またたく間に書類を管理する4STEP｜管理の流れとポイントを解説

• 2023.2.27 (月)
  Posted by コワークストレージ窓口

社内の書類管理体制を整えようと思ったけれど、まず何から手をつけたらいいのかわからない...といったケースは少なくありません。

結論から言うと、書類の管理は以下の4つに分類して考えることが大切です。

1. 一時保管	担当者が仕掛かり中の書類を一時保管する
2. トレー管理	処理がまだ終わっていない書類を管理する
3. 共有化	タスクが完了した書類を保管・保存する
4. 処分	不要になった書類を安全に廃棄する

これだけ見ると簡単なように思えるかもしれません。しかし、それぞれのステップにおける手順やコツがわかっていなければ、書類の管理を円滑に進めることは難しいでしょう。

そこで、この記事ではステップ別の書類の管理方法はもちろん、具体的なファイリング手順について図解を交えながら詳しく解説します。この記事を読めば、迷うことなく書類の管理ができるほか、中長期的な仕組み作りについても理解を深められます。

「社内の書類管理体制を見直したい！」「でも何から始めたらいいのかわからない」という方は、ぜひ最後までお読みいただき、自社の書類管理体制を整えるきっかけとしてみてください。

図からわかるように、書類の管理方法は主に4つに分けられます。フロー図に従い、書類を4つに分類した上で、それぞれ適切な管理を進めるようにしましょう。ここではそれぞれの概要について簡単に紹介します。

■一時保管

未処理で担当者が仕掛かっているものは、一時保管として担当者が手元で管理する必要があります。一時保管の書類については、【実践：STEP1】一時保管の仕方で説明します。

■トレー管理

まだ誰も着手していない、もしくは後続の担当者の処理を待っている書類はトレー管理をして処理の漏れを防ぎましょう。【実践：STEP2】トレー管理の仕方で図解を交えながら、具体的なやり方について紹介しています。

■共有化

書類に付随したタスクが全て完了したものの、会社として残す必要があるものは共有化の扱いとなります。そうした書類はファイリングし、検索性を持たせた上で管理することが大切です。【実践：STEP3】共有化の仕方で、詳しいファイリング手順や保管場所について解説します。

また、共有化すべき書類には法的に残して置く必要がある書類（＝法定保存文書）も含まれます。法的に残しておく書類の種類や保管しておくべき期間については以下の記事で詳しく解説しているので、参考にしてください。

■処分

書類のタスクが全て完了し、今後使う予定のない書類は安全に処分する必要があります。【実践：STEP4】処分の仕方を参考に、安全な処分を進めましょう。

書類の管理ができていないと、必要な書類をすぐに見つけ出すことができず、業務効率が低下しかねません。実際、書類の整理が行き届いていないことが原因でクライアントからクレームがきた、誤って必要な書類を廃棄してしまったといった事務過誤も多く見受けられます。

したがって書類を整理・分類し、どういった管理が適切なのかを見極めながら各ステップを読み進めてみてください。

タスクが完了しておらず、担当者が仕掛かり中のものは一時保管の扱いとしましょう。処理をする際にすぐ取り出すことができなければ、業務に遅れが生じる原因となります。

一時保管の書類を管理する方法として、「仕掛かりBOX」の作成がおすすめです。インデックス付きのクリアフォルダに件名をつけ、1案件1ファイルに入れて書類を保管しましょう。

仕掛かりBOXでの管理を社内で周知することにより、自分の仕事が把握しやすくなるだけでなく他人の仕事状況も一目でわかるようになります。

仕掛かりBOXは終業後に共通のキャビネットで保管してもらうようにすると、書類紛失のリスクがなくなるほか、管理そのものが楽になるでしょう。

トレー管理に該当する書類として、まだ誰も着手していない、もしくは後続の担当者の処理を待っている書類が該当します。

処理する必要がある書類を見落としてしまうと〆切に間に合わない恐れがあるほか、万が一処理が漏れてしまった際は事務過誤にも繋がりかねません。そのため、トレー管理に分類された書類は期限内に処理を済ませられるように管理することが大切です。

トレーで管理する書類は次のようにトレーを重ね、部署ごとに受付・処理状況がわかるように工夫するとよいでしょう。1段目に入っている未対応書類を各担当者が自分のデスクまで持って行き、1次対応が終わったら2段目に戻す（2段目から3段目も同様）ことで書類の処理状況が一目で判断できます。

また、トレー管理の注意点として長期の保管には適さないことが挙げられます。トレーの中をこまめに確認しなければ、あっという間に書類が溢れてしまいかねません。よって、トレーで管理するのは今日明日に処理を終わらせなければならない、期日の迫った書類に絞りましょう。

期日まで余裕がある書類は仕掛かりBOXで管理しよう 期日までまだ余裕がある書類は1〜31日まで日付別の仕切りをつけたファイルBOXに保管し、プロジェクトの〆切ごとに管理すると処理漏れを防げます。 例：12月1日に12月10日〆切の書類を受領した場合、「10日」に該当するところに書類を入れる（プロジェクトごとにクリアフォルダーで分ける）。12月10日当日になったら、ファイルBOXの「10日」のところから書類を出し、トレーの1番上（未対応書類BOX）に入れる。

すべての対応が完了した書類は以下のいずれかの方法で処理しましょう。

・社内で一定期間管理・保管する必要がある書類 ➡【実践：STEP3】共有化の仕方 ・処理が終わったことに伴い、不要になった書類 ➡【実践編：STEP4】処分の仕方

書類に付随したタスクが全て完了したものの、会社として残す必要があるものは共有化の扱いとしましょう。共有化とは誰でも手に取って閲覧しやすい場所で一定期間書類を保管することを指します。

また、共有化の中には社内で一定期間の保存が義務づけられた法定保存文書も含まれます。法定保存文書は、「保管」とは異なる方法で「保存」しなければなりません。

書類管理上の「保管」と「保存」の定義 保管：使用頻度が高い書類を取り出しやすいように管理すること 　　　➡今年後～前年度の文章・常用文書が主に該当する 保存：使用頻度が低い書類を文書庫や社外で管理すること 　　　➡上記以外の文章、中には3年以上の保存が必要なものもある

保管あるいは保存が必要な書類は下記の手順でファイリングを進めた後、適切な場所で管理するようにしましょう。

以下でさっそく、①のファイリング用具を決めるところから順に解説していきます。なお、ファイリングそのものを目的とするのではなく、「活用しやすいか」「検索しやすいか」といった前提の元に作業を進めるようにしましょう。

まず、書類を何で保管するのかを決めましょう。よく用いられるファイリング用品として「バインダー」と「フォルダ」の2つがあり、下図のようにそれぞれ特徴が異なります。書類の性質や利用方法によってフォルダーとバインダーを使い分けましょう。

フォルダーは書類の出し入れが容易で細かく分類できる一方、書類の紛失が起こりやすく長期の保管や保存に不向きです。対するバインダーは耐久性に優れ書籍のように取り扱えますが、場所を取るほか書類の出し入れを面倒に感じる恐れがあります。

すぐに使う予定がある、仕掛かり中の書類はフォルダーで管理し、一定時間が経過した書類はバインダーでまとめるようにすると効率的に管理できるのでおすすめです。

ファイリング作業を行う際は書類のすみ分けを行い、それぞれを束ねていく作業が必要です。書類のすみ分け方法が社内で定まっていない場合、以下4つの分類基準を参考にしてください。

・手順別：業務プロセスにわけて分類する ・発生日別：文書を作成した年月日ごとに分類する ・顧客別：顧客の名前を50音順で分類する ・書類別：見積書・請求書・領収書・申請書など書類形式で分類する

これらの基準が明確であればあるほどバラツキを抑えられることはもちろん、整理・検索もスムーズになります。これらを区別する基準を明確にする一方で、分類漏れや重複が発生しないように注意しましょう。

分類別に書類を束ねたら、それぞれ管理しやすい方法でファイリングしていきます。ファイリングすることで検索性が高まることに加え、業務の標準化が図れます。そのため、統制の取れた書類管理ができるでしょう。

フォルダーやバインダーといったファイリング用品は、背表紙に表示形式を統一したラベルを貼って管理する必要があります。表示形式を統一することで整理された印象を与えることに加え、視覚的にも探しやすくなるでしょう。

この際、ラベルにはわかりやすいタイトルをつけることを意識しましょう。ここでいう「わかりやすいタイトル」とは書類の内容がわかるようなタイトルであることが重要です。ポイントを以下に挙げてみました。

わかりやすいタイトルの付け方 ・難しい用語を避け、誰でもわかる言葉にする ・まぎらわしい名称は使わず、内容を具体的に要約する

人間は時間の経過と共に記憶が薄れていくため、暫定的に決めたタイトルのまま保管してしまうと、ゆくゆく書類を探す際に支障が生じかねません。そのため、誰でもわかる具体的なタイトルをつけ、検索性を高めておくことが重要です。

また、タイトルとあわせて保管期限も忘れずに記載しておくことを心がけましょう。保管期限がきちんと記載されていれば保管期限が切れたかどうかの判断がしやすく、保存文書として文書庫に移し替えるのも楽になります。

フォルダーやバインダーで整理した書類は、保管場所を階層化して配列することで効率よく書類を探せます。

具体的には下図のようにキャビネットに番号を振り、その上段から「A-1、A-2、A-3･･･」と決めた配置場所を文書管理台帳に記載しておくことで、より検索性が高まるでしょう。

保管場所の安全場所を確保しよう 書類を保管する際は保管場所の安全を確保することが大切です。安全性の低いところに保管してしまうと、情報漏えいの恐れが高まるほか、企業の信頼をも失いかねません。そのため書類の紛失や不正の持ち出しといったリスクに備え、セキュリティを高めておくことが大切でしょう。 また、保管すべき書類の量は経年とともに増加していくため、社内で管理するには限界があることもまた事実です。よって、そうした書類は別の安全な施設で管理したり、外部に保存を依頼したりといった対策を講じる必要があります。 外部へ書類の保存を委託する際は、情報漏えいリスクを避ける観点でも高いセキュリティ機能を持つ施設を選ぶとよいでしょう。自然災害によって被害を受けることのないよう立地を重視することも大切です。

一通りのファイリング作業が終わったら、「文書管理台帳」へ記録を残すようにしましょう。

文書管理台帳とは、企業が所有するさまざまな書類を適切かつ検索性の高い状態で保管するための台帳のことです。文書管理台帳は書類に関するあらゆる情報を主に以下の項目で管理します。

・なんの書類があるか ・誰が書類の管理をしているのか ・どこに該当の書類が管理・保管されているのか ・いつ作成されたのか、いつまで書類の管理が必要なのか

文書管理台帳は社員全員がよく使う台帳であるため、わかりやすい場所で管理する必要があるほか、社内ルールとして台帳の運用を浸透させることが大切です。

また、文書管理台帳は情報漏えいリスクに対する対策を講じることが欠かせません。紙で管理する際は業務終了後に施錠できるキャビネットで保管する、データで管理する場合はセキュリティに優れたツールを使うなど、様式にあわせて工夫を凝らしましょう

【補足】部署ごとに分類方法は工夫する 会社では部署ごとに扱う書類内容は異なるため、書類の内容に合わせて分類方法を変えることが大切です。全部署間で一律の分類方法にしてしまうと応用が利かず、結果として業務効率の低下に繋がりかねません。 部署ごとに書類の分類マニュアルを設けるなどして、自分たちの仕事に適した形での分類を目指しましょう。

書類のタスクが全て完了し、今後使う予定のない書類は安全に処分する必要があります。紙の書類は情報が古くなりやすく価値が薄れることから、いつまでも手元で管理する必要は無いからです。

処分にあたる書類として、主に以下のような書類が該当します。企業の社会的責任として、書類によっては処分せずにリサイクルに回すことも検討しましょう。

処分する書類の一例 ・社内連絡文書など一時的な事項が記されたもの ・原本ではなくコピーとして複数部残されているもの ・記載内容が過去のもので、今後参照することがないもの ・提案書やプレゼン資料を作成する際に参考にしたもの ・古いカタログやパンフレットなど

また、廃棄に取り組む際は会社全体または部門ごとに一斉に取り組むことをおすすめします。従業員任せにしていると、仕事を理由になかなか廃棄作業が捗らず、結果として放置されてしまうケースも少なくありません。実施日をあらかじめ定めた上で、一斉に廃棄作業に着手した方がスムーズに進むでしょう。

すぐに結果を求めるのではなく、廃棄作業を年間の予定表に組み込んだ上で長期的に続けられる仕組み作りをすることが大切です。

書類の管理方法について解説してきましたが、これからの書類管理は電子化を進めていくことをおすすめします。紙の書類は年々保管スペースを圧迫することに加え、量が増えればそれだけ必要な書類を探し出すのに余計な手間や時間がかかるからです。また、データを紙にすることからコストもかさむでしょう。

書類の電子化を進め、データとして管理することでそうした手間やコストが削減できることはもちろん、書類の保管に使うキャビネットの台数なども減らせるでしょう。

書類の電子化で得られるメリット ・書類を保管・保存するスペースが少なくて済む ・検索性が向上する ・高いセキュリティのもとで書類を管理できる ・書類の紛失・改ざん・不正持ちだしといったリスクを低減できる

一方で、社内にある膨大な量の書類を適切に電子化するためにも、電子化するものとそうでないものを分ける、サイズや形式を統一するなど事前にいくつかのルールを定めておくことも大切です。この機会に書類管理の電子化を検討し、コスト削減や業務効率化に繋げましょう。

なお、電子化をよりスムーズに進めるためには紙の代わりとなるツールやシステムが必要です。タブレット端末や書類の電子化ツールを使うといった手もありますが、操作性やセキュリティ面といった面で「クラウドストレージ」をおすすめします。

この記事では書類管理の概要と具体的な手順について解説しました。書類は4つに分類したうえで、適切な管理を講じていくことが大切です。

フロー図に従って適切な管理を講じていくことはもちろん、書類の出口も意識するようにしましょう。具体的には、いま手元にある書類は次にどういった工程を辿り、最終的に廃棄となるのか共有化の扱いとなるのかを考えておくことで作業全体を効率よく進められます。

そして、管理体制の整備とともに書類の電子化も進めましょう。書類を電子化することで、以下のメリットが得られます。

書類の電子化で得られるメリット ・書類を保管・保存するスペースが少なくて済む ・検索性が向上する ・高いセキュリティのもとで書類を管理できる ・書類の紛失・改ざん・不正持ちだしといったリスクを低減できる

電子化にあたってはツールやシステムの導入が必要ですが、操作性の高さやセキュリティの安全性からクラウドストレージがおすすめです。クラウドストレージを導入することでより効率的に電子化を進められるため、ぜひこの機会に検討してみてください。

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