電子帳簿保存法に対応できていますか？

昨今、ほとんどの企業がビジネスのあらゆるシーンでペーパーレス化を促進しています。
そこで政府も、新しい時代の流れに対応するため、1998年に電子帳簿保存法を施行し、その後数回の改正が行われてきました。

そして今回の改正では、紙の取引関係書類の電子化に関する規制は緩和となりましたが、「電子取引」については厳格化され、データで受け取ったものを紙で出力して保管することは禁止となり、データで受け取ったものはデータのまま保存する必要があります。

この記事では、電子帳簿保存法の中で企業が優先的に取り組むべき「電子取引」の対策方法についてわかりやすくご説明します。

電子帳簿保存法とは何か？

各税法で原則紙での保存が義務付けられている帳簿類を一定要件を満たした上で電子データ保存を可能とする法律です。

所得税・法人税に関連する法律のため、全ての業種の全てのお客様が対象となります。

この法律は、企業の税務関連業務のIT活用による効率化に繋がります。

令和4年1月1日施行の改正で何が変わったのか

紙の取引関係書類の電子化要件は緩和となりましたが、「電子取引」については厳格化されています。

電子取引によるデータはこれまで紙での保管が認められていましたが、令和4年から電子データのままでの保存が義務となりました。

新型コロナウイルスの感染防止や働き方改革で在宅ワークが増えているなか、契約書や請求書等をメールで受領するような機会が増えていますので注意が必要です。

＜罰則規定＞
電子取引により受領した取引データを削除、改ざんする等の不正があった場合は、重加算税が10%加重されたり、要件に従って正しく保存されていない場合は、青色申告の承認取り消しの対象となるリスクがあります。

電子取引に該当するものは何があるでしょうか？

電子取引に該当するものは大きく４つあります。

• 電子メール
  Eメールの添付ファイルにて注文情報を受信した場合
• インターネット経由
  Webサイトのフォームから受発注を行う場合や、ストレージから注文情報をダウンロードする場合
• ペーパーレスFAX
  受信したFAX文書をデータとして管理できるペーパーレスFAXで取引先から注文を受信した場合
• EDI取引（電子データ交換取引）
  専用の受発注システムを通じて受注取引をした場合

これらの電子取引で受け取った見積書・納品書等は電子データのままでの保存が必須です！
具体的には以下のようなものが該当します。

「電子取引」によるデータの正しい保存方法【電子帳簿保存法改正の対策方法】

これまでEメールやECサイトなどで電子データとして受領した領収書や請求書等は印刷して紙で保管するのではなく、データのまま『正しく保存』することで電子帳簿保存法の改正に対応することができます。

具体的には「真実性の確保」と「可視性の確保」の２つを満たして保存することが必要です。

真実性の確保

「電子文書が改ざんされていない本物であると確認できること」が必要となります。
おすすめの対策方法を３つご紹介します。①～③のいずれかを実施することで「真実性の確保」の要件を満たせます。

①訂正削除の履歴を確認できるシステム等の利用

書類保存時の履歴確認に関してはクラウドストレージを導入することで容易に対策できます。

詳しく知りたい方はこちらのコラム「クラウドストレージとは？企業でクラウドストレージを利用するメリットや選定ポイントを解説」をご覧ください。

②訂正削除に関する事務処理規定の制定

国税庁のHPにあるサンプルをもとに作成することで対策となります。

※詳しくは税務署または税理士等にご確認ください。

③送信者または受領者が電子データにタイムスタンプを付与する

電子文書にタイムスタンプを自動付与するシステムを導入することで対策となります。

可視性の確保

「税務調査の際にすぐに該当書類が提示できる状態にすること」が必要となります。
対策方法としては、ただデータを保存するだけではなく、データを引年月日・取引金額・取引先で検索できるようにしておくことがおすすめです。

クラウドのストレージであればどこからでもファイルの検索ができるため、ファイル名を例えば「取引年月日_取引先名_金額.pdf」のように命名し保存しておくことで、「可視性の確保」の要件を満たすことができます。

NTT東日本の『コワークストレージ』で電子帳簿保存法の「電子取引」対策を！

「真実性の確保」「可視性の確保」を満たして正しく電子取引データを保存するなら『コワークストレージ』を利用するのがおすすめです。

『コワークストレージ』は、安全にインターネットを介してどこからでも利用できるクラウドストレージサービスです。
慣れ親しんだデスクトップと同じ感覚で使える高い操作性が特長で、従来のファイルサーバやNASと変わらない運用ができ、大切なデータを強固な情報セキュリティ対策のもと国内にて保管できます。

コワークストレージでは、電子取引データを正しく保存できる機能をご利用いただけます！

ログ＆レポート機能でファイルの変更や削除の有無が確認できます

コワークストレージのファイル操作ログは、「いつ」「誰が」「何をしたか」だけでなく、「どこから（ロケーション情報）」「どのようなソフトで（プロセス名）」も記録しており、システム管理者はコワークストレージに保存しているファイルの変更や削除のログを確認することができます。大事なファイルを誤って削除してしまった場合にも、30日間はゴミ箱から復元できます。
そのため、「電子取引」対策の電子取引データ改ざん防止に活用いただけます。

ファイル検索で見たいファイルを素早く探せます

Web画面で、ファイル名検索は勿論、サイズや日付指定など詳細検索が可能です。

日々大量に発生する電子取引データを素早く探すことができます。

普段の業務も『コワークストレージ』でもっと安心・便利に！

「コワークストレージ」には普段の業務が安心・便利に行える機能が他にも備わっています。
具体的には以下の４つの特長があります。

導入しやすい料金体系

料金プランは企業規模や用途、予算に合わせて４つのプランの中からお選びいただくことが可能です。

料金について詳しくはこちら

安心のセキュリティ

・国内事業者による強固なセキュリティで大切なデータを保管できます
コワークストレージにアップロードされた全てのデータを自動で暗号化し、データの機密性を保護します。
また、「イレブンナイン（99.999999999％）」という業界最高水準の耐久性を誇るクラウドインフラストラクチャー上で構築、運用しており、物理的損失に備えたデータの保全として、保存したファイルデータは異なる複数のデータセンターで同時に複製をしております。

・2段階認証/回線認証で安全にデータ管理が行えます
コワークストレージでは、IDとパスワードによる認証だけでなく、SMSや認証アプリを利用した2段階認証を行います。
また、契約回線からのみアクセスできるように認証する「回線認証」も提供しております。「回線認証」を利用するとインターネット網に出ることなくコワークストレージに接続することもできるため、より安全にデータ管理が行えます。

ファイル共有リンク発行で安全に社外の取引先へ資料を共有

昨今、パスワード付きZipファイルの送信は危険であると言われており、多くの企業が代替手段に切り替え始めています。
コワークストレージならファイルの共有リンクを発行できるため、パスワード付きZipファイルの送信から脱却することができ、セキュアなデータの共有が可能となります。

また、共有リンクの証跡が確認できる機能があり、共有リンクを発行した際の情報(宛先、共有したファイル等)を確認することもできます。

Microsoft Teamsとの連携により、簡単にチャットでのファイル共有が可能

コワークストレージはMicrosoft Teamsと連携することができます。
Microsoft Teamsにてコワークストレージを利用でき、またチームまたはチャット上でファイル共有が行えます。
コワークストレージとMicrosoft　Teamsを連携することで、普段の業務での資料の受け渡しや、電子取引データの保存、共有等にご活用いただけます。

※Microsoft Teams連携には、別途お客様によるMicrosoft Teamsのご契約と連携設定が必要です。
※Microsoft Teamsは、米国Microsoft Corporationおよびその関連会社の商標です。

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