私も自分の業務に使う程度の知識しかないし、手伝ってあげられそうにないわ。
自力でがんばってもらうしかないわね～。
そ、そんな…。アキコさん冷たい…！
冗談よ、泣かないで。
社内に相談できる人がいないなら、プロの力を借りたらいいのよ。まずは情報システム担当として、サービスを調べることから始めてみたら？
何からやるべき？ テレワーク導入前に知っておくことはある？
テレワークとは、「ICT（情報通信技術）を利用した、時間や場所にとらわれない働き方」のこと。自宅で業務を行う「在宅勤務」のイメージが強いかもしれませんが、他に「サテライトオフィス勤務」「モバイル勤務」といった働き方もあります。
3つのスタイルの違いをどのように自社に取り入れるかをイメージしながら、テレワーク導入後のビジョンを明確にしていきましょう。
在宅勤務、サテライトオフィス勤務、モバイル勤務の違いを確認しよう！
大切なのはテレワーク導入の目的をハッキリさせること
テレワーク導入にあたって、考えなくてはいけないことは「活用方法」だけではありません。手配を行う前に、テレワーク導入の目的をハッキリとさせることが必要です。
「他の企業もやっているから」「なんとなく良さそうだから」と、何も考えずに進めてしまうと、テレワークの制度が機能しないどころか、現場の混乱を招くなどマイナスの事態を招きかねません。
テレワーク導入では、「移動コストの削減」「印刷コスト削減」「生産性向上」「長時間労働の是正」など、色々な効果が期待できますが、「何がしたいのか」によって、導入すべきツールは異なります。
まずはテレワーク導入後のビジョンをしっかりと持つことから始めましょう。
テレワーク導入をお考えの方に！「テレワーク導入ガイドブック」
テレワーク導入の準備を始めよう
テレワーク導入の目的を責任者や上司などと話し合って明確にしたら、いよいよテレワーク導入の準備に入ります。
必要な作業は、大きく分けて2つ。「ルールづくり」「端末・ソフトなどの環境整備」です。それぞれに注意すべきポイントがあるので、確認しながら進めていきましょう。
はじめに、「テレワークのルール」を決めよう
テレワーク導入にあたっては、就業規則や評価制度など社内ルールの見直しが必要です。
規則や制度が会社に出勤することを前提にしている場合、テレワーク導入後にさまざまな不具合が出てくると考えられるためです。
就業規則の見直し
通常勤務とテレワーク勤務で労働時間や労働条件が同じであれば、既存の就業規則のままでも問題ありません。
ただし、「通信費用が従業員負担になる」「始業・終業の業務連絡が必要になる」など、通常勤務にない負担がテレワーク時に限って必要になる場合は、就業規則の変更が必要です。
また、テレワークを機に就業時間についても見直しをしておくとよいでしょう。
時間の有効活用がしやすいフレックスタイム制を導入するなど、テレワークがしやすいルールを取り入れることも大切です。
評価制度の見直し
上司と評価対象者が離れて仕事をすることになるテレワークでは、「仕事が適切に評価されているか」「通常勤務者に比べて人事評価が低くなるのではないか」という不安を抱える従業員が多いものです。そのため配慮の行き届いた制度設計が必要です。
テレワークにおいて、成果が数字で見えない部門の評価が難しいことは事実です。
そんな部門にも適用しやすい方法に、「目標管理制度」があります。従業員自身が目標を設定し、達成割合を自己評価と上司の評価の二面から測るというものです。
勤務状況を対面で確認できなくても公正に評価ができるとして、テレワークを導入している企業の多くで採用されています。
端末・ソフトなどの環境整備
ルールが固まったら、次に必要なのが、テレワークに必要な環境の整備です。
テレワーク導入前に、以下のアイテムを揃えましょう。
業務用ノートパソコン／タブレット／スマートフォン
ノートパソコンやタブレットは、情報漏えいリスクやセキュリティ面から考えると、従業員の私物を流用するより、会社で購入して貸与する形をとる方が安心です。
やむを得ず私物を使用してもらう場合は、データを危険にさらすソフトが入っていないかの事前確認や、業務用と個人用のログインアカウントは必ず別にするなどのルール決めを行いましょう。
業務用モバイルルーター
駅やカフェなどで利用できる無料Wi-Fiの中には、十分なセキュリティ対策をせずに使うとデータ盗聴などのリスクにさらされる回線もあります。
営業先などで「モバイル勤務」を行う可能性がある従業員には、モバイルルーターを貸与し、特定の回線のみを使用してもらうルールにすると安心です。
業務用ツールソフト
従業員同士の情報共有をスムーズにするためのツールとして、①勤怠管理、②データ管理、③Web会議の3種類のソフトは、最低限用意しておきたいもの。
データ管理には、クラウドアプリやファイルサーバーの利用がおすすめです。通常勤務時だけでなく、テレワーク時でも同じようにデータにアクセスができ、データの取り違えが防げます。
専門業務に欠かせないソフトやツールについては、テレワークを実施する予定の部門にヒアリングを行いながら準備します。クラウド型ソフトへの切り替えを検討するなど、作業環境の見直しも同時に検討していくとよいでしょう。
コミュニケーションの改善に！「一目置かれるWeb会議ツールの使い方！」
テレワーク担当者の悩みはプロの手で解決できることも！
今回は、テレワーク担当者が行う導入前の準備についてご紹介しました。
担当者一人でテレワーク導入を行わなくてはならず、「課題の整理がしにくい」「何からすればいいかわからない」という悩みを抱えるケースもあるようです。
プロの手を借りることで解決する場合もあるので、一人で悩みすぎずに相談できる窓口を見つけておくことをおすすめします。
NTT東日本では、ネットワーク環境の運用・セキュリティ対策を支援する『ダイヤモンドサポート』で、テレワーク導入前後のサポートも行っています。
困ったな…と思ったら、まずは問い合わせしてみてください！
情報システム担当に任命されてしまいました。
こう見えて全然パソコンとか詳しくないので、困るんですけど…。