【初心者必見！】テレワークに必要なもの、企業が準備するものについて詳しく解説！

1. テレワークに最低限必要なもの5選

まず、テレワークを始めるために最低限必要なものをそろえるところから始めましょう。

パソコン

テレワークには、ネットワークに接続するパソコンが欠かせません。プライベートではスマートフォンやタブレットで事足りているという方も増えていますが、多くの場合、仕事をするにはパソコンが必要です。

会社が貸与してくれれば良いですが、自分で用意しなければならないというケースもあります。その場合、どのような機能やスペックが必要なのか確認すると良いでしょう。仕事を効率的に進めるには、ある程度のスペックが必要になります。

また、セキュリティ面での安全性を確認するため、OSやセキュリティソフトについても調べておくことをおすすめします。

インターネット回線

テレワークをする際、働く場所にインターネット回線があることも重要です。遠隔地のシステムに接続したり、オンライン会議でビデオ通話をしたりするため、高速で安定したインターネット環境は必須です。

作業場所まで引いたインターネット回線にパソコンを接続するには、LANケーブルで有線接続する方法と、無線LANで無線接続する方法があります。いずれもルーターなどのネットワーク機器が必要です。回線事業者からレンタルできることもありますが、使いたい機能によっては、ご自分で用意しなければならないでしょう。

有線接続にするか、無線接続にするかは、どのように使いたいかで決まります。それぞれの特徴は以下のようなものです。

• 有線LAN

  容量が大きく安定した通信が利用できる
  作業場所がケーブルの届く範囲に限定される

• 無線LAN

  建物の構造や環境によって通信が不安定になる
  電波の範囲内を自由に移動できる

イヤフォン・ヘッドフォン

オンライン会議の際、関係ない人の声が入ったり、会議の声が部屋の外へ漏れたりすることがあります。これを避けるには、イヤフォンやヘッドフォンを使います。着信の声は漏れず、不必要に大きな声を出すこともなくなります。

また、周囲の雑音が多い環境で仕事をするときは、ノイズキャンセル機能を持ったイヤフォンやヘッドフォンが便利です。出先や移動中に仕事をする機会の多い方は、集中して作業できるしょう。

業務に使用するソフトウェア・ツール

テレワークでは、その仕事の内容によってソフトウェアやツールが必要になります。例えば、業務で使用するファイルを操作する文書ソフトやチャットツール、会計ソフトなどです。

必要なツールやソフトウェアを用意することで、テレワークでもオフィスにいるときと同じように仕事ができます。

Web会議システム

テレワークでは、対面で会話したり、情報交換をしたりする機会が減ってしまいます。コミュニケーション不足が原因で、チームワークの乱れや情報伝達ミスが起こることもあります。

こうしたことを避けるため、Web会議システムは有効です。定期的にWeb会議を行うことで認識の違いを解消し、足並みをそろえて業務を進められるでしょう。

2. テレワークであると便利なもの4選

テレワークをするときに、用意しておくと便利なものを以下にまとめました。効率的、快適に仕事をする助けになるので、準備してみてはいかがでしょうか。

デスクとチェア

テレワークには、自分の体に合うデスクやチェアを用意しましょう。テレワーク中は、基本的に座りっぱなしの長時間作業になります。快適に過ごすためにデスクとチェアは重要なアイテムです。

体に合わないデスクやチェアは、腰や背中が痛くなったり肩が凝ったり、体の不調を招くことがあります。座ったときの高さやパソコン画面を見るときの姿勢・目線などは、疲れや体調に大きく影響します。

デスクやチェアは種類が多いので、職種や業務内容に応じて選びましょう。最近はテレワーク向けの製品も多く出ています。

キーボード、モニターなどのパソコン周辺機器

テレワークを効率よくするために、パソコン周辺機器では使いやすいキーボードやモニターなどを選びましょう。タイピングしやすく長時間使っていても疲れないキーボードや、見やすく目が疲れにくいモニターで、同じ作業量でも疲労を軽減できます。

ほかにも、マウスやアームレストなど必要に応じて用意し、快適に作業しましょう。

ヘッドセット

資料を共有しながら打ち合わせしたいときは、チャットでのやり取りより、オンライン会議の方が適しています。ヘッドセットがあれば、共有したファイルを見ながら、その場に一緒にいるような音声でのやり取りができます。

ヘッドセットを使うことで相手の声もクリアに聞こえます。特に社外の人とオンライン会議を行うときには、相手に不快な思いをさせないためにも通話環境はしっかりとしたものにしておきましょう。

プリンター・スキャナー・シュレッダー

テレワークの仕事場には、プリンターやスキャナー、シュレッダーもあると便利です。最近はペーパーレス化が進んでいますが、資料をプリントアウトすると誤字脱字やレイアウトの確認もしやすくなります。また、紙の資料をオンラインで共有したいときにはスキャナーがあると便利です。

印刷した資料にはさまざまな情報が書かれているので、そのまま捨てるわけにはいきません。小型のものでも良いのでシュレッダーがあると重宝します。

3. テレワーク実施の際に企業側が用意しておくもの4選

テレワークの実施にあたって会社が用意すべきツールやシステムを以下にまとめました。テレワークを始める前にチェックしましょう。

リモートアクセスツール

リモートアクセスツールは、遠隔地から社内のファイルに安全にアクセスできるツールです。導入すれば、外部のパソコンから会社のデータにアクセスできるようになります。

リモートアクセスツールには、会社のサーバーにアクセスするものや、オフィスの自分のパソコンにアクセスして遠隔操作できるものなどがあります。

セキュリティ対策システム

テレワークをしている間は、パソコンや端末を社外に持ち出すことになります。このため、内部に保存しているデータが流出するリスクがあります。こうした情報漏えいを防ぐため、パソコンには必ずセキュリティソフトを導入しましょう。

また、使用する予定のシステムやツールの情報セキュリティ対策は確実なものか事前に確認する必要もあるでしょう。

勤怠管理システム

テレワークでは、ほかの社員がどのようにしているのかが見えません。このため勤怠状況の把握が難しくなります。会社にはテレワークに対応した勤務管理システムを導入する必要があります。

勤怠管理システムは、パソコンやスマートフォンからの業務開始終了の打刻や、作業状況の記録などができるものが良いでしょう。勤怠管理システムを適切に使用し、勤務時間を適切に管理することが大切です。

コミュニケーションツール

テレワークではコミュニケーション不足になりがちです。同じ場所で長時間過ごすオフィスと違って、雑談をする機会もなくなります。

また、コミュニケーションが足りないと上司が部下の悩みに気付きにくかったり、業務が遅れる原因になることもあります。

コミュニケーション不足を避けるため、Web会議ツールやチャットツールなどを導入しましょう。これらのコミュニケーションツールを活用してコミュニケーションの機会を設けることが大事です。

4. テレワークの実施にはルールの整備も大切

テレワークでは、ルールの整備がとても重要です。仕事を進める上でのルールをつくって、事前に社員に周知・徹底しましょう。この章では、テレワーク実施前のルール整備におけるポイントを説明します。

就業時間やスケジュールを明確にしておく

テレワークをしていると、仕事の開始時間や終了時間の管理が難しくなったり、一つひとつの業務が個々人のペースになったりしがちです。なかには、周りの人の目が無いことでダラダラと作業してしまう方もいるでしょう。

そのため、全体のスケジュールを時間割のように組み立てておくことをおすすめします。特にチームプレーが多い場合は、テレワークをしているときも終業時間やスケジュールを明確にし、周りの人とも共有しておきましょう。

進捗報告を義務付ける

仕事中の様子が見えないテレワークでは、業務の進捗状況がわかりにくくなります。管理職にとっては、就業時間だけでなく業務の進捗状況も把握しておきたいところです。

テレワークで働く社員には、業務ごとの進捗報告を義務付けましょう。進捗情報が把握できれば業務の割り振りやフォローもしやすくなります。ルールや報告時のテンプレートなどを用意しておくことをおすすめします。

情報共有・コミュニケーションを積極的に行う

テレワークは情報共有がしにくく、コミュニケーション不足になりがちです。コミュニケーションが足りないと、仕事の進捗状況が不明瞭になったり、必要な質問もしにくくなったりします。

テレワーク中は、Web会議システムやチャットツールを使って積極的にコミュニケーションが取れる場を設けましょう。チーム内や社内で情報共有しやすい環境を整えることが大切です。

社内情報の取り扱いに注意する

カフェやワーキングスペースなどオープンな場所でテレワークをする人もいます。しかし、オープンな場所でのWeb会議や業務上の機密情報のやり取りは、第三者から見られる可能性もあり、情報漏えいのリスクを高めます。また、書類やパソコンの盗難や置き忘れも起こりうるので、いっそうの注意が必要です。

テレワークを実施するにあたって、NTT東日本では法人向けに役立つ資料やわかりやすいコラムを多数紹介しています。「テレワーク導入ガイドブック」など、テレワーク導入時に参考になる資料を掲載しているので、ぜひご覧ください。

5. テレワーク実施前に必要なものを把握しておこう

テレワークを導入する企業が増えています。テレワークでは、社外にいてもオフィスと同じように仕事のできる環境が求められます。そのためには、パソコンや安定したインターネット環境、業務をスムーズに行うためのシステムやツールが必要です。

また、機器やシステム、ツールだけでなく、テレワーク時のルールの作成・周知も大切です。テレワーク中はコミュニケーションが不足したり、業務の進捗状況の把握が難しくなったりします。ルールを作ってチーム内の情報共有ができるようにしましょう。

テレワーク実施前に必要なものを把握し、スムーズに導入できるようにしましょう。