社員がいる場所がいつでも営業の拠点になる！

　外出していることも多い営業担当者と、社内の稼働が多いスタッフでワークスタイルが異なるのは当たり前の面はあります。しかしその結果、情報共有の面でも社内がバラバラになるのは、会社としては大きなロス。スマートフォンを活用することで解決できる道筋があります。

スマートフォンで変わる営業スタイル

　技術がワークスタイルに影響を与えることはしばしばありますが、スマートフォンの登場により、営業担当者の動きにも変化が見られました。特にコミュニケーションや情報収集については、スマートフォンがあれば社外にいてもＰＣを用いるのと同程度に行うことが可能です。社外にいることが多い営業担当者にとっては、機動性や対応力が大いにアップしたといえるでしょう。

　ただ、スマートフォンの急激な普及は、使用方法や習熟度が個人任せとなり、情報収集の手法も人によってバラバラ。会社としてきちんとしたレギュレーション（規則・ルール）策定に手が付けられないケースが多いのも現実です。利便性が上がった一方で、端末の管理や情報セキュリティなど、放っておけば大きな問題となりかねない“落とし穴”もあるのです。

“我流”に頼りすぎない情報共有の仕組みとは

　顧客の獲得や確保は、営業担当の腕の見せ所、どんな手法を使うかは一人ひとり異なるテクニックがある……、経験に裏打ちされたこういった仕事観も間違っているわけではありません。しかし、“我流”が幅を利かせすぎれば、社内での情報共有が困難になってしまいます。個々人のワークスタイルを尊重しつつ、わかりやすい情報共有の枠組みを用意することが会社としての役割と言えるでしょう。

　たとえば、お客様の連絡先リストは、営業的に非常に重要で役に立つもの。これを営業担当一人ひとりがバラバラで持つのでなく共有できれば、ロスを減らし、チャンスを増やすことが可能です。「名刺交換をしたら必ず共有リストに追加する」といった簡単なルールを決めておくことで、情報共有の枠組みを作るのがよいでしょう。こうやってできた共有リストは、一人ではなかなかたどり着かなかった新しいアタックリスト作成の糸口になるはずです。

安全な共有方法を選ぶことも会社としての責務

　情報共有は一方で情報拡散でもあるので、注意深い管理が必要です。特にお客様の連絡先情報は、重大な個人情報となる場合もあります。きちんと取り扱わなければ、「社外秘営業情報の漏出」どころではなく、個人情報保護の面で問題が発生しかねません。共有する情報の内容や、共有に用いる端末の管理も会社としてルールを決めておくべきです。

　たとえばスマートフォンを活用する際には、情報や端末管理の方法として、個人持ちの端末に会社専用の電話番号や通信機能を付与するサービスの利用が考えられます。個人の端末で、会社専用の機能を安全に使えれば、情報セキュリティや料金の不安もなく仕事に活用することができます。このようなサービスの導入は、個人情報保護や通信料金の面からも、即効性のある営業支援策と言えるでしょう。

スマートフォンひとつひとつが強力な拠点になる

　“我流”を会社標準にそろえていく取り組みは、人によっては過干渉、面倒くさいと思われる面も当然あるでしょう。そのような不満には、ある程度丁寧な対応も必要ですが、なによりも利便性や有用性で納得を得ることが重要です。

　たとえば顧客リストの共有にしても、同僚からのリストを寄せ集めただけではインパクトは少ないかもしれません。新たに共有システムを導入するのを契機に、営業セクション以外のスタッフや、役員たちのコネクションも顧客候補リストに加える、といった方法が考えられます。社内から名刺を供出してもらって、一気にリスト化するだけでもこれまでとは異なる効果が期待できます。

　さらに共有の方法をスマートフォン、ＰＣどちらでも使えるシステムにすれば、社外・社内の差を気にすることなく、必要な時に必要な情報を得ることが可能です。

　営業担当者が、最前線で、一人で戦うのではなく、情報共有や端末面で会社がバックアップしていくことで、スマートフォンのある場所が会社の営業拠点になるといっても過言ではありません。即効性のある営業支援策、という面からも通信システムの見直しには効果が期待できます。