64.7%の企業が導入済み!クラウドの活用でコスト削減

　受付業務をクラウドサービスに“代行させる”などして、コストの削減を進める企業が増えています。クラウド受付サービスやクラウド入退室管理システム、クラウドPBXサービスなど、手軽に導入できて経費が圧縮できるお客さま対応関連のクラウドサービスを紹介します。

事務処理だけではない、クラウドサービスの新潮流

　ここ数年で急速に普及した感のあるクラウドサービス。総務省の「令和元年通信利用動向調査 」によると、国内4,587企業のうち、64.7%の企業が「クラウドサービスを導入している」と回答しています。クラウドサービスを利用する理由の第1位は、「資産、保守体制を社内に持つ必要がないから」（45.9%）。会社のものとしてゼロから導入する場合は大きなコストがかかりますが、クラウドサービスを導入すると、そのような初期費用が抑えられます。また、メンテナンスの手間や人件費がかからないところも評価されています。

　数年前まではクラウドサービスというと、経理やHR（人事・採用）など、事務処理関連のソリューションが多かった印象ですが、最近は、受付や入退館管理など、お客さま対応関連のサービスが多くなってきました。これらをうまく取り入れ、人手不足の解消やコストの削減につなげている企業も増えています。

1日およそ2時間の業務効率化を実現、無人化経営に乗り出す企業も

　続々と登場しているお客さま対応関連のクラウドサービス。どのようなサービスがあり、実際にどのようなシーンで活用されているのか、詳しく事例を見ていきましょう。

　3,000社以上の企業に導入されているクラウド受付システムが「RECEPTIONIST」（レセプショニスト）です。アプリをインストールしたタブレット端末を置くだけで“無人受付システム”として利用でき、来客の知らせがSlackなどのビジネスチャットやスマートフォンに届く仕組みになっています。他に来訪者の記録機能やアポイントメントの調整機能なども用意されています。

　実際に「RECEPTIONIST」を導入した企業のなかには、1日に約2時間分の業務効率化に結びついたという企業や、受付人員をひとり減らしたという企業もあります。また、「受付業務によって集中力が阻害されることがなくなった」という声もあります。こうした実績からも、クラウド受付サービスが業務の効率化、人員コストの削減、社員のストレス軽減と、幅広く効果を発揮していることがわかります。

　このほかに注目を集めているのが「Akerun入退室管理システム」です。ドアの鍵部分に取り付ける専用機器と、コントローラーがセットになったスマートロックシステムで、手持ちのスマートフォンやICカードを鍵として使うことが可能です。一般企業だけでなく、例えばフィットネスジムが会員に権限を付与して、社員が不在のときでも自由に入退館できるようにするなど、無人化経営によるコスト削減にも活用されています。

コスト削減が期待できる「クラウドPBX」とはなにか

　もうひとつ注目したいのが、「クラウドPBX」サービスです。クラウドPBXサービスとは、クラウド上にPBX（構内電話交換機）を構築して使う仕組みのこと。スマートフォンにも対応しており、例えば会社にかかってきた電話を個人所有のスマートフォンで受け取ったり、スマートフォンから会社の電話番号で電話をかけたりすることもできます。

　従来のPBXと比べて社内にハードウェアを設置する必要がないため、設置費用や回線工事費用といった導入コストが抑えられます。また個人のスマートフォンを会社の電話として利用できるので、電話端末の購入費用軽減にもつながります。クラウドPBXを導入してコスト削減に取り組む企業も多く、導入が進んでいます。

　1端末につき月額350円から利用できる「モバビジ」、最短1営業日で導入できる「クラウドフォン」、連絡先情報をクラウドで管理・共有できる「Arcstar Smart PBX」など多くのサービスが登場していますので、費用、機能、サポートなどを比較して、自社に合ったものを選択するとよいでしょう。

　ほかにもクラウド会議室予約システム、クラウド展示会受付システム、クラウド名刺管理システムなど、近年さまざまな形のクラウドサービスがリリースされています。場所や端末を選ばずにアクセスできるクラウドサービスは、テレワークと相性がよい点も魅力です。「経費の負担を見直したい」「コストを圧縮したい」と思ったら、まずはクラウドサービスに注目してみてはいかがでしょうか。