ストレージ導入お役立ちコラム

【電子帳簿保存法】電子取引データ保存はNTT東日本のコワークストレージで!

電子帳簿保存法に対応できていますか?

昨今、ほとんどの企業がビジネスのあらゆるシーンでペーパーレス化を促進しています。
そこで政府も、新しい時代の流れに対応するため、1998年に電子帳簿保存法を施行し、その後数回の改正が行われてきました。

そして今回の改正では、紙の取引関係書類の電子化に関する規制は緩和となりましたが、「電子取引」については厳格化され、データで受け取ったものを紙で出力して保管することは禁止となり、データで受け取ったものはデータのまま保管する必要があります。

この記事では、電子帳簿保存法の中で企業が優先的に取り組むべき「電子取引」の対策方法についてわかりやすくご説明します。

電子帳簿保存法とは何か?

各税法で原則紙での保存が義務付けられている帳簿類を一定要件を満たした上で電子データ保存を可能とする法律です。

所得税・法人税に関連する法律のため、全ての業種の全てのお客様が対象となります。

この法律は、企業の税務関連業務のIT活用による効率化に繋がります。

令和4年1月1日施行の改正で何が変わったのか

紙の取引関係書類の電子化要件は緩和となりましたが、「電子取引」については厳格化されています。

電子取引による電子データ保存義務

電子取引によるデータはこれまで紙での保存が認められていましたが、2022年1月から電子データのままでの保存が義務付けられました。

新型コロナウイルスの感染防止や働き方改革で在宅ワークが増えているなか、契約書や請求書等をメールで受領するような機会が増えていますので注意が必要です。

<罰則規定>
電子取引により受領した取引データを削除、改ざんする等の不正があった場合は、重加算税が10%加重されたり、要件に従って正しく保存されていない場合は、青色申告の承認取り消しの対象となるリスクがあります。

電子取引に該当するものは何があるでしょうか?

該当するものは大きく4つあります。

① EDI取引(電子データ交換取引)
専用の受発注システムを通じての受注取引

② 電子メール
Eメールの添付ファイルにて注文情報を受信した場合

③ インターネット経由
Webサイトのフォームから受発注を行う場合や、ストレージから注文情報をダウンロードする場合

④ ペーパーレスFAX
受信したFAX文書をデータとして管理できるペーパーレスFAXで取引先から注文を受信した場合上記、すべて紙に出力して保管ではなく、データのまま保管する必要があります。

つまり、多くの企業で電子取引の対策が必要となります!

最優先すべき「電子取引」の対策方法

これまでEメールやECサイトなどで電子データとして受領した領収書や請求書等は印刷して紙で保管ではなく、データのまま『正しく保管』する必要があります。

具体的な保管要件は「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つです。

①真実性の確保

「電子文書が改ざんされていない本物であると確認できること」が必要となります。
その対策方法は3つございます。下の①~③のいづれかを実施してください。

③の「事務処理規定」については、国税庁のHPにあるサンプルをもとに作成することで、真実性の確保の要件を満たします。

※事務処理規定の詳しい記入方法等は税務署またはご契約されている税理士等へご確認ください

②可視性の確保

「税務調査の際にすぐに該当書類が提示できる状態にすること」が必要となります。
つまり、データを取引年月日・取引金額・取引先で検索できるように、ファイルの命名規則をもって保存すれば可視性の確保の要件を満たします。
例)取引年月日_取引先名_金額.pdf

電子取引データの保管場所はNTT東日本のクラウドサービス『コワークストレージ』で安全に一元管理出来ます!

NTT東日本のクラウドストレージ『コワークストレージ』にて電子取引データを安全に保存できます!

『コワークストレージ』は、従来のファイルサーバやNASと変わらない運用を実現し、安全にインターネットを介してどこからでも利用できるクラウドストレージサービスです。
慣れ親しんだデスクトップと同じ感覚で使える高い操作性が特長で、大切なデータは強固な情報セキュリティ対策のもと国内にて保管しています。

『コワークストレージ』で電子取引データを保存するメリット

誤ってデータを削除した場合もゴミ箱から復元できます

コワークストレージ内にデータ保存をしていれば、大事なファイルを誤って削除してしまった場合にも、30日間はゴミ箱に保管されています。
その為、取引先から受領した書類を誤って削除した場合にも安心です。

※ゴミ箱に移動したファイルは30日間経過自動削除されます。

ファイル検索で見たいファイルを素早く探せます

Web画面で、ファイル名検索は勿論、サイズや日付指定など詳細検索が可能です。
大量に発生する電子取引データを素早く探すことが出来ます。

ログ&レポート機能でファイルの変更や削除の有無が確認できます

コワークストレージのファイル操作ログは、「いつ」「誰が」「何をしたか」だけでなく、「どこから(ロケーション情報)」「どのようなソフトで(プロセス名」も記録しております。
システム管理者は、コワークストレージに保存しているファイルの変更や削除のログを確認することができます。
その為、電子取引データの改ざん防止に活用いただけます。

普段の業務も『コワークストレージ』でもっと安心・便利に!

ファイル共有リンク発行で安全に社外の取引先へ資料を共有できます

昨今、パスワード付きZipファイルの送信は危険であると言われており、多くの企業が代替手段に切り替え始めています。
コワークストレージならファイルの共有リンクを発行できるため、パスワード付きZipファイルの送信から脱却することができ、セキュアなデータの共有が可能となります。

また、共有リンクの証跡が確認できる機能があり、共有リンクを発行した際の情報(宛先、共有したファイル等)を確認することもできます。

Microsoft Teamsとの連携により、簡単にチャットでのファイル共有が可能です

コワークストレージはMicrosoft Teamsと連携することができます。
Microsoft Teamsにてコワークストレージを利用でき、またチームまたはチャット上でファイル共有が行えます。

コワークストレージとMicrosoft Teamsを連携することで、普段の業務での資料の受け渡しや、電子取引データの保存、共有等にご活用いただけます。

※Microsoft Teams連携には、別途お客様によるMicrosoft Teamsのご契約と連携設定が必要です。
※Microsoft Teamsは、米国Microsoft Corporationおよびその関連会社の商標です。

国内事業者による強固なセキュリティで大切なデータを保管できます

コワークストレージにアップロードされた全てのデータを自動で暗号化し、データの機密性を保護します。
また、「イレブンナイン(99.999999999%)」という業界最高水準の耐久性を誇るクラウドインフラストラクチャー上で構築、運用しており、物理的損失に備えたデータの保全として、保存したファイルデータは異なる複数のデータセンターで同時に複製をしております。

2段階認証/回線認証で安全にデータ管理が行えます

コワークストレージでは、IDとパスワードによる認証だけでなく、SMSや認証アプリを利用した2段階認証を行います。
また、契約回線からのみアクセスできるように認証する「回線認証」も提供しております。「回線認証」を利用するとインターネット網に出ることなくコワークストレージに接続することもできるため、より安全にデータ管理が行えます。

まずは無料トライアルでご体験ください!

コワークストレージは、無料でお試しできますので、実際にご利用いただきその利便性をご体感ください!

※無料トライアルにはお申し込みが必要です。
※無料トライアルには利用できるプランなどに条件があります。

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