紙帳票でテレワークできない？！アフターコロナの働き方改革

新型コロナウイルス感染症の流行に伴い、世の中は「テレワーク」を中心とした働き方改革が進んでいます。
2020年4月時点の調査によると、都内企業（従業員30人以上）のテレワーク導入率は62.7％という結果^※1がでており、同年3月時点の結果と比較して約2.6倍上昇しています。一方、テレワークを導入できたとしても、業務の性質上、テレワークを思うように活用できていない実態が明らかになってきました。

本コラムは、アフターコロナ時代で働き方改革を進めていくなか、特にテレワーク導入後の課題として挙げられる「ペーパーレス化」について、AI-OCR^※2やRPA^※3の利用実態も交え、課題解消方法の解説をいたします。

※1　
テレワーク導入率緊急調査結果
調査実施者：東京都
調査時期：2020年3～4月
調査対象：都内企業（従業員30人以上）
調査数：3月（回答数400社）4月（回答数394社）
出典参考
※2　
手書き書類や帳票の文字読取を行い、データ化するAI技術を使ったOCRサービス
※3　
人間に代わり、パソコン上の操作を自動で代替し、業務を遂行するサービス

本コラムでお伝えすること

テレワーク導入後に待ち受ける「紙帳票」問題
「紙帳票」がなくならない理由
AI-OCR・RPAの活用によるニューノーマルな働き方

テレワーク導入後の課題とは？

冒頭に説明した通り、企業のテレワーク導入率が進んでいます^※1。また、2020年4月からは働き方改革関連法案の適用範囲が中小企業まで広がり、多くの企業で働き方改革の一つであるテレワークのニーズが強まっています。一方、テレワークを導入できたとしても、そのあとに待ち受ける支障をきたすテーマのひとつとして「紙帳票」があります。

「請求書や注文書など入力すべき紙が多い。これらを自宅に持ち帰ることもできない。」

上記のようなことに、悩まれている方が多くいらっしゃるのではないでしょうか？
アドビ社の調査^※4によると、テレワークを実施した際、業務上の課題として感じたこととして「会社に保管してある紙の書類をすぐに確認できない」が最も多かったようです。紙帳票の問題は、まさに、テレワーク導入後に待ち受ける身近で大きな課題です。

紙の資料を確認できない...

※4　
テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果
調査実施者：アドビシステムズ株式会社
時期：2020年2月
調査対象：都内に勤務し過去3ヶ月以内にテレワーク勤務したことがあるビジネスパーソン
調査数：500人
出典参考

なぜ紙帳票はなくならないのか？

紙帳票がなくならない理由としては、取引先に起因しているケースを多く聞きます。注文書や請求書などは今までの慣例もあり、紙を主流とした手続きが残っていることが多く、全く紙を使わない状況にする事は難しいのが現状です。中途半端に紙帳票が残っている事が、ペーパーレス化に歯止めをかけている要因の一つでもあるかと思います。

次によく聞く理由は、現場の担当者にペーパーレス化が馴染まないケースです。ある企業に聞いた具体例についてお話しします。その企業は、過去、全社員へ電子タブレットを配布し、日報の投入を電子化することを試みたようです。しかし、現場社員のITリテラシーが追いつかず、日報の入力率が激減したため、紙運用に戻してしまったという話を聞いたことがあります。
紙をなくし電子化にするには最低限のITリテラシーを持つということが必要になります。社内にITリテラシーが足りない場合においては、電子化を信用しておらず、ペーパーレス化を受け入れることができない人は多くいます。人によるITリテラシーの違いを無くしていくことが必要となりますが、一筋縄でいかないのが実情のようです。

住民向けや取引先との業務は、紙をなくせない

ITリテラシー上、紙でないと現場になじまない

AI-OCR・RPAの活用によるニューノーマルな働き方

こうした、「紙帳票」問題を解決する為には、AI-OCRが有効なソリューションです。現在、職場で紙帳票を入力している方は、紙をPDF化しておけば、残りの作業は自宅などで実施することが可能になります。

事例として、2019年11月にある地方自治体での実証実験では、職場でしか実施できなかったアンケート集計業務うち、約95％がテレワークでできる業務領域になる見立てと示唆されています。
また、AI-OCRとRPAを組み合わせることで、業務効率性が飛躍的に向上することが期待できるのも魅力の一つです。当社が2019年8～9月に企業3社へ行ったトライアルでは平均で61.69％の稼働削減効果が得られました。こういった先進のテクノロジーの活用が、ニューノーマルな社会での働き方改革やコスト削減につながります。世の中の企業から一歩踏み出し、新しいことにチャレンジしていくことが、成功事例を作るうえでのポイントになるかと思います。