監修 NTT東日本 コワークストレージ開発担当

結論からお伝えすると、オンラインストレージは、データの保管・共有などのストレージ機能であるのに対し、クラウドはオンラインストレージを含むさまざまなサービスの総称であるという点に違いがあります。オンラインストレージはクラウドの一種（一部）と考えておけばよいでしょう。 オンラインストレージとクラウドは、どちらもネットワーク経由でアクセスして利用できるツールという点では同じです。使う場所やデバイスを選ばないので、テレワークや外回りでもデータをスムーズに使えるなど、生産性の向上や業務効率化に欠かせないという共通した特徴があります。

コストパフォーマンス高くツールを運用して成果につなげるには、これらのオンライン接続ツールの違いや特徴を正しく把握して、ニーズに最適なツールを選ぶことが欠かせません。

「何となく良さそう」といったあいまいなイメージでツールを選んでしまうと、導入した後で、必要な機能がなかったり操作感や適した用途が想定と違って、使いこなせなかったりするからです。

そこで今回は、オンラインツール選びを成功させ、使いこなせるオンラインストレージを選ぶために必要な、オンラインストレージと他サービスとの違いやメリット・デメリットなどの基礎知識をご紹介します。

基本的な知識に加えて、オンラインストレージを活用するのに向いているケースや選び方のポイントなど、具体的で実践的な内容も網羅しています。

オンラインストレージを有効活用し、「ビジネスをスムーズに進めたい」「競争力を高めたい」という方に最適な内容となっていますので、ご活用ください。

1. オンラインストレージとクラウドの違い

冒頭でもお伝えしたとおり、オンラインストレージは基本的にデータの保管・共有などストレージ機能に特化しているのに対し、クラウドはオンラインストレージを含むさまざまなサービスの総称であるという違いがあります。オンラインストレージはクラウドの一種（一部）と考えておけばよいでしょう。

オンラインストレージは、クラウド形態で提供されている数多くのサービスの中の一つです。クラウドストレージと呼ばれることもあります。クラウドサービスの中でも、SaaSという種類のサービスに該当します。

一方で、クラウドとは、オンラインストレージを含めた従量課金で利用するネットワーク経由のサービス利用形態の総称です。

クラウドサービスの中でも、特にストレージについて表現したい場合や、オンプレミスのストレージと差別化したい場合などにオンラインストレージという言葉を使うことが多いでしょう。一方で、ストレージも含めたクラウドサービス全体について表現したい場合は、クラウドという言葉を使う傾向にあります。

以下では、オンラインストレージとクラウドについて、それぞれ、より詳しく解説していきます。基礎知識を把握することで、最適なサービス選びがしやすくなりますので、確認しておきましょう。

1-1. オンラインストレージとは

オンラインストレージとは、ファイルやデータを保管できるストレージの容量を、ネットワーク経由で利用可能なオンラインサービスのことです。クラウドストレージと呼ばれることもあるクラウドサービスの一種です。

通常のストレージでは、自社でサーバー用の機器などを準備しますが、オンラインストレージでは、クラウドサービス提供事業者が管理するサーバーをネットワーク経由で利用します。そのため、機器の準備に必要な初期費用はかからず、利用した分だけの従量課金が発生するのが特徴です。

また、ネットワーク経由で使えるので、インターネットなどの接続環境さえ整備されていれば、社内だけでなく自宅や外回り・出張先といった社外からでも使えます。多くのオンラインストレージが利用デバイスを選ばず、パソコン以外にスマートフォンやタブレットなどからもアクセス可能です。

オンラインストレージの代表的な機能には、次の3つがあります。

◆オンラインストレージの代表的な機能

• • ファイル転送
  • ファイル共有
  • 定期的な自動バックアップ

オンラインストレージにはファイルの転送・共有機能があるため、大容量のデータを複数人と共有したい場合や、頻繁に更新を行うデータをリアルタイムで確認したい場合などに便利です。また、自動バックアップがあるので、もしもの時もデータが消滅する心配がありません。

オンラインストレージには他にも普段の業務に役立つ様々な機能があります。

例えばNTT東日本の「コワークストレージ」では、履歴確認機能やファイルの復元機能、複合機との連携機能などがあります。

• コワークストレージの機能を確認する

1-2. クラウドとは

クラウドとは、従量課金で使える各種オンラインサービスのことです。クラウドサービスと呼ばれることもあります。各機能を使うために必要なインフラを自分で保有しなくてもいいので、初期投資が抑えられるのが最大の強みです。

以下のとおり、さまざまな種類のクラウドサービスがあります。

◆クラウドサービスの例

• • ストレージ
  • データベース
  • 勤怠管理
  • CRM
  • セキュリティ対策

クラウドサービスには、大きく分けてSaaS、PaaS、IaaSの3つの提供形態があります。オンラインストレージは、基本的にSaaSに該当するサービスです。

SaaSは、もっともカスタマイズの自由度が低い反面、運用保守の労力を最小限にできます。一方でIaaSは、もっとも自由にカスタムできますが、責任範囲が広がるので管理の負担は大きくなるでしょう。

このようにクラウドサービスは、使いたい機能やレベル感に合わせて、さまざまな形態で利用することができます。

1-3. オンラインストレージと「ファイル共有サービス」との違い

ファイル共有サービスは、オンラインストレージと同じものと捉えて問題ありません。ファイル共有サービスとは、オンライン上のストレージにデータを保管し、共有したい相手とデータを簡単に共有することができるサービスです。

データを共有する際に、メールで送る、USBメモリなどを経由して移動させる、などの方法を取ると、さまざまなリスクや手間がかかります。メールであれば、誤送信の危険性や、容量制限によりデータを分割する手間などがあるでしょう。

USBメモリでは、紛失のリスクが高くなり、データを更新するたびにデータを共有し直す手間がかかるのも難点です。

ファイル共有サービスを使うことで、こういった問題を解決することができます。先ほどもお伝えしたとおり、オンラインストレージには、ファイル転送・ファイル共有・定期的な自動バックアップの機能がありますので、ファイル共有サービスと言えるでしょう。

2. オンラインストレージのメリット・デメリット

オンラインストレージには、次のようなメリット・デメリットがあります。

メリットだけでなくデメリットもきちんと把握し、自社のニーズに適したツールであるのかを正しく判断しましょう。なお、メリット・デメリットを踏まえたオンラインストレージ活用がおすすめのケースについては、「3. オンラインストレージがおすすめの場合とは」で解説します。

2-1. オンラインストレージのメリット

オンラインストレージのメリットは、以下のとおり、フレキシブルに運用できることと、導入や保守管理にかかる労力を抑えられる点です。

◆主なメリット

• • アクセスがしやすく柔軟な運用が可能
  • 保守管理の労力を抑えられる
  • 機器購入不要なので初期費用を抑えられる
  • 容量を自由に変更できる
  • 手軽にリスクマネジメントができる

ネットワーク経由でストレージを利用できるオンラインストレージは、アクセスする場所もデバイスも選びません。自宅や出先からでも使え、タブレット・スマートフォンからでもデータを使えるので、テレワークや営業先でのデータ活用がスムーズになります。

また、機器の購入が不要なオンラインストレージは、機器の保守管理にかかる労力や、購入にかかる初期費用を抑えることが可能です。機器を保有するのではなくサービスを利用するので、容量が足りなくなった場合も、契約を変更するだけですぐに増量出来ます。

また、自動でアップデートやバックアップが行われるので、更新もれによってセキュリティホールを攻撃されたり、バックアップ忘れでデータが失われたりするリスクもありません。

2-2. オンラインストレージのデメリット

オンラインストレージのデメリットには、適切に運用しないと情報漏洩リスクが高くなることなどがあります。

◆主なデメリット

• • パスワード管理を徹底する必要がある
  • 障害時の復旧はクラウドサービス提供事業者任せになる

オンラインストレージは、IDとパスワードがわかれば、どこからでも誰でもログインできます。IDやパスワードが流出してしまうと不正なアクセスし放題になってしまうので、管理を徹底することや、二段階認証を採用することなどが必要です。

NTT東日本の「コワークストレージ」では、二段階認証をはじめとして自動暗号化システム、ログ記録機能などセキュリティ対策機能が充実しており、安心してお使いいただけます。

• コワークストレージのセキュリティ対策についてはこちら

また、万一、オンラインストレージサービスに障害が発生すると、利用ができなくなってしまうこともデメリットと言えるでしょう。クラウドサービス提供事業者による復旧が終わるまで、何もできなくなってしまう点を認識しておきましょう。

「コワークストレージ」では、データ保管からサポートまですべて国内で対応しております。導入時も利用中も手厚いサポートを受けられます。

• コワークストレージのサポートについて問い合わせる

3. オンラインストレージがおすすめの場合とは

先ほどご紹介したメリット・デメリットを踏まえると、オンラインストレージが向いている代表的なケースとは、次のようなニーズがある場合です。
それぞれのニーズを、オンラインストレージがどのように満たせるのか、具体的に確認してみましょう。

3-1. 効率性の高いテレワーク環境を整備したい

オンラインストレージを導入することで、業務の効率性及びセキュリティが高いテレワーク環境を、簡単に整備することができます。

どこからでもデバイスを問わずにアクセスできるオンラインストレージをメインストレージとすることで、わざわざデータを持ち出さなくても、社内にいる時と同じデータを利用できるようになるからです。

データ持ち出し時の紛失による情報漏洩が防げるうえに、「データを参照できないから仕事が進まない」という事態を避けることができます。

さらに、社内の従業員がデータを更新した際に、テレワーク中の従業員もリアルタイムで最新のバージョンを閲覧できるので、情報格差の解消にもつながるでしょう。

3-2. 社内のペーパーレス化をはかりたい

社内のペーパーレス化をスムーズに進めたいというニーズがある場合にも、オンラインストレージの導入がおすすめです。

データを社内で共有することができるオンラインストレージに資料をアップロードし、関係者はタブレットなどから閲覧するようにすることで、印刷し配布する必要がなくなるからです。

例えば、会議やミーティングの際の資料をオンラインストレージで共有しておくことで、ペーパーフリーな会議を実現できます。フォルダを共有するメンバーは適宜指定できるので、会議参加者以外には共有したくない資料でも、安心してアップロードできます。

3-3. 取引先などとのデータ共有をスムーズにしたい

取引先など、社外の関係者とのデータ共有がスムーズでないという課題があるなら、オンラインストレージで解決することができます。

オンラインストレージでは、ゲストフォルダのみにアクセスできるゲストIDを発行することもできるので、情報漏洩の心配なく、社外の関係者とのデータ共有ができるからです。

ゲストIDは多数発行することもできるので、取引先によって共有フォルダを作ったり、多くの関係先と協同で進めているプロジェクトの資料を共有したりと、さまざまな使い方ができます。

オンラインストレージに一回アップデートするだけで全員と情報共有できるようにすることで、共有の手間を省けることに加え、誤送信のリスクを減らすこともできて、安心です。

4. オンラインストレージ選びの3つのポイント

使いこなしやすいオンラインストレージを選ぶためには、次のようなポイントを押さえましょう。
各ポイントが、なぜオンラインストレージ選びを成功させるために重要なのかについては、以下をご確認ください。

4-1. ビジネスで使うなら有料サービスを選ぶ

オンラインストレージを選ぶときは、セキュリティの高さと使いやすさを特に重視して選ぶことをおすすめします。

理由は、有料のほうが、ファイルストレージを活用することの恩恵を最大化することができるからです。具体的には、有料は無料に比べて、セキュリティ対策が充実しており、利用可能なデータ容量も大きく、機能・サポート体制も充実しています。

使える保存容量に制約があっては、十分にデータ共有を効率化できなくなります。また、サポート体制やセキュリティ対策が不十分だと、安心して運用することが難しくなってしまうでしょう。

無料のトライアル期間を試す分には問題ありませんが、完全に無料のサービスよりは有料のサービスを選んだほうが、安全面などのリスクも低く、長い目で見たときにコストパフォーマンスが高くなります。

4-2. セキュリティを重視して選ぶ

オンラインストレージを選ぶときは、セキュリティの高さを特に重視して選ぶことをおすすめします。

ネットワーク経由でどこからでも接続できるオンラインストレージは、セキュリティ対策が不十分だと、不正アクセスなどの危険性があるからです。余計なリスクを抱えないようにするためにも、セキュリティ面でしっかりと対策されているかどうかを必ず確認するようにしましょう。

4-3. 使いやすさを重視して選ぶ

セキュリティの次に重視したいポイントは、使いやすさです。

オンラインストレージは、従業員や取引先などの多くの関係者が使いこなせることで、データ共有がスムーズになり、効率化や生産性向上の効果も高まります。ITやデジタルツールに詳しくない従業員や取引先などがいることも想定される以上、シンプルで誰にでも使いやすい操作性のオンラインストレージを選んだほうが、有効活用しやすくなります。

5. オンラインストレージをこれから導入するなら、コワークストレージがおすすめ

• 画像はイメージです。

オンラインストレージを有効活用し、ビジネスを有利に進めたいとお考えでしたら、NTT東日本のコワークストレージをおすすめします。

コワークストレージは、中小企業の皆さまのニーズを傾聴し、課題の解決に役立つことを第一に考えて作っているので、使いやすさが格別だからです。例えば、コワークストレージなら、以下のような「かゆいところに手が届く」メリットが満載です。

コワークストレージを活用することで御社にどのようなベネフィットがあるのか、以下で、もう少し詳しく説明していきます。ぜひ、ご確認いただき、効率化や生産性の向上にお役立てください。

5-1. リーズナブルなオンラインストレージ

コワークストレージの料金プランは、企業の規模に合わせて選ぶことができます。

また、コワークストレージでは初期費用は不要なので、よくわからない費用で想定外に高くなってしまう心配もありません。

コワークストレージの料金について詳しくはこちら

5-2. 充実したセキュリティでいつでも安心

コワークストレージは、データ共有時の安全性が高いので、情報セキュリティ面でも安心して使うことができます。

オンラインストレージの利用時に怖いのが、情報漏洩です。一度、データを漏洩させてしまうと、社会的信用の失墜や損害賠償請求に発展するなど、企業にとって大きなダメージになりかねません。

NTT東日本のコワークストレージでは、次のとおり充実したセキュリティ対策が施してあるため、リスクを最低限に抑えて運用できるので安心です。

◆コワークストレージだからできる！充実のセキュリティ対策

• • データは国内のデータセンターで保管
  • 詳細かつ柔軟な権限設定ができる
  • データの暗号化
  • データ共有時のセキュリティ対策　など

無用のトラブルを回避し、オンラインストレージの恩恵を最大化するなら、セキュリティの充実したサービスを選択するようにしましょう。

5-3. 誰でも使いこなせる高い操作性

Windowsパソコンのデスクトップなどと同じ感覚で使える操作性の高さは、コワークストレージの大きな魅力です。

日頃から使い慣れているWindowsパソコンと同じような画面・操作方法だから、誰でもスムーズに使いこなすことができます。

新しいシステムやツールを導入するとありがちな、「使い方がわからない」と問い合わせが殺到する事態や、「使いこなせなくて定着しない」といった悩みも、コワークストレージなら解決可能です。

さらに、目的に応じて「社内共有のフォルダ」「個人用のパーソナルフォルダ」「外部共有のプロジェクトフォルダ」の3種類が使い分けられるから、社外の関係者との情報共有もラクラクで、さらに誰でも直観的にデータを収納・検索できます。共有ストレージを使うとよくある「どこに何のデータがあるのかわからない」問題も解決できますね。

導入したその日から誰もが使いこなせるコワークストレージで、手間や時間をかけずに業務の効率化を実現しましょう。

• コワークストレージの機能やプランを詳しく見てみる

6. まとめ

オンラインストレージとは、ファイルやデータを保管できるストレージの容量を、ネットワーク経由で利用可能なオンラインサービスのことです。クラウドストレージと呼ばれることもあるクラウドサービスの一種です。

オンラインストレージのメリット・デメリットとして代表的なものを見てみましょう。

上記のメリット・デメリットを踏まえると、オンラインストレージの活用が向いている場合とは、次のようなニーズがある場合です。

以下のようなポイントを押さえることで、最適なオンラインストレージを選びやすくなります。

この機会に、ニーズに合ったオンラインストレージを導入し、業務の効率化や競争力の強化につなげてみてはいかがでしょうか。

安心のセキュリティと高い操作性が特徴の「コワークストレージ」もぜひ検討してみてください。

今なら30日間無料でトライアルすることができます。ぜひコワークストレージの操作性を体験してみてください。

• コワークストレージの30日間無料トライアルについてはこちら

関連サービス

資料ダウンロード

関連するコラム

• コラムをもっと読む