社員9名全員の全面テレワーク移行でオフィスを縮小移転 クラウドPBXと労務管理システムで新時代の経営スタイルへ

――会社の事業内容や特徴を教えてください。

田中社長：海外のメディアと契約し、広告スペースを日本の企業へ販売しています。取り扱いメディアは新聞・雑誌・デジタルメディア・看板など幅広く、エリアも欧米・アジア・アフリカ・南米・オーストラリアなど世界のほぼ全地域にわたります。一般紙も専門誌もほとんどが独占契約なので、その媒体に広告を出稿したいときは当社を通していただくのが前提になっています。

創業から約40年、日本の輸出振興とともに発展し、この事業分野では国内最大規模へと成長しました。お客さまの業種も多岐にわたり、コロナ禍前までは官公庁や旅行業がとくに大きく伸びていました。単純に商品を売る広告だけでなく、企業イメージを高めるためのブランディング広告が増えているのも最近の傾向です。また近年は海外媒体の日本版の広告窓口としても事業を展開しており、海外媒体の日本進出もサポートしています。

――導入後の社内のご評価などをお聞かせください。

田中（明）氏：2020年12月のオフィス移転と同時に、「ひかりクラウドPBX」の運用を開始しました。社員は会社から貸与しているスマートフォンにアプリをダウンロードして使っています。設定は簡単で、数日で使い方にも慣れました。

それまで代表電話は誰かが受けて折り返していたのですが、そのまま転送で受けられるようになり、応対がスムーズになりました。実は知り合いから、クラウドPBXを使うと固定電話より音質が劣ることがあるという話を聞いていたのですが、NTT東日本のサービスは音質も非常によく、社員から不満もありません。

「おまかせ はたラクサポート」は2020年10月より導入し、「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」を活用して勤怠管理はタイムカードからスマートフォンによる打刻へ完全に切り替えました。自宅でのテレワーク時に加えて、営業担当が外出先から使うにも便利です。現在、「freee人事労務」による給与計算は当社の給与体系に合わせてカスタマイズをしているところです。こちらも本運用がはじまれば、手作業だった部分を自動化でき、業務効率化につながると考えています。

オフィスの縮小移転で賃料や、テレワークで通勤費を大きく削減できたので、「ひかりクラウドPBX」などの導入費用を差し引いてもトータルコストを削減できました。

テレワークに関しては、「通勤時間がなくなり、仕事に集中できるようになった」と、とくに女性社員から好評です。一方で「運動不足になりがち」という声もありますが（笑）。

役員を入れて社員全9名の会社なので、クラウドPBXや勤怠管理ソフトの導入がコストに見合うかという懸念がありましたが、結果的に経営の効率化や生産性向上につながりました。この規模の会社にとっても利便性が高くおすすめできるものだと思います。

田中社長：今回導入したツールはいずれもテレワークの実施にはなくてはならないものです。当社の取引先もテレワークへ移行するところが増え、営業のオンライン化も進みました。オンラインの打ち合わせは対面より大人数が参加することが多く、個人的なトーク力だけでは乗り切れない場面が増えます。多くの人に同時に理解してもらうためには資料のわかりやすさがより重要になると考え、営業のプレゼンテーション資料のブラッシュアップも実施しました。コロナが終息してもオンライン化の流れが完全に元に戻ることはなく、営業活動は対面とオンラインを組み合わせたものが望まれるだろうと思っています。全面テレワークを実現したことは、新しい時代に必要な営業力を強化するいい機会にもなりました。

NTT東日本には最適なソリューションを提案いただいたことを感謝していますし、今後さらに効果的に使いこなしていくためにさまざまなサポートを期待しています。