電子請求書の作り方とは？インボイス制度や電子帳簿保存法の作成要件を含めて解説！

2023年10月施行のインボイス制度では、適格請求書発行側事業者に一定の記載要件を満たした請求書の発行を求めています。各事業者では業務効率化の意図もあり、記載要件を満たした電子請求書の作成に取り組み始めているようです。

当記事では、そもそもの電子請求書の法的な有効性、電子請求書の作り方におけるポイント、2023年10月施行のインボイス制度に対応するための注意点を解説します。

電子請求書は法的に問題なく発行できます。また、電子請求書への電子署名は必ずしも必要ではありません。ただし、電子請求書を利用する場合、電子請求書の利用方法によって、満たすべき法要件が異なる点に注意ください。

1
電子署名は必ずしも必要ではない

実務上、請求書に押印する場合が多いです。ただし、一部の文書を除き請求書の効力に対して、押印は必ずしも必要ありません。押印は万が一の係争時に請求書の証拠としての信頼性を持たせるために付与されているのです。

同様の理由で電子請求書に対して電子署名の付与も必須ではありません。電子署名は押印に代わり、請求書の真正性（係争時に証拠としての信頼性を担保する要件）を証明できますが、請求書の効力に対しては必須ではないのです。

2
電子請求書の保存要件

電子請求書を相手方と電子的にやり取りした場合、電子帳簿保存法 電子取引要件を満たした保存が必要です。また、紙の請求書を電子化して保存する場合には電子帳簿保存法 スキャナ保存要件を満たした保存が求められます。

電子帳簿保存法の電子取引要件とスキャナ保存要件は似て非なる要件ですので、電子化する際には法要件を理解の上、ご対応ください。

電子請求書を作成する際、気にしておくと無用なトラブルを避けられ、相手方の業務効率化を推進できるポイントがあります。

1
電子印鑑の必要性を相手方に確認する

電子請求書に電子印鑑の付与が必要か、相手方に確認する必要があります。そもそも、電子請求書に電子印鑑の付与は必ずしも必要ではありません。

電子署名付きの電子印鑑を電子請求書に付与することで、電子請求書の真正性証明を期待できますが、多くの場合で”心象”の問題で電子印鑑の付与が求められるようです。

相手方の社内事情、心象として、電子請求書へ電子印鑑が必要か事前に確認する必要があります。

2
書面請求書の郵送が必要か相手方に確認する

電子請求書とは別に、書面請求書の郵送が必要か相手方に確認してください。電子請求書の証拠としての信頼性に疑問を持ち、書面請求書を別に郵送することを求められる場合があります。

同一内容の電子請求書と紙請求書を送付した場合、どちらか一方を原本とする必要がありますので、どちらを原本とするか認識併せも必要になるでしょう。

基本的には紙を原本とする場合が多いですが、電子請求書を原本とする場合には電子帳簿保存法 電子取引要件に基づいて電子請求書を保存してください。

3
発行した電子請求書は長期保存が必要

法人の場合、電子請求書を7年以上の長期保存する必要があります。法人税法では国税関係書類に対して7年以上の保存、繰越欠損金を見込むのであれば10年以上の保存を求めているのです。

また、電子的に相手方に送付した電子請求書は電子帳簿保存法 電子取引要件によって電子保存が義務化されていますので、電子帳簿保存法 電子取引要件を満たすように長期保存可能なシステムを整備する必要があるでしょう。

4
ファイル名に命名規則があるか確認する

電子請求書に対して、一定の命名規則でファイル名を付与する必要があるか確認しましょう。

電子帳簿保存法 電子取引要件では”検索性”と呼ばれる要件があります。検索性では、税務監査時にダウンロードの求めに応じることができるのであれば、以下主要三項目により取引した電子請求書を検索できる必要があるのです。

• ●取引年月日
• ●取引先名
• ●取引金額

企業によっては上記の主要三項目を例えば以下のようにファイル名に付与することで、検索性を満たす場合もあります。

• ●取引年月日_取引先名_取引金額.pdf

このように相手方が電子帳簿保存法対応をしやすいようにファイル名を付与する必要があるか、事前に確認をする必要があります。

5
タイムスタンプを付与してよいか確認する

相手方に送付する電子請求書にタイムスタンプを付与してよいか事前に確認してください。

電子帳簿保存法 電子取引要件では”真実性”と呼ばれる要件があります。電子請求書を受領した後に改ざんされていないことを証明する要件です。この要件を満たす手段の一つとしてタイムスタンプの付与があります。

ただし、タイムスタンプといっても複数種類がある点に注意が必要です。利用しているシステムによってはA社のタイムスタンプは検証ができるけれども、B社のタイムスタンプは検証ができない場合があります。

電子帳簿保存法 電子取引要件における真実性を満たす際にタイムスタンプを利用する場合には、タイムスタンプを付与するだけでなく、一括検証できることまでが要件に含まれています。

つまり、自社で電子請求書にタイムスタンプを付与して相手方に送付した場合、相手方が所有するシステムではタイムスタンプを一括検証できない可能性があるのです。

タイムスタンプを利用する場合には事前に相手方が検証可能なタイムスタンプであるか確認する必要があるでしょう。

2023年10月にインボイス制度が施行されます。インボイス制度とは適格請求書発行事業者から適格請求書を受領しなければ仕入税額控除ができない消費税に関係する制度です。

インボイス制度では、発行する適格請求書に一定の記載要件を求めていますので、2023年10月以降は一定の記載要件を満たした適格請求書の発行が必要です。

また、条件を満たせば適格簡易請求書の発行や、そもそも適格請求書の発行が不要になる場合もありますので、事前に把握しておきましょう。

3
インボイス制度施行後、請求書の記載要件が変更される

2023年10月のインボイス制度施行後、これまでの区分記載請求書とは異なり、新たに記載要件が追加されます。区分記載請求書と適格請求書の記載要件の違いは以下の通りです。

記載要件を満たさない適格請求書を受領したとしても仕入税額控除はできません。記載要件を満たすように請求書のレイアウトを修正するようにしてください。

1
記載要件を満たせばどのような発行方法・作り方でもよい

一定の記載要件を満たせば適格請求書の交付方法はどのような方法でも認められています。例えば、一枚の納品書に対して、複数の請求書を紐づける形で提供し、納品書と請求書を併せることで一定の記載要件を満たすような方法です。

その他にも、売手側が適格請求書を発行せず、買手側が仕入明細書を発行して交付する方法や電磁と紙の合わせ技なども認められています。取引先ごとに、どのような発行方法・作り方がよいか検討が必要になるでしょう。

2
適格簡易請求書を発行できる場合もある

特定の事業者は記載項目が簡易的になった適格請求書（適格簡易請求書）を発行できます。簡易な適格請求書とはいえ、通常の適格請求書と同様に効力を持つため、買手側は仕入税額控除が可能です。

適格簡易請求書は以下のような不特定多数を相手に事業を行う事業者が発行できます。

• ●小売業
• ●飲食店業
• ●写真業
• ●旅行業
• ●タクシー
• ●駐車場業

上記のような事業者であれば、適格請求書よりも記載要件が少ない以下のような適格簡易請求書の発行が可能です。

適格請求書との違いは以下の通りです。

• ●書類の交付を受ける事業者の氏名、または、名称の記載が不要
• ●適用税率の記載が不要
• ●税率毎に区分した消費税額等の記載を適用税率の記載で代用可能

3
取引先が簡易課税や2割特例を適用予定であれば適格請求書を発行する必要はない

取引先が2割特例や簡易課税制度を利用している場合、売手側は適格請求書を発行しなくてもよいです。

簡易課税や2割特例では、売上時に預かった消費税額（自分が請求した消費税額）を元に仕入税額控除を計算するため、仕入先から適格請求書を受領する必要がありません。

基本的に売手側は相手方から求められた場合に適格請求書の発行が必要ですので、取引先が簡易課税や2割特例を利用しているのであれば、適格請求書の発行が必要ない場合もあると覚えておきましょう。

2023年10月のインボイス制度施行以降、ある程度大きな事業者であれば適格請求書の発行が必要になります。適格請求書を発行する際には一定の記載要件が求められますので、早期にシステムを改修して要件を満たした適格請求書を発行できるようにしてください。

また、要件を満たした適格請求書を発行できたとしても、電子帳簿保存法 電子取引要件を満たした保存や法人税法上で求められる長期保存など、電子請求書の作り方の点で押さえておくべきポイントがありますので留意ください。

NTT東日本では、インボイス制度・電子帳簿保存法に対応した「BtoBプラットフォーム 請求書 for おまかせ はたラクサポート」を提供しています。ぜひ一度ご検討ください。

• 電子契約ならサービスとサポートをセットに！

  

  電子契約　無料体験申込フォーム

  NTT東日本では、電子契約をはじめとして、バックオフィス業務効率化サービスを無料体験できるメニューを提供しています。

  実際に、操作画面をみながら、導入の相談をできますので、お気軽にお問い合わせください！

  お申し込みはこちら