LGWAN対応のAI-OCRで入力業務を自動化16の課へ利用拡大、庁内業務の内製化と自治体DXを加速

――まずはどのような業務に使い始めたのでしょうか。

小形氏：2020年はちょうどコロナ禍が始まったタイミングで関連対応に追われていました。2020年5月に開始した緊急経済対策「小規模事業者等事業継続緊急支援金」もその一つです。申請書が紙で提出されるので、従来のOCRと並行して「AIよみと～る」を使ったところ、大幅に作業を効率化させることができました。「AIよみと～る」はLGWANに対応しているので、読み取り後のデータを移行の手間なくそのままシステムに取り込めるため、作業がよりスムーズになり、担当課からは「AIよみと～るの方が利用しやすい」という声も届いていました。

非常に操作性に優れたシステムですので、導入の手間もほぼありませんでした。情報政策課の準備としては、ログイン方法や基本の手順をまとめた簡易マニュアルを作成し、製品概要と共にイントラネットに掲載した程度で、担当課はマニュアルを見ながら設定し、不明点があれば聞いてもらうようにしたのですが、ほとんど質問もありませんでした。

――その後の庁内での利用状況を教えてください。

小形氏：もっとも利用が多いのは、新型コロナウイルスワクチン接種推進室におけるワクチン接種記録システム（VRS）への接種記録の登録業務です。登録は、医療機関あてに国から貸し出されるタブレットで「新型コロナワクチン接種予診票」のバーコードを読み取ることで可能ですが、現場の医療機関の負担を少しでも軽減するために、川口市では予診票を市に集めて一元的に読み取り対応をすることにしました。

ワクチン接種開始以降、1年間で約100万枚の予診票を読み取りました。川口市の人口は約60万人ですが、ワクチンは一人が複数回接種するため、このような膨大な枚数になっています。「AIよみと～る」の導入による作業時間の削減は1カ月あたり約40時間、年間約480時間と試算しています。

もう一つ、戸塚環境センターの「廃棄物処理届出書」も件数が多いため、処理が職員の負担になっており、「AIよみと～る」の導入で月20時間程度の業務時間削減を図ることができました。導入時は処理が追い付かずに溜まっていた届出書も、その後処理できました。浮いた時間は電話受付業務や別の書類整理などに有効活用できています。

――各種入力業務についてBPO（Business Process Outsourcing／外部委託）ではなく、庁内でAI-OCRやRPAの内製化を推し進めている理由は何でしょうか。

仲田氏：コロナ禍以降、各種支援金の給付やワクチン接種など、急に決まってすぐ対応しなければならない業務が増えました。こうした業務は予算に計上されていないことがほとんどですので、もし外部委託をするなら予算の調整や委託先の検討・契約などの手続きに一定の時間がかかってしまいます。一方、AI-OCRやRPAで自動化できれば、すぐに対応を始められますし、業務によっては外部委託よりコストを抑えられます。市役所の業務には個人情報を取り扱うものが多いですが、内製化なら外部とデータのやりとりが発生せず、情報漏洩のリスクを軽減できるメリットもあります。

――現在「AIよみと～る」を16の担当課で活用されているとのことですが、庁内での活用をどのように広げてきたのでしょうか。

仲田氏：庁内のイントラネットに「AI-OCRを導入しました」「こういう使い方ができるので、使ってみませんか」といった情報を掲載して活用を呼びかけました。それを見て「使ってみたい」と手を挙げてくれた担当課が多いです。また、各課の業務にはシステム回りのサポートなどで情報政策課の職員が関わっているため、AI-OCRが使えそうな業務があれば「この業務に使ってみませんか」と声をかけ、導入までフォローしています。