【2022年改正】スキャナ保存制度とは？対象書類や要件を徹底解説

• 2023.4.12 (水)
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「スキャナ保存制度って、何？」

「スキャナ保存制度で何ができるの？どう対応すべきなの？」

2022年1月の改正電子帳簿保存法の施行に伴い、「スキャナ保存制度」が改めて注目を集めています。

とはいえ、そもそも「スキャナ保存制度とは何か」「何がどう変わったのか」と把握しかねている人も多いのではないでしょうか。

「スキャナ保存制度」とは、取引先から紙ベースで受領する請求書や領収書を電子データで保存できる制度のことです。

スキャナ保存制度そのものは従来からあったものの、利用条件が厳しいため、あまり普及していませんでした。しかし2022年の電子帳簿保存法の改正施行で、スキャナ保存制度の導入のハードルが低くなったことで、多くの企業が導入を検討するようになっています。

この記事では、この改正後の「スキャナ保存制度」について内容を詳しく紹介します。

利用しやすくなった「スキャナ保存制度」ですが、スキャナ保存できる書類が限られていたり、利用の際に遵守しなければならない要件などがあったりするため、制度を使う際には注意するようにしましょう。

▼この記事で分かること

・スキャナ保存制度とは ・スキャナ保存が可能な対象書類一覧 ・スキャナ保存のために整えるべき要件 ・スキャナ保存制度を導入するメリット・デメリット ・スキャナ保存制度は早めの導入がおすすめな理由 ・スキャナ保存制度を導入する際の注意点

最後まで読むことで、スキャナ保存制度を導入するメリット・デメリットや注意点も把握できます。スキャナ保存制度について、スムーズな対応ができるようにぜひ最後まで目を通してみてください。

冒頭でも触れましたが、「スキャナ保存制度」とは、取引先から受領した紙の請求書や領収書を電子データで保存できる制度のことです。

もともと、経理をデジタル化するための「電子帳簿保存法」によって定められている制度ですが、利用するための要件が厳しいことが、「スキャナ保存制度」普及のネックとなっていました。

ここではその「スキャナ保存制度」の内容と、2022年の改正で利用しやすくなったポイントについて紹介します。

制度導入を検討するためにも、改めて内容と改正のポイントについて押さえておくようにしましょう。

スキャナ保存制度とは、取引先から受領した領収書などの紙の書類をスキャンし電子データで保存できる制度のことです。

なお、電子帳簿保存法では、税法で紙で保存することが定められている書類について、

• ・電子帳簿等保存
• ・スキャナ保存
• ・電子取引

の3つの区分に分けて電子化を進めています。「スキャナ保存制度」はその3区分のうちの「スキャナ保存」についての制度です。

（参考：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました（令和3年5月）」）

３つの区分のうち、「電子帳簿等保存」は、自社で会計ソフトなどで電子的に作成した「帳簿」や「決算書」などを電子データで保存することをいいます。この「電子帳簿等保存」は義務化されてはいないものの、現在も多くの企業で導入されています。

「電子取引」は、電子メールやクラウドでやり取りした領収書や請求書などを電子データのまま保存することです。これは2022年の電子帳簿保存法の改正で、義務化されることとなりました。

「電子帳簿等保存」と「電子取引」が、電子データで作成・授受している書類を電子データのまま保存するのに対し、「スキャナ保存」は、紙で作成・授受しているものを電子データに変えて保存するものです。

スキャナ保存制度は、2022年1月1日からの改正電子帳簿保存法の施行により、スキャナ保存制度の適用要件が大幅に緩和され、利用しやすい制度となりました。

改正前と改正後のポイントをまとめると、下記の通りです。

【スキャナ保存制度改正のポイント】

（参考：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました（令和3年5月）」）

2022年の改正でこれらの要件緩和により、スキャナ保存の手間が大幅に軽減されました。

その結果、スキャナ保存制度が利用しやすいものとなり、導入する企業も増加しております。

ぜひこの機会に、スキャナ保存制度の利用を検討してみてはいかがでしょうか。

スキャナ保存制度で国税関連書類の電子データ保存が可能になったとはいえ、具体的にどのような書類が扱えるか気になりますよね。

そこでここでは、スキャナ保存制度で保存が可能とされている対象書類について解説します。

スキャナ保存制度で保存できる書類の一覧は下記の通りです。

【スキャナ保存制度の対象書類一覧】

（参考：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」）

対象書類は「重要書類」と「一般書類」の2種類に分類されます。対象書類が２つに分類される理由は、書類の重要度によってスキャナ保存をする際に必要とされる保存条件が異なってくるためです。

保存条件については次章で紹介しますので、ここではスキャナ保存できる書類にはどんなものがあるか、重要度と合わせて確認するようにしてください。

スキャナ保存制度の対象となる書類のうち「重要書類」とされるものは、資金や物の流れに直接関係する書類のことです。

「重要書類」には下記の書類が該当します。

【重要書類一覧】

契約書や領収書は、一連の取引の開始時点と終了時点の取引内容を明らかにする書類で、取引の中間過程で作成される他の書類の真実性を補完する書類と見なされ、最も重要度が高いとされています。

預り証や借用書などは、一連の取引の中間過程で作成される書類で、所得金額の計算と直結する書類と見なされ、契約書・領収書に次ぐ重要度の高い書類とされます。

「重要書類」は「一般書類」よりも重要度が高いため、受領後速やかにスキャナ保存、入力をしなければならないなどの制約があります。詳しい保存要件は「3. スキャナ保存のために整えるべき要件」で紹介します。

スキャナ保存制度の対象となる書類のうち「一般書類」とされるものは、資金や物の流れに直接関係しない書類です。

「一般書類」に含まれるのは下記の書類です。

【一般書類一覧】

「一般書類」は「重要書類」ほど重要度が高くないため、特に入力を急がなくてよいなど保存条件が緩くなっています。「一般書類」の詳しい保存要件は次の章で紹介します。

スキャナ保存制度で保存できる対象書類について紹介しましたが、対象書類をスキャナ保存する場合には、満たさなければならない要件があります。

そこで、ここでは対象書類をスキャナ保存するために整えるべき要件を解説します。

要件は下記３つのポイントにまとめられます。

• ・スキャナーの要件
• ・スキャナ保存用のシステム要件
• ・スキャナ保存の運用上の要件

要件を満たさなければスキャナ保存とは認められずに、データを保存することも紙の原本の処分することもできません。要件はしっかりと押さえておくようにしましょう。

スキャナ保存制度で利用するスキャナーが満たすべき要件を紹介します。

下記要件を満たせば、スキャナー、スマートフォン、デジカメのいずれもスキャナ保存での利用が可能です。

【利用できるスキャナーの要件】

（参考：国税庁「はじめませんか、書類のスキャナ保存！」）

スキャナーの解像度は200dpi（1インチあたりの ピクセル数が200の画像）以上が必要です。

一般的なハンドスキャナや複合機では通常読み取りの解像度が200dpiか300dpiの設定となっているため、そのまま利用できるケースがほとんどです。

スマートフォンの場合は、解像度がdpiで確認できるケースが少ないため、画素数で確認するようにしましょう。

画素数で確認する場合は、領収書サイズ（A4サイズ）で考えると200dpiは約387万画素に相当するため、387万画素以上のスマートフォンを使うようにしましょう。

例えばiPhone13は1200万画素で、387万画素を優に上回るためスキャナーとして利用できます。

対象書類をスキャナ保存したい場合には、下記のシステム要件を満たす必要があります。

【スキャナ保存の際のシステム要件】

（参考：国税庁「はじめませんか、書類のスキャナ保存！」）

システム要件では、「どんな書類が」「いつやり取りされたか」を厳格に管理できるような条件が定められています。

また、保存対象が「重要書類」であるか「一般書類」であるかで保存の要件が異なる場合があります。「重要書類」の方が、よりクリアな画像で保存したり、より迅速にタイムスタンプを付与したりするなど、厳密に対処することが求められています。

スキャナ保存の運用上、守るべき要件もあります。具体的には下記のような入力のタイミングに関する要件です。

【スキャナ保存の運用上の要件】

（参考：国税庁「はじめませんか、書類のスキャナ保存！」）

「重要書類」の場合は、原則として、書類を受領後、7営業日以内に速やかに記録・保存することが求められます。

ただし、経理業務を月末締めで行っているなど、業務処理の期間が別途社内規程で定められている場合に限っては、業務処理にかかる期間（最長2カ月）+7営業日以内に記録・保存することが要件となります。

いずれの場合でも、期限内にスキャンデータの保存と入力をすませる必要があるため、社員に期限を周知し、期限内に保存・入力の処理を行ってもらう必要があります。

一方の「一般書類」については、記録・保存までの期限には特に定めはなく、適時入力をすればよいことになっています。

ここまで、スキャナ保存制度の内容について紹介してきましたが、実際にスキャナ保存を行おうという場合には、スキャナ保存を行うメリット・デメリットが気になるのではないでしょうか。

そこで、スキャナ保存制度を導入する際のメリット・デメリットについて解説します。メリット・デメリットは下記のようなものです。

【スキャナ保存制度導入のメリット・デメリット】

詳しく見ていきましょう。

スキャナ保存制度のメリットは下記3点です。

4-1-1. 紙の保存のための手間やスペースをカットできる

スキャナ保存制度を導入のメリットは、紙の保存やファイリングのための手間やスペースを大幅にカットできることです。

これまでは、大量の領収書など紙の関係書類をファイリングしたり引き合わせたりするために、時間や手間がかかっていました。また、保存のためのスペースの確保も必要でした。特に領収書などの書類は7～9年の長期的にわたって保存が必要なため、保存場所は年々拡大するばかりです。

一部、重要な契約書などについて例外的に継続して原本を保存するケースもありますが、スキャナ保存することで、かなり多くの書類について、保管、管理作業をカットすることができます。

スキャナ保存することで、紙の整理・保管にかかっていた人件費やスペースを大幅に削減できることがメリットです。

4-1-2. 経理関係書類を取引先名や日時で検索しやすくなり作業効率が上がる

スキャナ保存制度を導入すると、領収書・請求書などの経理関係書類を取引先名や日時で検索しやすくなり、作業効率が上がります。

業務をしていると、取引先との取引の履歴を確認したり、一定期間の取引内容をまとめて確認したりしたい場合がよくあります。そうした場合に、スキャナ保存によりデータが取引先や日付、金額ごとに検索しやすい仕組みになっているため、簡単に確認作業を行うことができます。

紙で保存していた場合と比較して、過去の経理関係書類の確認にかかる手間や時間が圧倒的に削減できるため、業務の効率化を図ることが可能です。

4-1-3. 紙の処理のために出社する必要がなくなりテレワークが推進できる

スキャナ保存制度を導入することで、紙の処理のために出社する必要がなくなりテレワークが推進できることもメリットです。

例えば、社員が出張先で経費を使った場合、領収書の画像をスマートフォンで撮るなどして、出張先から領収書と経費申請書をインターネット経由で送付することができます。経理担当者も、領収書の原本と経費申請書との引き合わせのためにわざわざ出社することなく、インターネット経由で確認することが可能です。

スキャナ保存制度を導入することで、経理業務のテレワーク化を進めることが可能となります。

スキャナ保存制度のデメリットは下記3点です。

詳しくは次の通りです。

4-2-1. システムを導入するのにコストがかかる

スキャナ保存制度導入のデメリットは、システムを導入するのにコストがかかることです。

スキャナ保存制度を導入するためには、スキャナ保存の適用要件を満たす仕組みを作ったり、スキャン用機器を準備したりする必要があり、費用や時間といったコストが発生します。

他にも、社員に使い方を周知する手間と時間もかかります。

スキャナ保存制度導入すると、各社員も自ら領収書などの書類をスキャンして手続きを行う必要もあります。書類を過不足なく画像データにすることや、期限までに保存・入力が必要なことを周知し徹底しなければなりません。

社員がスムーズに手続きを行なえるようになるまで、説明の機会を設けたり、指導をしたりする手間や時間がかかります。

4-2-2 . 完全ペーパレス化は難しい

スキャナ保存制度の導入に際しては、完全ペーパレス化が難しい点もデメリットです。

スキャナ保存制度を導入することでかなり多くの書類を電子保存できますが、例外的に下記のようなケースでは、紙の保存をすることになります。

・所定の入力期限までに、スキャンしたデータを保存・記録できなかった書類

・重要度の高い契約書

スキャナ保存制度では入力期限までにスキャンしたデータを記録しなければ、スキャナ保存は認められずに紙での保存が必要になります。

また、重要度の高い契約書についてはスキャンデータでは効力が薄れる可能性があるため、スキャナ保存をしても原本の廃棄をしないで保存するケースも少なくありません。（契約書の扱いについては「6-1. 契約書、収入印紙などは原本廃棄しない方がいい」を参照してください）

このように、一部書類について紙保存が必要となり、完全にペーパレスというわけにはいかない点がデメリットといえます。

スキャナ保存制度のメリットとデメリットを解説しました。

スキャナ保存制度は義務化されていないため、導入するかしないかは、企業の希望で選択できますが、下記の理由から、スキャナ保存を導入することがおすすめです。

• ・電子取引における電子データ保存が義務化され、電子保存の必要性が増している
• ・インボイス制度が始まると書類の保存業務が増えるため、今がスキャナ保存導入のチャンス

詳しくは次の通りです。

現在、電子帳簿保存法で定めている「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引」のうち、「電子帳簿保存」「スキャナ保存」は任意であるものの、「電子取引」だけ2022年に義務化されました。（ただし、2022年1月1日～2023年12月31日までは猶予期間として設定）

このため、電子取引で授受した書類、例えば、メールやクラウドで授受した契約書や請求書、領収書といったものは必ず電子データで保存することが必要となります。

年々、電子取引の機会が増加していることもあり、関連の書類を電子保存しなければならない機会も増えています。

紙の保存をメインとして電子データ保存の対応を進めていくことは、データの一元管理ができないなど作業効率が悪いといえます。

今後も、国税関係書類の電子保存は増える傾向のため、スキャナ保存、電子帳簿保存を活用して経理関係書類を電子保存で一元管理することがおすすめです。

2023年10月にインボイス制度が始まると書類の保存業務が増えるため、今がスキャナ保存導入のチャンスといえます。

インボイス制度とは、消費税の仕入額控除のための仕組みで、事業者が発行する「適格請求書（インボイス）」に記載された税額を控除することができる制度のことです。

このインボイス制度が始まることで、事業者ではインボイスなど書類発行や保存の機会が増えます。現状、スキャナ保存制度を導入せず、紙の運用で進めていた場合、紙の保存・管理業務が今以上に増加します。

インボイス制度の開始で、大量の紙の保管業務が発生するため、早めにスキャナ保存制度を導入するなどして、今の業務負担を軽くしておくことがおすすめです。

スキャナ保存を導入することがおすすめであることをお伝えしましたが、導入する場合には注意したい点があります。

それは次の3点です。

• 【スキャナ保存制度を導入する際の注意点】
• ・重要な契約書、収入印紙などは原本廃棄しない方がいい
• ・改ざんに注意！発覚すると通常の重加算税10％になる
• ・セキュリティ対策をより強固にする必要がある

• 詳しく見てみましょう。

契約書、特に収入印紙を貼り付けている契約書についてはスキャナ保存した後も原本を廃棄しない方がよいといえます。

なぜなら、契約書は電子帳簿保存法上は、スキャナ保存・原本廃棄が可能ですが、民事訴訟法上では、スキャナ保存データはあくまでコピーであり、原本に比べて効力が低いと見なされるからです。

万が一、紛争になった場合、スキャナ保存データが原本と同等の効力を持つかどうかは現段階で定かではありません。このため、原本は破棄しないで保存しておくことがおすすめです。

また、収入印紙についても、印紙税法上、スキャナ保存データはコピー扱いとなり、印紙税を納税した証拠とはなりません。このため印紙税法でも原本破棄はしない方がよいといえます。

重要度の高い契約書、収入印紙の原本は廃棄しないように注意しましょう。

改正後のスキャナ保存制度では、スキャナ保存データの改ざんが発覚すると重加算税10％の対象となります。

領収書などをスキャナーで電子化した場合、紙の場合と異なりコピーや修正が比較的容易なため、社内で使い回しや改ざんをするリスクがあることに注意しましょう。悪意がなくとも、誤って同じ領収書データで二度申請を行ってしまう可能性もあります。

2022年の電子帳簿保存法の改正では、改ざんに対する罰則も厳しくなり、税務調査で改ざんなどの不正が発覚した場合は、通常の追徴課税の35%に加えて10%の重加算税が課税されることになりました。

スキャンデータの改ざん、二重申請などの不正が行われないように、スキャンデータの記録を複数人で行うなどの対処を図るようにしましょう。

スキャナ保存をする場合には、セキュリティ対策を強固にするようにしましょう。

スキャナ保存では、契約書や領収書など重要な書類を電子データで保存することになります。これらの保存データは流出してはならない企業機密情報のため、強固なセキュリティのもとで管理する必要があります。

データをセキュリティレベルの高い、安全なシステム環境下に保管するようにしましょう。また、社員が誤ってスキャナした情報を外部に漏らしたりしないよう、社員のセキュリティ意識を高めるなどといった適切なセキュリティ対策をとるようにしましょう。

スキャナ保存制度の導入の注意点として、セキュリティ対策をしっかりと行うことを紹介しました。

スキャンした電子データを安全に保管したい場合は、セキュリティレベルの高いクラウドストレージサービスを利用することがおすすめです。

スキャナ保存制度の導入に際して、クラウドストレージサービスを利用すると、

• ・高度なセキュリティ下で安全・安心にデータ保管ができる
• ・データ共有がしやすくテレワークにも最適

といった利点があります。以下で紹介します。

セキュリティレベルの高いクラウドストレージを利用すると、データを安全に保管することができます。

多くのクラウドストレージサービスでは、高度なセキュリティ対策を行なっています。また、ほとんどの場合、自社でセキュリティレベルの高いシステムを構築するよりも比較的安く利用することができます。

なお、セキュリティレベルの高いクラウドストレージの見分け方は、例えば次のような点に注目して選ぶようにしましょう。

• ・ファイアウォール・不正侵入検知などの不正アクセス対策をとっている
• ・データ・通信が暗号化されている
• ・2段階認証などによるアクセス制限が可能
• ・データの操作ログを残すことができる

上記のようなセキュリティ対策をとっているセキュリティレベルの高いクラウドストレージサービスを選ぶことがおすすめです。

高いセキュリティ対策が取られたクラウドストレージサービスを利用することで、安全に、コストも安くスキャナ保存したデータを保管できます。

また、クラウドストレージであれば、社内に限らず社外からもスキャナ保存データにアクセスすることができるため、テレワークにも最適です。

例えば、スキャナ保存した契約書や見積書といったデータを急きょ業務で利用したいといった状況になることもあります。そうした場合、クラウドストレージサービス上にスキャナ保存したデータを保管しておけば、テレワーク中でも社外からデータにアクセスして確認することができます。

クラウドストレージであれば、わざわざ出社して社内システムを利用しないと重要データを確認できないといった事態を避けられます。テレワークでも活用できるため、クラウドストレージサービスでスキャナ保存データを保管・管理することがおすすめです。

スキャナ保存したデータの保管や共有には、クラウドストレージがおすすめであることをお伝えしました。

もしクラウドストレージ選びで迷うような場合には、NTT東日本にお気軽にご相談ください。

ＮTT東日本ではコワークストレージというクラウドストレージサービスを提供しています。

コワークストレージでは、スキャナ保存には欠かせない高いセキュリティ環境を提供しています。また、誰でも簡単に操作できるサービスのため、クラウドサービスを導入する際にありがちな新たな操作を覚えるといった必要もありません。誰でもすぐに活用することができます。

お客様の大事なデータを保存するストレージを検討する際は「コワークストレージ」もぜひご検討ください。

コワークストレージを利用すると、クラウド上に書類データを安全に保管することができます。

保管したデータは、社内だけでなく外出先からデータを利用することができます。

【コワークストレージのセキュリティ対策の主なポイント】 １）最高水準の暗号技術を使用 通信はすべてSSL/TLS暗号化によるHTTPS通信。世界最大手DigiCert社による鍵長2048bitの証明書を採用。クレジットカード業界のセキュリティ基準「PCI DSS」での最新規定に準拠した最高水準の暗号通信技術を採用しています。 ２）端末のキャッシュも暗号化 「コワークストレージ Drive」では、端末上にキャッシュするデータすべてを暗号化しています。 ３）認証連携によるセキュリティ強化 IDとパスワードによる認証だけでなく、SMSや認証アプリを利用したセキュリティ強化のための2段階認証により、なりすましを防ぎます。 ４）管理者も含めすべてのログを記録、分析 利用者および管理者が行った操作のすべてをログとして記録しています。

• コワークストレージは、高いセキュリティを誇っています。スキャナ保存データを保管したり共有したりする場合でも安心してご利用いただけます。

コワークストレージは、デスクトップ感覚で使える高い操作性に定評があります。

クラウド上のファイルには、使い慣れた「エクスプローラー」と同じ感覚でアクセスすることができます。新たな操作を覚える必要もなく、誰でも操作可能です。

コワークストレージは開発からデータ保管、サポートまですべて国内で対応しています。

お客さまの大切な情報資産をお預かりするデータセンターをはじめ、開発・運用・サポート拠点は日本国内に限定し、海外への業務委託は行っていません。お客さまの情報は日本の法令下で守られます。

【コワークストレージの安心のサポート体制】 １）スピーディーな課題解決に貢献 お客さまの声に真摯に耳を傾け、スピーディーな課題解決を図っています。 ２）マニュアルもすべて日本語 全てのユーザーインタフェースやヘルプ、マニュアル等のサポート素材は日本語に対応しています。 ３）ヘルプデスクによるマニュアルの説明 導入までの準備もスピード感をもってスムーズに進めることができます。 ４）安心の手厚いサポート窓口 導入時も、利用中も。困ったときは、電話やメールにてサポートします。

スキャナ保存制度という新たな制度の導入で、システム上何か不安のある場合にも、丁寧に対処いたします。

コワークストレージでは、無料トライアルも利用できるため、スキャナ保存のための環境整備を検討している場合には、どうぞお気軽にご相談ください。

※ご利用にはインターネット接続環境が必要です｡

スキャナ保存制度について紹介しました。スキャナ保存制度とは、取引先から受領した領収書などの紙の書類をスキャンし電子データで保存できる制度のことです。

スキャナ保存制度は、2022年の改正電子帳簿保存法の施行で制度導入がしやすくなりました。ただし、導入に際しては、満たさなければならない要件があるため、導入の際には注意するようにしましょう。

スキャナ保存制度の導入には、下記のようなメリットとデメリットがあります。

【スキャナ保存制度導入のメリット・デメリット】

メリットとデメリットの両側面があるものの、

• ・電子取引における電子データ保存が義務化され、電子保存の必要性が増している
• ・インボイス制度が始まると書類の保存業務がなお増える

ことから、スキャナ保存制度の導入を含め、経理のデジタル化を進めることがおすすめです。

これらの情報を、スキャナ保存制度の導入をスムーズにすすめるためにもぜひ役立ててください。

また、セキュリティ対策に不安がありクラウドストレージをお探しでしたら、コワークストレージもぜひご検討してみてください。

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