オフィス移転の流れとやるべきことは？留意点や具体例についても紹介

新しいオフィスへの移転を計画している企業の中で、自社にとって移転そのものがはじめての場合や、新規で担当者になったばかりの方は、どのような流れで行うのか、また必要になる作業などがよくわからないというケースも多いと思います。

今回の記事では、オフィス移転にまつわる全体的な流れと、移転時の留意点、また具体的な移転の例を紹介していきます。

新しいオフィスに移転するにあたり必要になる業務内容や全体的な流れを紹介していきます。まず、全体的な流れは下記の図のとおりです。それぞれ詳しく解説していきます。

①移転の目的の明確化

オフィス移転をするときは、移転計画を立てる際に移転の目的を明確化しましょう。従業員の増加や契約している物件の契約条件に関連するような場合でも、移転後に業務の生産性の低下や従業員満足度の低下などが起きる可能性があります。そのため、移転をすることでどのような効果を期待しているのか、以前のオフィスと環境を変えることで達成したい目的を明確にし、社内で浸透させることが重要です。

時期としては、オフィス移転の1年〜半年前には決めておきましょう。

②オフィス要件の定義

オフィス移転の目的に加えて、オフィスに求める要件も定義しましょう。具体的に物件を探すにあたり、必要な情報になります。

定義すべき項目は以下が例として挙げられます。

• 移転にかけられる予算
• 移転対象人数
• オフィス面積
• 実施時期
• 希望立地
• 賃料（坪単価）
• 必要になる設備
• セキュリティ面

とくに、賃料については会社の今後の成長度合いや収益性などの観点から慎重に考えましょう。業績が良い時期に移転を行い、その後にオフィス賃料の高さが負担になるケースも少なくありません。また、自社の事業や組織にとって必要な要素は何かという点から、用意する設備についても検討します。

こちらも、オフィス移転の1年〜半年前には定義しておきましょう。

③オフィス移転業者を探す

オフィス移転では、物件探しから内装、プランニングなどをサポートしてくれる移転業者を利用するケースが多くあります。どのぐらいの範囲を依頼するのか決めながら、業者を探しましょう。物件そのものを探す所から連携するパターンや、施工業者との調整や施行管理なども依頼できるケースもあります。

こちらも、オフィス移転の1年〜半年前に行いましょう。

④新オフィスの物件探し

物件探しの際には、オフィス要件で定義した条件を元に探していきます。具体的な物件ごとに比較していくポイントとしては以下が例として挙げられます。

• 最寄り駅からの所要時間
• 他エリアへのアクセスの良さ
• 従業員の通勤時間
• 周辺の施設
• 空調やトイレなどの設備
• ビルの使用時間の制限
• 防犯対策

ビルの使用時間の制限によっては、業務可能な時間が制限され、防犯上ビルそのもの出入りができないなどのケースもあります。基本的なアクセスや立地といった項目だけでなく、移転したことで勤務に支障がでないように設備面や使用条件もチェックしていきましょう。

こちらも、オフィス移転の1年〜半年前に行います。

⑤コンセプト・レイアウト決め

物件を探していく過程や決まった段階などで、新オフィスのコンセプトやレイアウトを決めましょう。

決めるべき内容としては以下が例として挙げられます。

• 部署やチームごとに使うスペース
• エントランスや会議室といった業務スペース以外の配置
• それらを組み合わせたレイアウトの作成
• ビジネスフォン・LAN配線

特にインターネットをはじめとした通信環境をどうするかは重要です。Wi-Fi導入によるフリーアドレス化（固定席を持たず、従業員が自由に席を選んで業務ができる形態）を行うかどうかなど、この段階で検討しておきましょう。

「①移転の目的の明確化」の部分で決めた項目によって、レイアウトや内装イメージなども変化します。従業員同士のコミュニケーションを増やすことを目的としてオープンなレイアウトにするのか、また個人の業務に集中して生産性を上げることにフォーカスしたスペースを多く設けるのかなど、目的が達成できるコンセプトを決めることが重要です。

こちらは時期としては、半年前を目安に決めていきます。

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⑥業務システム、クラウドなどの検討

レイアウトやネットワーク環境の検討と同時に、業務で使用するシステムやサービスについても見直しを行います。近年ではBCP（事業継続計画）やテレワークにも対応できるよう、クラウドサービスへ移行するケースも増えてきています。

移転のタイミングで見直すと良いシステムやサービスの例として以下が挙げられます。

• スマートフォンをビジネスフォン化できるクラウドPBX
• オンラインでアクセス可能なクラウドストレージ
• 出勤・退勤をシステム上で行う打刻ツール
• 画面共有・ビデオ通話システム

2020年の新型コロナウイルスの影響によりオフィスの移転・縮小を行った企業の中には、テレワークを導入することで、出勤率を抑えてオフィスの効率な活用に繋げる事例も増えています。在宅やオフィス、またサテライトオフィスやコワーキングスペースなどでも円滑に業務を進めるためには、クラウド化されたシステムだとスムーズです。

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⑦内装の施工管理

物件が決定したら、内装業者と具体的な打ち合わせを行いデザインやレイアウトを決定していきます。コンセプトや希望のレイアウトなどを伝えて、何パターンかのレイアウトイメージを提案されることが多いため、適切なフィードバックや意見を伝えるためのコミュニケーションが重要です。内装がコンセプトにあっているか、レイアウトは正しいか、備品の収納場所や十分な電源が確保されているかなども確認しましょう。

また、電気・通信・空調工事についても確認が必要です。物件のオーナー指定がある場合もあります。

内装が決定したら、施工状況の確認を随時行っていきましょう。

⑧オフィス備品の発注

新規でオフィスに導入する家具・OA機器などの選定や購入を行いましょう。こちらも、コンセプトやレイアウトと照らし合わせながらマッチしたものを探してください。

⑨引っ越し業者の選定

引っ越し予算や作業内容といった基本的な項目だけでなく、廃棄物の引取もしてくれるかなどの条件から引っ越し業者を選定しましょう。

オフィス移転の数か月前には選定を完了しておきます。

⑩社内用マニュアル作成

従業員の多い大企業などでは、引っ越しは大掛かりになるため役割分担やスケジュールなどをマニュアル化しておくことが重要です。

オフィス移転の3か月〜2か月前には作成しておきましょう。

⑪引っ越し作業

引っ越し期間には、事前に荷物の梱包、不要なモノの廃棄、データのバックアップなどの準備をしておきましょう。引っ越し当日には、担当者は立ち会いが必要です。

⑫移転に関連する届け出

移転は引っ越し作業を終えて完了ではなく、移転に関する各種届け出の提出も必要です。本店所在地が変更になる場合は届け出の記載内容を変更する必要があるのはもちろん、オフィス増設や支店の移転でも届け出が必要です。届け出は移転先で管轄地が変更になる場合と、そうでない場合で必要になる書類が変わる場合があります。

以下に移転の時に必要な届け出の一例を挙げます。

• 法務局：本店移転登記申請書、支店移転登記申請書
• 税務署：異動届出書、給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書
• 都道府県税事務所：事業開始等申告書
• ハローワーク：雇用保険事業主事業所各種変更届
• 年金事務所：適用事業所所在地・名称変更（訂正）届（管轄内）または（管轄外）
• 消防署：防火管理者選任届など

オフィス移転のときには、これまで利用していた旧オフィスを撤退することになりますので、撤退に伴う業務が発生します。新オフィスへの移転と同時進行のスケジュールで行っていきましょう。

①解約通知

オフィス解約の1年〜半年前に、契約更新をしない旨を管理会社やオーナーに伝えます。新オフィスの入居時期を確認しておかないと、契約のタイミングによってはオフィスがない状態になるリスクもあるため注意が必要です。

②原状回復工事

退去時は、旧オフィスを入居前の状態に復旧する原状回復工事が必要です。物件の契約内容によっては、契約期間が切れる前に次の利用企業がそのまま居抜きで利用したい場合など、原状回復が発生しないケースもあります。

担当者として行うべきことは、業者の手配やコストの計算、スケジュールの調整などが主です。旧オフィスの解約時期と新オフィスの契約開始・引っ越し日時の間隔が短すぎる場合、原状回復工事の期間が適切にとれないケースもあります。新オフィスのことだけでなく、移転全体のプロジェクトとして忘れないようにしましょう。

オフィス移転の理由はさまざまありますが、コロナ禍を受けてテレワークを前提にオフィス環境を見直すケースも増えつつあります。その場合、クラウドの導入や柔軟なオフィスレイアウト、そのための無線LAN環境などの整備が重要になります。

移転の流れの部分でも記載しましたが、オフィス移転をシステム環境の見直しのための機会として活用することで業務の生産性の向上や柔軟な働き方につなげることができます。

オフィス移転に成功した事例を紹介します。

①株式会社CMerTV（シーマーティービー）

動画広告配信プラットフォームなどを提供する株式会社CMerTVでは、事業拡大に伴う従業員数の増加によりオフィス移転を行いました。取引先との商談を行う会議室の不足という課題の解消という目的を持ち、引っ越しコストとの兼ね合いから旧オフィスからの近い立地の場所を選ばれたそうです。

また、オフィス移転の時に「引っ越し委員会」をつくり、各部署から新オフィスで実現したいことを吸い上げる担当と、実際の移転手続きを行う管理部門で形成したそうです。移転先は新築のビルのため、ビル自体の回線構築と自社のフロアに回線を引き込む2段階が必要なため、数か月前から余裕をもって回線業者と連絡をとって問題なく準備を進められました。

移転により、コミュニケーションができるスペースを新たに設けることで、社員同士のコミュニケーションが活性化されたそうです。

参考・出典：先輩起業家インタビュー_移転篇

今回の記事では、オフィスの移転にまつわる流れや必要になる業務、留意点や具体例を紹介していきました。

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