業務時間を大幅削減！資料確認の効率化・見える化によるメリットとは
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2024.4.25 (木)Posted by
みなさんは、資料確認や承認作業を行う際、どのように対応していますか？
口頭やメールなど手動で対応している場合
「資料確認するための作業が手間」
「レビュー依頼した資料の確認状況が分からない」
「メールでの依頼が多く、承認する資料を見つけることができない」
などの問題で困っていませんか？
このような困りごとに対して、最近ではクラウドストレージやワークフローソフト等を活用して、資料確認・承認を一元管理する企業も増えてきております。
NTT東日本のクラウドストレージ「コワークストレージ
」では「ドキュメントレビュー」という機能があり、資料確認・承認作業の納期短縮、ストレスフリーなコミュニケーションの実現が可能となります。
この記事では、以下の内容を詳しく解説してきます。
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この記事を読めば分かること
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1.業務の見える化はなぜ必要？
業務の見える化はなぜ必要なのでしょうか？
大きな理由を２つ紹介します。
●ミスに気づけない
業務が見える化されていないと、少しのミスが気づかれずに放置されてしまうことがあり、適切な対処がなされないまま報告・対応が遅れ、最終的には大きなインシデントとなってしまいます。
見える化されていれば、上司や同僚がミスや問題にいち早く気づくことができ早期の対応が可能となります。
●効率低下と属人化リスク
業務が見える化されていない状態では、同僚や上司からの仕事の進め方が把握できず業務がスムーズに回りづらくなってしまいます。
また、このような状態は業務の属人化を促進してしまいます。属人化すると、担当者の不在や離職してしまった場合に業務が停止してしまう危険性を抱えています。
このように、業務が見える化できていないことは業務が非効率になってしまうだけでなく、企業にとって命取りになってしまうのです。
クラウドストレージやワークフローソフト等を導入して、業務を見える化し効率化を実現しましょう！
2.業務の見える化を実現する、NTT東日本のドキュメントレビュー機能
ドキュメントレビュー機能とは、NTT東日本が提供するストレージサービス「コワークストレージ」のオプションとして利用できる機能の１つです。
「申請・承認」「レビュー」「回覧」等のドキュメントに関わる業務フローをコワークストレージ上で実行できます。
承認作業もコワークストレージ上で行うことができ、レビュー状況を一覧で確認できるため、申請者・承認者ともに進捗状況を確認することができます。
これにより、確認・承認依頼にかかる時間の短縮やタスク漏れの防止にもつながり、本来業務に使える時間を増やすことができます。
その他ドキュメントレビュー機能の詳細は、以下を参照ください。
※具体的な画面についての説明は４章（ドキュメントレビュー機能を使ってみた）
※コワークストレージプラスのサービス詳細はこちら
※マニュアルはこちら
3.ドキュメントレビュー機能のメリット
ドキュメントレビュー機能を利用することにより、次のようなメリットがあります。
レビューの流れを今までの実施方法と比較してみましょう。
【今までの実施方法】
①書類を印刷後、担当者に手渡しし、承認依頼する。
②承認者が一人ずつ順番に押印する。
③承認完了した書類を紙のまま保管する。
【ドキュメントレビュー機能を利用した場合】
①コワークストレージ上で承認依頼する。
②承認者がコワークストレージ上で承認する。
③承認完了した書類はコワークストレージ上で保管される。
このように、ドキュメントレビュー機能を利用すると、タスクの見える化・申請承認手順の簡略化により、従来の業務量をより減らすことが可能になります。
4.ドキュメントレビュー機能を使ってみた
では、実際にどのような操作でドキュメントレビュー機能を使用できるのでしょうか。
※詳細な操作方法は、「5分でわかる！セミナー動画」でもご案内しております。
4-1.色々な申請をしてみた
①ファイルを直接クリックして、出てきたメニューからすぐに「ドキュメントレビューの作成」を見つけられました！
- ②「ドキュメントレビューの作成」を押すと申請に合わせて設定することができました。
依頼内容や依頼先、有効期限などを細かく設定できます。
今回は、「承認」を選び、依頼先は適当なアドレスとしました。有効期限は１日後にしました。
③「依頼」を押すと、依頼が完了して一覧で進捗状況が確認できました。タスクが見えて便利ですね。
4-2.承認もしてみた
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①申請者から依頼が行われると、依頼内容がメールで届くので、依頼へのリンクから簡単に依頼内容を確認できます。
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②メールのリンクをクリックすると、コワークストレージのドキュメントレビューページへ自動で移動します。
件名や依頼内容、依頼時刻など依頼の詳細な内容も確認でき、コメントを入力したり、承認を行うことができました！
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③「承認」を押すと、承認した旨のメールが届きました。
これで承認を忘れることもなさそうです。
このようにドキュメントレビュー機能を利用すると、申請がリモート対応可能で、進捗状況も分かりやすく、メールで通知が届くのでタスク漏れ防止にも繋がり、業務効率をアップすることができます。
その他コワークストレージプラスオプションでは、保存したファイルをAIが自動的に整理する、電子帳簿保存法にも対応した「スマートフォルダ機能」もご利用いただけます。今回紹介した「ドキュメントレビュー機能」と合わせてご活用ください。
また、コワークストレージの無料トライアルでは、「ドキュメントレビュー機能」「スマートフォルダ機能」が、１契約当たり月に10回までお試しすることができます。業務DXを進める一歩として、ぜひお試しください。
すでにコワークストレージをご利用している方はこちらよりログインして、機能をお試しください。
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