コワーキングスペースがオフィスにおすすめ？メリット・デメリットを解説
2022.2.21
昨今、時間や場所にとらわれない新しい働き方として、個人事業主やフリーランスで活動する方が増えてきています。また、会社員の在宅勤務の促進もあり、毎日会社に出向いて働くという考え方が、変わりつつあると言えるでしょう。
このように、働き方が多様化している世間の流れに合わせて、注目を集めている変化の1つが「コワーキングスペース」です。
そこで今回の記事は「コワーキングスペース」の概要とメリット・デメリット、利用できる機能について紹介していきます。ぜひ、参考にしてみてください。
１．コワーキングスペースとは？
「コワーキングスペース」とは、個人事業主やフリーランスで活動する方、在宅勤務の会社員などが、他の人と場所を共有して仕事をおこなう作業スペースのことを言います。
また、最近では法人としてコワーキングスペースを契約し、社員に自由に活用してもらうという形を取っている会社もあります。
コワーキングスペースの特徴として、カフェのように開かれた空間を共有した、フリーアドレス形式の作業スペースである点が挙げられるでしょう。個人の専用座席ではないため、空いている席から自由に選び、席を途中で移動することが可能です。
このような作業スペースに、ネット環境やコピー機などオフィスと変わらない環境が整っているので、スムーズに仕事に取り掛かることができるでしょう。
昨今、新しい働き方として、在宅勤務やフリーランスで活動する方が増加していることもあり、「コワーキングスペース」が注目されています。
コワーキングスペースとシェアオフィスとの違い
「コワーキングスペース」に類似しているサービスとして「シェアオフィス」・「レンタルオフィス」が挙げられますが、何が違うのか疑問に思う方もいると思います。
全てのサービスに関して厳密な定義はありませんが「コワーキングスペース」の特徴は、作業スペースがカフェのように広い1つの空間となっているケースが多く、他の利用者とコミュニティ形成しやすい環境にあります。
一方「レンタルオフィス」は複数の会社や個人に提供している専有の作業スペースを1つ契約して利用するため、個室の形態を採用している傾向が強いです。
「シェアオフィス」はコワーキングスペースのように作業スペースに関しては、フリーアドレス形式をとっていますが、オープンなスペース以外にも作業に集中できるよう個室が用意されています。
このような点が「コワーキングスペース」と他のサービスとの違いと言えるでしょう。
コワーキングスペースを開業の最初のオフィスとして検討中の方もいると思います。また、新たに事業を始める場合、デジタルツールを活用し、ICTを上手く導入できるかが重要となるでしょう。NTT東日本では、開業に向けたデジタルツールの活用など業種・職種別にICTサービスの紹介、開業のポイントを提供しています。
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２．コワーキングスペースを利用するメリット
昨今、注目されている「コワーキングスペース」は、個人事業主やフリーランス・在宅勤務の会社員の方が利用しやすいように工夫されています。
実際に利用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。以下では、「コワーキングスペース」を利用するメリットについて紹介します。
また、新たに事業を開業した際、準備にはたくさんの情報が必要です。「開業したいけれど何から始めたらいいのか」困っている方に向けて、NTT東日本では、開業トータルサポートをおこなっています。
低コストで仕事場を確保できる
例えば、仕事場を確保する際に賃貸契約で1室を借りた場合、初期費用として敷金・礼金などがかかります。なお、作業スペースを1から作り上げる必要があるので机やOA機器などを揃える費用も必要でしょう。加えて、事業を始めてからも、毎月の賃貸料や通信料・光熱費など固定費の支払いがあり、費用面で大きな負担があります。
「コワーキングスペース」を利用した場合、作業スペース・通信環境・OA機器が揃った状態で月5,000円〜30,000円ほどで利用できるので初期費用・固定費を抑えることが可能です。
周りの目を気にせず、仕事に集中できる
業務をファミリーレストランやカフェを利用しておこなうと、滞在時間が長時間になるケースも多く、店舗スタッフ・他のお客さんなど、周りの目が気になると思います。
「コワーキングスペース」は、ファミリーレストランやカフェのように開かれた作業スペースを提供しているので、同じような感覚で業務をおこなうことが可能です。
また、業務を目的として利用する場なので、長時間の滞在でも周りの目を気にする必要もありません。そのため、外で業務をおこなうのが好きな方に適切な環境と言えるでしょう。
インフラが整っている
「コワーキングスペース」には、仕事をおこなう際に必要な、机や椅子はもちろんのこと、通信環境やOA機器、文房具まで揃っています。
自身のノートパソコンを持ち込むだけで、すぐに作業を開始することが可能であり、その手軽さも大きなメリットの1つです。本来ならば自身で用意しなくてはならない設備が全て整っているので、費用を抑えることも可能となります。
新たなビジネスチャンスが生まれる可能性がある
「コワーキングスペース」は、作業スペースを共有する場なので、さまざまな業種、業界の人が作業をおこなっています。
そのため、1人で作業をする場合より、多くの人と交流する機会が増えるので、その交流の中で新しいビジネスチャンスに出会える可能性もあるでしょう。
「コワーキングスペース」は利用者同士が交流できるように休憩所を設置したり、室内のレイアウトが工夫されているケースもあるので、仕事をしながら情報交換をしたり、新たに人脈を広げたい方には適切な環境です。
３．コワーキングスペースを利用するデメリット
コワーキングスペースは、メリットが多く魅力的なサービスなので、利用してみたいと感じている方も多いのではないでしょうか。
しかし、利用するにあたってデメリットがあることも知っておく必要があります。以下では「コワーキングスペース」のデメリットを紹介していきます。
デメリットについても、理解した上で、利用するか検討するようにしましょう。
作業スペースが確約されていない
「コワーキングスペース」は、自身の座席が指定されていないため、席が確約されているわけではありません。
空いていれば、都合の良い時間に好きな席で作業をすることが可能です。その反面、混雑していると席が確保できない・十分な作業スペースを確保できない可能性もあります。
料金も安く気軽に利用できますが、都合の良い時間に席が確約できないリスクも理解して利用しましょう。
作業に集中できない可能性もある
作業スペースを共有して、人の交流や新たなコミュニティを形成することが「コワーキングスペース」の売りです。そのため基本的には、作業スペースでの会話が許されています。
そのため、周りの話し声・雑音が気になり作業に集中できず作業効率が落ちてしまうデメリットがあります。
集中して作業したい時や、音に敏感な方は個室がある場所や在宅での作業も検討する必要があります。また、コワーキングスペースによっては、会話を許可している席を制限している場合もあるため、集中できる場所かどうかを事前に確認するのも良いでしょう。
セキュリティに不安が残る
「コワーキングスペース」は、多数の人と作業スペースを共有する特性から、情報の取り扱いには十分に気をつけなければいけません。
机上に置く資料はもちろんのこと、電話での会話の内容にも気を配る必要があります。また、電話やお手洗いなどで席を外す際もパソコンにロックを掛ける、パソコンも持っていくなど、情報漏えいには細心の注意をはかるようにしましょう。
セキュリティ面で不安を感じる方には、開かれたスペースはデメリットとなり得ます。
４．コワーキングスペースにある機能
「コワーキングスペース」には、利用者のニーズに応えて、多様な機能が用意されています。
自身のニーズにあったコワーキングスペースを利用することで、より快適な環境で業務をおこなうことが可能となるでしょう。
以下に、コワーキングスペースにある機能を紹介していきます。
個人ブース
「コワーキングスペース」には、施設によって、レンタルオフィスのような個室のワークスペースが用意されているケースがあります。
作業に集中したい時、セキュリティ面で不安を感じる方は個人ブースが用意されているコワーキングスペースの利用を検討することをおすすめします。
ただし、個人ブースが用意されている「コワーキングスペース」は料金設定が高めに設定されているケースが多いです。
法人登記
コワーキングスペースは、法人登記をする際に、本店所在地としての利用や住所利用が可能です。
コワーキングスペースは、駅の近くやビジネス街、繁華街などに構えているケースが多く、そのような場所の住所を利用することで、会社の信頼度も増すでしょう。
なかには、住所利用と法人登記を禁止している施設もあるので、利用する際は事前に確認するようにしましょう。
なお、自宅を法人登記する方法もありますが、プライバシーの問題もあるため、コワーキングスペースは有効な選択肢となります。
会議室・セミナー利用
在宅で作業をしている個人事業主やフリーランスの方にとって打ち合わせの際、場所選びに困ることがあるでしょう。ファミリーレストランやカフェなどを利用して実施することもできますが、周囲の人に内容を聞かれるリスクがあります。
コワーキングスペースには、会議室が設置されている場所もあるので、打ち合わせの際に利用するのも1つの手段として有効です。
また、大型プロジェクターを使ったセミナーを開催することができる施設もあるので、セミナーを開催する際には、コワーキングスペースも候補として有効な手段です。
郵便物の受取・転送
住所利用が許可されている「コワーキングスペース」では、宅配便や郵便物の配送先に指定することが可能です。
常在スタッフが荷物の受け取りを代行してくれるので、郵便物が届くために外出できないなどの問題を回避することができるでしょう。また、受け取った荷物を転送するサービスを提供しているケースもあります。
外出中でも郵便物を受け取ることができるので、仕事で頻繁に外出する方は、利用するメリットが大きいと言えるでしょう。
電話・FAXの転送
新たに会社を設立した方・個人事業主の方は、事業専用の電話番号を作りたいと考えている方も多いでしょう。
コワーキングスペースのなかには、電話番号の貸し出しをしている施設もあります。そのため、コワーキングスペースの電話転送サービスを利用すれば、自身で回線を用意する必要がなく手間を省くことができるでしょう。
また、電話番号を自前で用意したいけれど、どのように選ぶのか分からないという方も多いでしょう。NTT東日本では、法人の電話番号の取得の際のサポートを行なっています。
交流会
定期的に、ランチ会などの交流会を開催している「コワーキングスペース」もあります。
個人事業主やフリーランスで活動している方は、人との関わりが少なくなる傾向があるので、交流会に参加することで、刺激を受け気分転換にもなるでしょう。また、交流会を通して、人脈が広がり新たなビジネスに繋がる可能性もあります。
人脈を広げたい方、他の利用者の方と交流してみたいけれどきっかけがない方などは積極的に参加してみましょう。
キッチン利用
「コワーキングスペース」には、水道・コンロなどキッチンの設備が常設されている場合があります。
キッチンがあるコワーキングスペースを利用すれば、製品開発・試食会の開催などをおこなうことが可能です。
最近では、食品関係の企業が新商品の開発にあたり、マーケティング調査をおこなう際にキッチンスペースを利用するケースも見受けられ、注目されています。
5．まとめ
昨今、個人事業主やフリーランスで活動する方の増加、会社員の在宅勤務の促進もあり、毎日会社に出向いて働くという考え方が変わりつつあります。
働き方が多様化している世間の流れに合わせて、注目を集めている施設が「コワーキングスペース」です。今回の記事は「コワーキングスペース」の概要とメリット・デメリット、利用できる機能について紹介しました。
コワーキングスペースは、利用者のニーズに合わせ多くの機能が用意されているので、上手く活用することで、快適な環境で事業を進めることができるでしょう。
また、「コワーキングスペース」を利用して新しく事業をおこなうことで、最小限のリスクで開業することが可能です。そのため、「コワーキングスペース」を利用して、新たに事業の開業を検討している方も多いでしょう。
新たに事業を開業する際、準備にはたくさんの情報が必要となります。NTT東日本では、開業に関する情報をお届けし、デジタルツールの活用など、ICT分野でのトータルサポートをおこなっています。ぜひ以下のページも参考にしてみてください。
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