2019.01.31 (Thu)

業務効率化のヒント（第2回）

手書き帳票の電子化が進む理由とは？帳票電子化のメリット・方法を紹介

日々の業務において、「手書き伝票を管理することに時間がかかる」、「ミスの発生頻度が高い......」などと悩まれている方は少なくないのではないでしょうか？

そこで本記事では、「手書き伝票の電子化」という解決策を紹介。電子化によるメリットなどについて、詳しくお話ししていきます。

手書き帳票は電子化が進んでいる

オフィス内での仕事がパソコンによって電子化されている昨今においても、「帳票（伝票）の作業は今でも手書き」という会社は往々にしてあるかと思います。しかし、そんな帳票作成も、現代においては電子化される傾向にあります。

その背景としては、働き方改革に合わせた業務効率化推進という意識改革や、ツールを活用した文字認識力の向上というテクノロジーの進化、主にこの2点が挙げられます。

手書き帳票の問題点

従来の手書き帳票には、どのような問題点があるのでしょうか？これらの問題点を踏まえて電子化の意義について、以下で述べていきます。

筆跡の癖があり判読しづらい

手書き故に、記載される内容はもちろんのこと、記載される文字にも個人差が生じてしまいます。時間が無いために急いで書いた結果として悪筆になってしまった、なんてことも珍しくありません。そしてその場合、かえって記載された内容の判読に時間がかかります。また、誤読の可能性もあります。

保管する場所が必要

1枚あたりの帳票が薄くてもそれを大量にファイリングして保管するケースが多いため、その分、物理的なスペースも必要となってくるでしょう。また、年月が経てば、必要となる保管スペースも増えていきます。
さらに、管理している保管庫に施錠することはできても帳票自体に閲覧制限をかけることは困難なので、セキュリティ上の問題も出てきます。

書かれた内容の再利用がしづらい

過去の手書きの帳票類は人力で探すしかないため、欲しい情報を探すには相応の手間がかかりました。
また、手書きで書かれた紙の情報を基に資料作成する場合、都度、手作業で情報を転記する必要があります。そのため、元の資料の情報が多いほど手間も多くなりますし、ミス発生のリスクも高まるわけです。

帳票の電子化によるメリット

帳票の作成・管理などの作業を電子化するメリットは、たくさんあります。以下では、その中から3つを紹介します。

コスト削減ができる

帳票を電子化することで成し得る最大の効果は、「コスト削減」です。これによって、紙書類を無くすこと（ペーパーレス化）が可能となり、さらに環境保護への貢献などにもつながります。
従来、人の手によって時間をかけて行われていたファイリング作業の手間を省くことができるようになるのはもちろんのこと、ファイルを保管するために確保していた保管場所も有効活用できるようになるため、管理費のコスト削減にもつながります。

過去データの管理・検索が容易になる

さらに電子化によって可能となるのが、「過去データの管理」や「ワード検索の簡略化」です。また、手書き帳票の場合、ピンポイントで「特定の何か」を探すことは非常に困難ですが、電子化をして管理すれば、ワード検索などで参照したい資料を手軽に探し出すことができます。過去のデータをベースにして新たな資料を作成することも、簡単にできるようになるでしょう

紛失リスクが減る・アクセス権限が設定できる

電子化すると、帳票の物理的な紛失リスクを減らすことができるのはもちろん、保管しているデータのアクセス権限を設定することで、セキュリティ向上の効果も期待できます。

「書類によっては、限られた人にのみ閲覧できる状態が望ましい」というケースは往々にしてあるかと思いますが、紙媒体の場合、保管方法によってさまざまな人の目に触れる可能性があります。しかし、データ化してアクセス権限を設定すれば、外部の人だけでなく、会社内部の限られた人間のみ閲覧できる形に設定することも可能です。

帳票の電子化によるデメリット

帳票システムを電子化したことによるデメリットも、少なからず存在します。

まずは、初期費用の問題です。電子化を進めるためには、パソコンやスマートフォン、タブレット端末、ソフト・アプリケーションが必要なため、それらの導入コストが発生します。また、電子化した帳票データをフル活用するためには、過去に保管したデータを探しやすくするための整理、データ整理・管理の作業工数の確保も必要です。
さらに、データの取り扱いに慣れた担当者を養成することも必要ですが、手軽に扱えるようなソフトウエアを導入すると、問題解決の一助となるかと思います。

手書き帳票を電子化する方法

蓄積したデータを活用するためには、過去の手書き帳票の電子化も必要となりますが、その作業に人手や手間がかかるようでは意味がありません。それを解決する方法がいくつかありますので、以下で紹介していきます。

OCRを活用する

過去に作成された手書き帳票を自身の手で電子化するには、OCR（=Optical Character Recognition / Optical Character Reader：光学的文字認識) を用いるのが一般的な手法です。パソコンと接続したスキャナー、デジタルカメラを使って読み取った画像の文字情報をOCR対応のソフトやアプリケーションを介して取り込み、これを電子情報として使用します。

最近では、読み取りエンジンにAI（人工知能）も採り入れて、判読しづらい手書き文字や印字文字も読み取ることができるようになっています。この高い識字能力を持ったOCRは「AI-OCR」と呼ばれ、今後の主流になっていくと考えられています。
また、数年前まではオフィスのパソコンにインストールして使う「ソフトウエア型」のOCRが多かったのですが、最近ではインターネットを経由して使う「クラウド型」のOCRも増えてきており、現在ではこの二つが主流となっています。

OCRの活用方法については、以下の記事でも解説しています。もっと知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。