監修 NTT東日本 コワークストレージ開発担当

たまった領収書を早く整理したいと思っている方に向けて、この記事は領収書の整理方法や整理する手順、早く整理するコツまで解説します。自分に合った領収書の整理方法を選び、すぐに取り掛かれるよう、ぜひ参考にしてください。

「領収書が山のようにあって整理が大変だ……」

「領収書を早くきれいに整理するコツはないかな？」

そうお考えではありませんか？
紙の領収書を整理する方法は、タイプによって大きく2つに分けられます。

「効率を重視して早く整理を終わらせたい」という方は、封筒やファイルに、項目ごとに分けてまとめて入れる方法がおすすめです。

また、「正確に確認できるようにするために、きれいに整理したい」という方は、ノートやA4用紙に、1枚ずつ貼って整理する方法がおすすめです。

今すぐに早く整理する必要がある場合は効率重視タイプ、後のことを考えて探しやすいように整理するならきれいに整頓タイプが良いでしょう。

領収書は、経理精算をする際や税務調査以外で見返す場面は基本的にはないので、「どの程度きちんとやっていいか分からない」「独自の方法でやっている」という方も多くいます。

しかし、早く整理を終わらせたいからと適当に分けていると、あとで領収書を探す必要があった際になかなか見つからず、かえって時間がかかってしまうケースがあります。

また、税務調査が来た際に証拠となる領収書が見つからないと、追加税を払わないといけなくなることもあるのです。

こういったリスクを防ぐために、領収書は探したい時にすぐに見つかるように、しっかりと整理しておく必要があります。

そこでこの記事では、領収書を早く正確に整理する方法とコツを解説していきます。

この記事を読むことで、自分に合った領収書の整理方法が分かり、山積みとなった領収書の整理にもすぐに取り掛かれるようになります。

領収書の整理にお困りの方は、ぜひ最後までご覧ください。

1.【タイプ別】紙の領収書を整理する2つの方法

冒頭でも述べたように、紙の領収書を整理する方法は大きく分けて以下の2つあります。 それぞれ解説していきますね。

1-1.【効率重視タイプ】封筒やファイルに入れて整理する方法

1-2.【きれいに整頓タイプ】ノートやA4用紙に貼って整理する方法

2.領収書を封筒やファイルに入れて整理する手順5STEP

ここでは、領収書を封筒やファイルに入れて整理する手順について解説していきます。 それぞれ確認していきましょう。

2-1.収納するアイテムを用意する

まずは領収書を収納するアイテムを用意しましょう。

アイテムとしては、イラストにあるような以下のものがあります。

• 封筒
• チャック付き袋
• 領収書ファイル

特におすすめなのは、チャック付きの袋です。中身が見えると何が入っているかあとで確認しやすいのと、チャックを閉めることで領収書を無くすことを防げるからです。

アイテムごとのおすすめをいくつか紹介していきますね。

【封筒のおすすめアイテム】

【チャック付き袋のおすすめアイテム】

【領収書ファイルのおすすめアイテム】

こういったアイテムの中で、ご自身に合った収納アイテムを選んでみてください。

2-2.分ける項目を決めてアイテムに書く

整理するアイテムが決まったら、領収書を分ける項目を決めて、アイテムにその項目名を書いていきます。

分ける項目は、月別・科目別・取引先別などがあります。どういった項目を選ぶべきかは、こちらを参考にしてみてください。

2-3.項目に沿って領収書を分ける

項目が決まったら、それに沿って領収書を分けていきます。

ここで重要なのは、領収書は分けるだけで、アイテムの中には入れないということです。「4章の領収書を正確に整理するためのコツ」でもお話ししますが、領収書は記入してから収納していった方が、二重に記入するリスクを低くすることができます。

実際に、月ごとに分ける場合を見ていきましょう。

上のイラストのように、1月・2月・3月…とそれぞれの袋を用意します。

領収書を見て、1月の領収書は1月の袋の上に置く、2月の領収書は2月の上に置く、という風に1枚1枚の領収書を月ごとに分けていきます。

そうすると、1月の袋の上には1月の領収書だけが残ります。

このように、決めた項目に沿って領収書を分けていきましょう。

2-4.分別した項目ごとに会計ソフトや帳簿に入力する

領収書を分けたら、分別した項目ごとに、会計ソフトや帳簿などに入力していきます。

ここで大事なのは、入力の済んだ領収書はすぐにアイテムに収納していくということです。こうしないと、どこまで入力したか分からなくなってしまうからです。

1枚入力したら袋に入れる、1枚入力したら袋に入れる…といった風に、入力したものはその都度収納し、二重入力をしないよう気を付けながら進めていきます。

2-5.封をして1つにまとめて保管する

領収書の仕分け・入力・収納まで完了したら、無くさないように封をして、1年分をひとまとめにします。

サイズはA3の大きな封筒や、チャック付きのA3ファイルであれば十分でしょう。

1年分をひとまとめにしたら、見えるところに「〇〇年分　領収書」などと記入し、保管します。

これで領収書の整理は終了です。

3.領収書をノートやA4用紙に貼って整理する手順7STEP

ここでは、ノートやA4用紙に貼って整理する手順について解説していきます。

それぞれ確認していきましょう。

3-1.整理するアイテムを用意する

まずは領収書を貼るアイテムを決めて用意しましょう。

アイテムとしては、イラストにあるような以下のものがあります。

• ノート
• A4用紙
• スクラップブック

特におすすめなのはA4用紙です。

A4用紙やルーズリーフなどのバラの紙は自由度が高く、「あとで領収書が見つかって追加したい」という時などにも、自由に追加できてカスタマイズしやすいからです。

また、ページが余ってもったいないということもなくなり、必要な分だけ適度に使えて、汎用性が高いという点も魅力です。

アイテムごとのおすすめをいくつか紹介していきますね。

【ノートのおすすめアイテム】

【A4用紙のおすすめアイテム】

【スクラップブックのおすすめアイテム】

3-2.分ける項目を決める

貼る用のアイテムが決まったら、領収書を分ける項目を決めていきます。

分ける項目は封筒やファイルに入れて整理する方法と同じで、月別（日別）・科目別・取引先別などがあります。

3-3.紙の右上に項目を書いていく

分ける項目が決まったら、紙の右上に項目を書いていきます。右上に書いておくと、探す時に発見しやすいのでおすすめです。

例えば、日ごとに分ける方は、1月1日〜12月31日まで順に日付を書いていきます。科目ごとに分ける方であれば、「接待費」「会議費」といった項目を書いていきます。

項目を書くときは太字のマッキーペンなどを使用して、目立つように大きく書いていきましょう。

3-4.項目に沿って領収書を分ける

項目が決まったら、それに沿って領収書を分けていきます。

分ける時は、下記の表のようにコツがあるので、確認してみてください。

3-5.分別した項目ごとに領収書にのり付けをして貼っていく

領収書を分けたら、ノートや用紙に貼っていきます。

この際、テープのりや両面テープで貼るのがおすすめです。液体のりを使うと、のりがはみだしてページ同士がくっついてしまったり、乾かすのに時間がかかったりするからです。

3-6.1ページ目から順に入力し、入力したものには赤ペンで印をする

領収書をすべて貼り終わったら、ノートや用紙の1ページ目から順に、会計ソフトや帳簿に入力していきます。

1枚入力したら赤ペンでチェックを入れることを繰り返して、入力済みかそうでないかを一目で把握できるようにしましょう。

3-7.無くさないように保管場所を決めて保管する

領収書の入力が終わったら、保管場所を決めて保管しておきます。

封筒やファイルに入れる方法と違い、ノートやA4用紙はまとめることで保管しやすいことも特徴です。

表紙には「2022年度分　領収書」など分かりやすく記入し、一箇所に決めて保管して、バラバラにならないようにしましょう。

4.紙の領収書を早く正確に整理するためのコツ

ここまでで、紙の領収書を整理する手順がお分かりいただけたと思います。

次に、領収書を早く正確に整理するためのコツについて解説していきます。特に領収書が膨大にある場合は、このちょっとしたコツを実践することで、時間を大幅に短縮することができます。

それぞれ解説していきます。

4-1.丁寧にやりすぎない

領収書を早く整理するためには、丁寧にやりすぎないということが重要です。

丁寧にやりすぎると、きれいに整理することはできますが、思っていた以上に時間がかかりすぎてしまいます。

やりすぎの例としては、ノートに領収書を貼る際に、先に鉛筆で印を付けてから1枚1枚少しも重ならないように貼ろうとしたり、少しズレただけでも貼り直したりといったこだわりが挙げられます。

これを全てやろうとすると、かなり時間がかかってしまいますよね。

丁寧にやりすぎないというのは、

「少しくらい曲がっていても1ページに貼るレシートが見えれば大丈夫」

「1ページに貼りきらなかったら次のページに貼ればいい」

といったように迷いなく作業を進めていける状態です。

大事なのは、あとで領収書が必要になった際に、お目当てのものをすぐに見つけることができればそれでいいのです。日付順などの規則に沿って並べてあれば、探し出すことは簡単にできますよね。

領収書を整理する際は、丁寧にやりすぎず、「あとで探す際に見つけられれば大丈夫」いう気軽な気持ちでどんどん進めていきましょう。

4-2.必要のない領収書はまず捨てる

基本的なことですが、必要のない領収書はまず先に捨てましょう。

いらない領収書が含まれていると、それだけで作業の量がかさみ、整理する際に手間がかかります。また、見ているだけでもやる気が無くなってしまうという影響面も侮れません。

例えば、家族や友人とプライベートでご飯に行った際の領収書は、経費にはなりませんよね。そういった領収書は、事業用の領収書とは別で保管するか、捨てて混ざらないようにしましょう。

「今すでに事業用の領収書とプライベート用の領収書が混ざってしまっている」という方は、項目に沿って領収書を分別するタイミングで捨てるのが効率的です。

4-3.【入れて整理する方】入力したらすぐに収納する

封筒やファイルに入れて整理する方は、「入力したらすぐに収納する」のが原則です。

2章でも触れていますが、入力した順に収納していくことで、経費を計算する際の二重入力を防ぐことができます。

1枚1枚収納するのは時間がかかると思うかもしれません。しかし、

• 経理の数字が合わなくて何度も確認する羽目になった
• 経費入力した領収書と入力していない領収書がごちゃ混ぜになって分からなくなった

ということになると、整理するのにもっと時間がかかってしまうことになります。

また、先に項目ごとに分けて項目ごとに入力しているので、収納する時に同じ場所に入れていけばよいので、そこまで時間はかかりません。

スムーズに整理していくためにも、「入力したらすぐ収納」を徹底しましょう。

4-4.【貼って整理する方】貼ってから入力する

ノートや紙に貼って整理する方は、入れて収納する方とは反対に、「貼ってから入力する」のが原則です。

3章でも触れていますが、こちらの方法は、入力してから1枚1枚のり付けして貼っていると膨大な時間がかかってしまいます。

紙に先にのりを貼って一気に領収書を貼る方が、貼る作業時間が短縮できるので、こちらの方法では先に領収書を貼るという原則を覚えて徹底しましょう。

5.領収書はクラウドで電子保存するのがおすすめ

ここまで、紙の領収書の整理方法について解説してきました。

しかし実は、領収書を電子保存にすることで、今行っている整理作業をカットすることができるのです。

ここでは、そもそも電子保存とは何なのか、なぜ電子保存がおすすめと言えるのかについて解説していきます。

5-1.電子保存とは

電子保存とは、領収書を紙ではなく、写真やPDFなどのデータに変換して保存することです。

紙で保存する場合は、紙の領収書をそのまま保管していますよね。

一方、電子保存の場合は、領収書を写真に撮るなどして、データをパソコンやクラウドの中に保管するのです。

紙保存は領収書が物体としてありますが、電子保存はデータなので物体がありません。

そのため、領収書データの保管先は、以下の2つの方法を選択することになります。

5-2.電子保存がおすすめの理由

紙の保存より電子保存がおすすめの理由として、以下の3つがあります。

• 業務の効率化を図ることができるから
• セキュリティを高められるから
• 保管スペースを削減できるから

それぞれ解説していきますね。

5-2-1.業務の効率化を図ることができるから

電子保存にすると、業務を効率化することができます。

特に経費精算を行っている経理担当者の業務は、大幅に効率化が可能です。

実際に、企業で経費清算を行うフローを比較してみましょう。

5-2-2.セキュリティを高められるから

セキュリティを高めるためにもクラウドを利用した電子保存がおすすめです。

電子保存は物体ではなくデータでやり取りをするため、紙で保存するよりも情報を失うリスクが少なくなります。

例えば紙で経理や社内の資料を保管していると、地震や火事、津波などの災害によって重要な資料が失われる危険性があります。

しかしクラウド上に電子保存しておけば、災害に巻き込まれて機器が破損したとしても、電子データは別の場所に保存されているため、情報は無事に残ります。

さらにうっかりデータを消してしまっても、一定期間のデータの復元ができるので安心です。

このように、紙で保存するよりも情報を失うリスクが少なくなり、社内のセキュリティを高めることができるためおすすめです。

5-2-3.保管スペースを削減できるから

保管スペースがいらなくなるというのも電子保存のメリットです。

領収書の保管は、個人事業主は長くて7年、法人だと長くて10年間の保存が決まっています。そのため会社によっては1部屋まるまる書類を保管する部屋が必要となり、書類の保管だけで年間数万円～100万円以上の場所代がかかることもあります。

電子化にすると物理的な保管スペースがいらなくなるため、場所代を節約できることがメリットになるのです。

さらにクラウドを活用すると、データの増量を自由に行えるため、保管スペースに困ることはありません。

• クラウドを利用して電子保存するなら「コワークストレージ」へ

クラウドサービスを利用して領収書を整理する場合は、ぜひNTT東日本のクラウド導入・運用サービス「コワークストレージ」にご相談ください。

領収書の電子保管にコワークストレージがおすすめな理由は、以下の2つです。

• • 料金プランが豊富で人数や用途に合ったプランが選びやすい
  • 使いやすい

それぞれ解説していきますね。

• 料金プランが豊富で人数や用途に合ったプランが選びやすい

初めての電子化となると「どれくらい費用がかかるのだろう…」と心配される方も多いと思います。

「コワークストレージ」は、クラウドサービス事業者の中でもトップクラスのリーズナブルさを誇るサービスです。

コワークストレージの料金プラン

• ご利用にはインターネット接続環境が必要です

こちらは「コワークストレージ」の料金プランです。このように料金プランが豊富で、人数や使用したい容量などそれぞれの事業者のニーズに合ったプランがあるのも強みです。

例えば、

• 従業員は3人で、容量も100GBの少量データから利用してみたいという方は「スタートプラン」
• 従業員は3人で、容量だけ3TBに増加したいという方は「スタートプラン+追加容量オプション」

といったように、使用したい状況で自由にカスタマイズできリーズナブルに利用することができるのです。

• 使いやすい

使いやすいというのも「コワークストレージ」の強みの1つです。

「コワークストレージ」の使い方は2種類あります。

【1】Windows標準搭載のエクスプローラーと同じ感覚で使える「コワークストレージ Drive」

【2】多彩な機能をさまざまなデバイスから直感的に利用できる「コワークストレージ Web ユーザーインターフェース」

これらは使う端末や使う場所によって、便利に使い分けることが可能です。

例えば、Windowsのパソコンを使用している方は「コワークストレージ Drive」を使用することで、通常のファイルフォルダと変わりなく使用することができます。

• 画像はイメージです

通常パソコンを扱っている方はすぐに扱うことができるでしょう。また、パソコンに不慣れな方も、操作性は簡単なので安心して使うことができます。

このように、NTT東日本の「コワークストレージ」は「領収書を簡単に整理したい」「早く整理したい」という方にとって、初めてのクラウド利用でも安心してお使いいただくことができます。

30日間無料でお試しいただける嬉しいトライアルもありますので、ぜひ試してみてくださいね。

• コワークストレージ 無料トライアル

6.まとめ

いかがだったでしょうか？

領収書を早く正確に収納できる方法が分かり実践できるようになったでしょうか？

最後にこの記事をまとめます。

◎領収書を整理する方法は2つあります。

• 入れて整理する方法
• 貼って整理する方法

紙の領収書を入れて整理する手順は以下のとおりです。

1. アイテムを用意する
2. 分ける項目を決め書いていく
3. 領収書を分ける
4. 分別した項目ごとに入力していく
5. 封をして1つにまとめて保管する

紙の領収書を入れて整理する手順は以下のとおりです。

1. アイテムを用意する
2. 分ける項目を決める
3. 紙の右上に項目を書いていく
4. 領収書を分ける
5. 分別した項目ごとにのり付けして貼る
6. 入力し、入力し終わったら赤ペンで丸をする
7. 無くさないように保管場所を決めて保管する

紙の領収書を整理する際に、以下の4つのコツを意識すると時短になります。

• 丁寧にやりすぎない
• 必要のない領収書は捨てる
• 【入れて入力する方】入力したらすぐに収納する
• 【貼って入力する方】貼ってから入力する

領収書はクラウドで電子保存すると、以下のようなさまざまなメリットを得られるためおすすめです。

• 業務の効率化を図れる
• セキュリティを高められる
• 保管スペースを削減できる

この記事をもとに、あなたの領収書の整理や保管にかかる作業が、今までよりもっと早く正確に終わることを願っています。

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