作成なども簡単です。

PDFを使うメリット

前項ではOCRを利用するメリットを解説しましたが、ここからは、PDF利用の多様なメリットについて解説していきます。

改ざんを防止できる

PDFに電子署名をつけることで、ファイル内のデータが改ざんされたかどうかについても判断できるようになります。

書類を紙で保存している場合、経年劣化や汚れ・筆跡の違いなどの物理的な要素から、改ざんを判断することになります。そのため、改ざんされていたとしても気が付かないこともあるでしょう。
しかし、セキュリティー機能のあるPDFであれば、何かしらの変更をされているかどうかの判断が簡単です。

また、パスワード設定や閲覧制限、コピー・印刷の制限などもかかるため、セキュリティー面の観点からもPDF化はお勧めです。

ソフトウェアに関係なく閲覧できる

文書作成ソフトウエアなどで作成されたファイルを閲覧する場合、通常、そのソフトウエアを利用して閲覧する、もしくは互換性のあるものを使用しなければなりません。
しかしPDF形式で保存された書類は、PDFリーダーさえあれば、作成時に使用したアプリケーションを所有していなくても閲覧が可能です。

文字化けしない

PDFを作成する際、フォントの情報を埋め込むことで、文字化けせずに閲覧できるようになります。

通常、電子ファイルはパソコン環境に依存します。よって、作成したパソコンではない別のもので閲覧すると、文字化けしてしまう場合があります。また、文字を読むことができたとしても、レイアウトが変わって読みづらくなる可能性も考えられます。
だからこそ、どのパソコンでも同じように閲覧できることは、大きなメリットと言えるでしょう。