業務効率化ツールのおすすめ10選！導入時のポイントやメリットを徹底解説

業務効率化ツールとは、主にICTを活用して業務を手助けするツールです。手作業や紙書類でのやりとり、話の行き違いなどをなくす各種アプリケーションやシステムのことをいいます。

業務効率化を導入すると、無駄な業務がなくなり、生産性のアップやコスト低減、働き方の改善につながります。具体的には、以下のような効果が期待できます。

• ●紙書類をほとんど使用しなくなるのでペーパーレスにつながる
• ●社員の働き方改革につながり、今まで時間がかかっていた業務のスピードが向上する
• ●情報が共有され、知りたい情報をすぐに出せる

業務効率化ツールを活用できると業務の無駄が減り、労働環境の改善にもつながります。労働力の有効活用を考える多くの企業にとっては、業務効率化ツールの適切な活用が課題解決の鍵といえるでしょう。

業務効率化ツールを導入するメリットは以下の3つです。

• ●コスト低減
• ●人材不足の解消
• ●生産性向上

導入するメリットを把握できると、自社に適したツールを選べます。この章では、3つのメリットをそれぞれ解説していきます。

ツールの活用により作業時間が短縮できると、人件費や残業代などのコストを抑えられます。たとえばコミュニケーションツールを利用すれば、会議の時間や事業所間の移動コストが減らせるでしょう。少ない労働力でも既存の業務に対応できるようになるため、人件費の低減も可能です。

また、書類をデータ化することで、印刷や管理のコストを低減できます。コストの低減は企業の業績向上につながるため、積極的にツールの活用を進めていきましょう。

業務効率化ツールの導入によって、作業時間の大幅な短縮が可能です。時間短縮により、捻出できたリソースで人手が足りていない業務に時間を割けるようになります。たとえば、ツールを用いて定型作業が自動化される仕組みを作ると、従業員の時間が増え、さらに生産性の高い業務に注力できます。

人材不足に悩んでいるときは社員を増やす以外にも、業務効率化ツールの導入によって解決できる可能性があります。

生産性向上が図れるのも、業務効率化ツールを導入するメリットのひとつです。業務効率化ツールを導入することで、作業時間の短縮や社員のパフォーマンスアップにつながります。

判断の伴わない単調な作業を減らし、限られた労働力で生産性の高い業務に集中することができます。人為的なミスが減り、時間に余裕が生まれると、社員のパフォーマンスアップが期待できるでしょう。

業務効率化ツールを導入する際のポイントは、以下の3つがあげられます。

• ●情報セキュリティ対策
• ●サポート体制
• ●操作性

導入のポイントを理解していると、ツールの見極めが早くてスムーズに進みます。この章では、それぞれのポイントについて詳しく紹介します。

業務効率化ツールはインターネット上で使用するツールなので、企業の重要な情報が漏えいするリスクを防ぐためにも、情報セキュリティ対策が重要です。

ツールを提供している公式サイトでは、実際の使用例や導入実績などが公開されている場合があります。公開されている場合、その実績を基準に安心して使用できるツールかどうか検討していくと良いでしょう。

業務効率化ツールは、自社で利用している既存のシステムとうまく合わない場合があります。そのため、サポート体制が整っているツールを選ぶことが大切です。特に海外のツールは、日本語のサポートが不十分なことがあるので、導入前にチェックしましょう。

ツールが動かなくなったり、担当者がいなかったり、他社との連携がうまくいかなかったりと、導入後にトラブルが起こることがよくあります。サポート体制が整っていれば、これらのトラブルにも迅速に対応してもらえます。

業務効率化ツールを導入する際に操作性も考慮すべき点の1つです。どれだけ有益なツールであっても、扱いにくいと効果が得られません。使いこなすための教育費用や研修費用がかさむことになります。それゆえ、社員のICTスキル・リテラシーに適したツールを選択することが肝心です。

多くの業務効率化ツールは無料で利用可能です。そのため、スモールスタートで取り組むことで、導入が円滑に進むでしょう。

業務効率化ツールはさまざまな種類と役割があるため、自社の目的に合ったツールを選択するためにも、それぞれの機能を確認しておきましょう。

• ●Web会議ツール
• ●ビジネスチャット
• ●RPA
• ●ペーパーレス化ツール
• ●電子契約システム
• ●会計ツール
• ●タスク管理ツール
• ●SFAツール
• ●名刺管理ツール
• ●オンラインストレージ

この章では、おすすめの業務効率化ツールを10種類あげて、それぞれ紹介していきます。

Web会議ツールとは、インターネットを使って音声と動画を共有し、リアルタイムで会議ができるコミュニケーションツールです。パソコンまたはスマートフォンなどを使い、双方向でリアルタイムかつ複数の人と会話できるという特徴を持っています。

インターネット接続ができれば、パソコンやスマートフォン、タブレット端末など、デバイスを問わずに「いつでも・どこでも」使えます。離れた場所にいる社員と一度にコミュニケーションが取れるため、本社などに出向くコストを低減できます。

ビジネスチャットとは、ビジネス業務での使用を目的に開発された、社内外のコミュニケーションツールです。誰でも簡単に無料で利用できるチャットツールであるという特徴を持っているので、インターネット接続ができれば、デバイスは基本的に問いません。

ビジネスチャットの利用により、社員間のコミュニケーションが取りやすくなり、働きやすさなどにも良い影響を与えられるので、人員の定着が期待できます。

RPAは「Robotic Process Automation」の略で、定型的な業務や単純な作業を自動化する技術です。事前に決まった動作を設定しておくことで、大量の事務作業もミスなく進められます。単純な作業をRPAに任せることで、労働力をコア業務に振ることができ、生産性が向上するでしょう。

たとえば、経理や人事・総務部門などのバックオフィス業務にRPAを導入することで、人員計画や評価精度の策定に十分なリソースを投入できます。また、RPAはプログラミングが不要であるため、システム関連の部署以外でも利用が可能です。

ペーパーレス化ツールは、会議資料や稟議書、契約書、請求書など、社内外の書類を電子化できます。システム上でのやり取りが可能で、紙を使わずに済むため、郵送や書類管理に関わるコストを低減できます。

たとえば、ペーパーレス化ツールを利用して企業間で取引を行うと、受発注や請求・支払い業務などがシステム上で完了するでしょう。会議においては、資料を事前に送信し、変更点が生じた場合はシステム上で都度共有できるため、再度印刷する必要がなくなります。

さらに、ツールを活用することで書類の盗難や紛失を防ぐことができ、情報セキュリティが強化されます。紙資源の節約は社会貢献としても効果があり、企業イメージの向上にもつながります。

電子契約システムとは、クラウド上で契約ができるシステムです。契約ができるだけでなく、契約書を一元管理できるツールでもあり、事前に合意済みの契約書や発注書などに電子署名して、書類として保管できます。

印紙税も必要ないため、書類の持参と輸送、保管にかかるコストの低減も可能です。

会計ツールとは、クラウド上で会計処理ができるツールです。決算書はもちろん、請求書や見積書や納品書などを簡単に作成できるという特徴を持っています。

インターネットバンキングから自動で会計帳簿データを変換できるという機能もあるので、会計ツールひとつで面倒な会計処理が簡単にできます。会計処理に全くの初心者・経理未経験者でも使いやすい設計がされていることが多いです。

タスク管理ツールとは、タスクを可視化できるツールです。チーム全体の業務を可視化して共有する機能を持ち、タスク漏れを発見しやすくなるというメリットがあります。そのため、業務の漏れを発見できたり、進捗状況の遅れに対処できたりします。

また、タスクの進捗状況が一目でわかるので、このツールだけで確認や報告などの手間が省けます。一部の社員に業務が集中している状況も把握できるので、早期改善することで職場の働きやすさの向上もはかれます。

SFAツールとは、営業活動を支援するツールです。顧客の情報を管理して営業をサポートする役割を持ちます。

顧客の基本情報や商談状況、受注金額、提案書など、あらゆる情報のほとんどを一元管理することが可能です。売上の目標を設定したり、予測を一覧表示することもできるので、営業に携わる方にとって必須のツールです。

名刺管理ツールとは、名刺情報を電子データ化して一元管理しやすくするツールです。名刺情報を個人管理ではなく、一元管理された情報に変えることで会社全体の資産として活用し、営業活動の効率化をはかることを目的としています。

一元管理するために、紙の名刺を電子データ化して、データベースに保管する必要があります。また、多くの名刺管理ツールには、名刺をまとめてスキャンして情報をデータ化させる機能や、名刺と自社の社員との関係性も可視化できる機能もあります。

オンラインストレージとは、データやファイルをインターネット上に保存できるサービスです。オンラインでデータを管理するので、離れた場所の社員とファイルを簡単に共有が可能となります。

バックアップが自動で行われているので、データに関する情報セキュリティは万全です。誤ってデータを削除してしまった場合、バックアップを利用することで復旧が容易となります。操作性がシンプルであるツールが多いので、直感的に使用できます。

業務効率化を進めるためには、ICTツールの活用が欠かせません。ただし、やみくもにツールを導入しても業務効率化の効果は薄く、かえってコストがかかる場合があるので、自社の目的に適したツールを探す必要があります。

NTT東日本が提供する「おまかせ はたラクサポート」は勤怠管理や経理事務、電子契約に関するツールなど、バックオフィス業務全体をDX化します。

操作方法などでお困りの際も、1つのヘルプデスクで完結できるので、お問い合わせ先に迷うことはほとんどありません。また、電話やメール、画面共有によるサポートで管理者から社員まで操作方法を教えてもらえるので、操作に関するトラブルもサポートしてくれます。

業務効率化ツールをまとめて導入し、自社の生産性向上をはかりたい方は「おまかせ はたラクサポート」の導入を検討してみてください。

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業務効率化ツールはさまざまな種類と役割があり、活用できると企業の課題解決に大きく貢献します。導入の際には、メリットや選ぶためのポイントを理解し、自社の状況に適したツールを選ぶことが大切です。そのためには、今ある業務内容を見直し、課題を把握する作業から始めると良いでしょう。

なかなか業務が進まない、生産性が上がらないという課題を抱えている方はぜひ、業務効率化ツールの導入を検討してみてください。自社にとって必要なツールがあれば、積極的に導入するという選択肢もあります。複数ツールの導入を希望されている方は、「おまかせ はたラクサポート」の利用も検討してみてください。