C社はテレワークでうまくいかないことが続発して、最近は縮小する流れだそうです。
紙の書類が多くて「出勤した方が早い」ということだそうで。
先進的な企業だと思っていたんですが、ペーパーレス化がまだだったんですか。
意外です…！
テレワークの失敗事例にはどんなものがある？
テレワーク導入までのハードルは越えられても、実際に導入してみると、現場から不満が続出するケースもあります。企業が「うまくいかない」「失敗した」と考えるケースには、どんなものがあるでしょうか。ここではテレワーク導入後の失敗事例をみていきたいと思います。
コミュニケーション不足で作業の遅れやミスが発生しやすい
オフィスで仕事をしていた時には、声をかけるだけですぐに解決できた疑問点も、テレワークでは常に文書化しなければなりません。
メールやチャットでは、表情や態度、声に含まれたニュアンスが相手に伝わらないため、言葉通りに捉えてしまい、気持ちや伝達内容にすれ違いが生じやすくなります。
また、気軽に声をかけたり相談できる場が不足することで、雑談などから生まれるアイデアが出にくくなったり、相手のキャラクターが把握しにくくなったりと、仕事がしにくい環境に陥ってしまうこともあります。
サボりや働きすぎの管理が難しい
テレワークでは、従業員の働く姿を見ることができません。管理をする上司と、その下で働く部下の間に信頼関係が築かれていない場合、たいした理由なく「サボり」だと疑ったり、必要以上に細かな報告を義務付けたりして、部下が疲弊してしまうこともあります。
また、通勤がないため、終業時間後に仕事を続けても、働きすぎを注意する人がいない状況にあります。そのため、深夜まで作業に没頭してしまったり、結果を出すために長時間粘りすぎたりと、働きすぎてしまう従業員も出てきます。
対面でしかできない業務や紙の書類が必要な業務がある
これまで対面で行っていた決裁や稟議などの申請も、テレワークの場合はチャットやビデオ通話で行うことになります。双方がオンラインでのコミュニケーションに不慣れだと、承認作業が進みにくくなる可能性があります。
また、書類への押印が義務化されていたり、取引先と紙の書類でやり取りするフローが残っていたりすると、押印や契約書作成、郵便物を受け取るといった業務が発生します。
業務がテレワークで完結しにくくなるため、現場としては出社した方が早い…という判断になってしまうこともあります。
テレワークの失敗は社内マニュアルが原因？
テレワークの失敗事例をみていくと、従業員や社内マニュアルが「新しい働き方に対応しきれていない」ことが共通した原因であることがわかります。
では、現状うまくいっていないテレワークを成功に導くためには、どんなポイントに着目すればよいのでしょうか。
テレワークで起こりがちなコミュニケーション不足を改善するには？
顔を合わせているときには簡単にできた「報告・連絡・相談」がしにくくなったり、チームの結束力が弱まり、仕事に対する責任感や意識が低下したりします。コミュニケーション不足による問題は、テレワークで多くの人が体験しています。
そこで着目したいのが、Web会議ツールやチャットツールです。
ただし、ツールを導入するだけでは不十分です。必要なのは、「ささいな雑談」「気軽な相談ができる場」としてオンラインの場所を設置することです。
「今どんな業務をしている」「こんな難題にぶつかって、誰々に助けてもらった」などの雑談から、新たなアイデアや問題解決方法が見つかることもあるのです。
また、互いのキャラクターを把握し、連帯感を生み出すなど、従業員のモチベーション維持にも役立ちます。
コミュニケーションの改善に！「一目置かれるWeb会議ツールの使い方！」
勤怠管理や人事評価のシステムを見直す
同じオフィスに勤務している場合は容易な「勤怠管理」も、姿が見えないテレワークでは難しくなります。
しかし、「仕事をしていることをパソコンの操作ログで確認する」「勤務確認をするために、頻繁な進捗確認を行う」など、極端な干渉をしている場合は、体制の見直しが必要です。
管理をする側は安心できても、管理される側は「信頼されていない」と感じ、モチベーションが低下してしまいます。
基本的に、テレワークは上司が部下を信頼することで成り立つ働き方と考えましょう。
また、「人事評価」では姿が見えないため、「心証」を重視した評価は難しくなります。
しかし、ダラダラと過ごしてしまい労働時間だけが長いケースもあるため、時間だけでは評価ができません。テレワークの内情に沿った新しい評価基準を設ける必要があります。
ペーパーレス化・社内稟議の電子化を推進する
テレワークを成功させるためには、書類のやり取りや押印のためだけに出社するという非効率な業務をなるべく減らすことが求められます。
初めからすべての書類を電子化することが難しい場合は、仕事上必要な書類や請求書などといった簡単なものから導入してみてください。最終的には契約書などの重要書類もペーパーレス化することを目標に置くとよいでしょう。
また、テレワークでは稟議や決裁についても、オンライン上で処理できるように社内マニュアルを改定していく必要があります。システムを根本から見直すことで、ビジネススピードや生産性向上といった効果が生まれるかもしれません。
テレワーク導入をお考えの方に！「テレワーク導入ガイドブック」
マニュアルやツールの見直しでテレワークを成功に導こう
今回は、テレワーク導入に関する失敗例とその対策について紹介しました。
上記で紹介した以外にも、在宅勤務時のネットワーク環境の整備を従業員各自に任せている場合には、「自宅にインターネット回線がない」「利用している回線では業務に必要な速度が出ない」といったケースが発生しています。
また、端末も従業員の私物に頼った場合、「手持ちのパソコンのスペックが足りずに業務がスムーズにいかない」といったこともありえます。
従業員の自宅のネットワーク環境についてヒアリングをするとともに、テレワークのマニュアル作成を進め、ひとりひとりが気軽にテレワークを活用できるシステムを構築していきましょう。
今朝、C社の河津さんをひさしぶりに見かけました。
C社は全面テレワークに切り替えたと聞いていたんですけど、普通に出勤日もあるんですね。