導入事例01 失敗しない事業所移転のコツ

動画広告配信プラットフォームを中心に成長を続ける2011年創業の株式会社CMerTV(シーマーティービー)。同社は2016年6月に現在の新オフィスへと移転しました。新オフィスや業者の選定、オフィス設計などをどのように進めたのでしょうか。成長企業のオフィス移転の実体験について、取締役 CTOの井口誠氏に話を伺いました。

「引っ越し委員会」をつくり、
皆が真剣に移転先を考える

ー 移転を検討された理由について
お聞かせください。
井口氏 : 当社がオフィス移転を検討することにした理由はいくつもあります。最大の理由は、事業拡大に伴って社員数が増え、旧オフィスでは手狭になったことでした。特にお客様やメディアとの商談の場にもなる会議室不足の解消は、喫緊の課題となっていました。
ただ、オフィス移転に伴う引越にはコストも負担もかけたくなかったので、物件については旧オフィスから離れていない場所、有楽町駅周辺で探すことにしました。
ー オフィス移転はどのように進めましたか。
井口氏 : 新オフィスへの移転を担当する「引越委員会」を立ち上げました。引越委員会のメンバーには各部署から合計5名を任命しましたが、彼らには各部署が新オフィスで実現したいことなどの意見を現場から吸い上げるための役割を期待しました。そこに実際の手続きなどの作業を担当する間接部門(管理部)が参加する形で引越委員会を組織しました。
ー 引越業者はどのように選定しましたか。
井口氏 : 引越業者を選ぶのではなく、新オフィスの内装を設計・施工できる業者を選定しました。複数の業者を候補として挙げて各社に見積を依頼しましたが、必ずしもコスト最優先で業者を選んだわけではありません。どのようなオフィスを設計・デザインするのか、実際に施工した当社と同等規模のベンチャー企業にお邪魔し、オフィス内を見学させていただきました。

回線業者とは早めに連絡を
とって準備しておく

ー 移転の際にどのような点に気をつけましたか。
井口氏 : 今回入居したのは新築のビルでしたので、新しく配線をビル自体に引き込む部分とビルの中の弊社のフロアに引き込むという2段階がありました。これは数ヶ月以上前から回線業者さん含め連絡をすることができたので余裕を持って準備ができました。
ー 移転にあたり、ITインフラの設備導入で工夫を
した点はありますか。
井口氏 : 新オフィスのビルでは入退室管理に非接触型ICカードを使用していますが、当社はそのICカードを社員証のIDカードと統合し、オフィス入退室の鍵として使用しています。勤怠システムについても、ICカード連携が可能なシステムへと入れ替えました。
 また社員の働く環境を大きく改善したいということもあったのでリモートワークができるように、VPN利用ができるようなルーターに切り替えました。こうすることで、仕事を家ですることが可能な環境を整えました。

移転後に変更が少ない仕組みを
作っておくことが重要

ー 新オフィスに移転したことで、社内には
どのような効果がもたらされましたか。
井口氏 : オフィスのエントランスに大胆なデザインを採用し、「ブリッジ」と呼ぶコミュニケーションスペースと一体化させたことで、社員同士のコミュニケーションが活性化するメリットが得られました。

CMerTVのエントランス

ー 最後にこれからオフィスを移転しようとしている
企業に対し、
アドバイスがあればお願いします。
井口氏 : オフィス移転をスムーズに進めるためには、移転先のオフィスのインフラが非常に重要になります。インターネット回線や電話回線など工事が必要なものは、意外と時間もかかるので早めに手を打っておくことをお勧めします。
また、当社では創業当時からクラウドサービスを利用しているため、移転に伴って社内システムへの影響が少なく、移転前から移転後の業務をシームレスに継続できています。ITシステム周りで変更がない仕組みを作っておくのが、スムーズな移転を行うのに重要なポイントの1つだと思います。

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