勤怠管理を無料で行う方法と無料の勤怠管理システムの課題を解説

勤怠管理を無料で行うにはどうすればよいかお悩みではないでしょうか？

無料で勤怠管理を行う方法として、手作業やエクセル、勤怠管理システムがあります。

ただし、無料の勤怠管理システムには、有料のものと比べると利用人数や機能、データ保存期間・容量、サポートなどに制限があります。使い方によっては実質的にデメリットがないこともあるため、自社の環境・目的を確認した上で導入するようにしましょう。

この記事では、勤怠管理を無料で行う方法とメリット・デメリット、無料の勤怠管理システムが制限されるポイントを解説します。

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勤怠管理を無料で行う方法は以下の3つです。

• ●タイムカードから手作業で勤怠管理を行う
• ●エクセルで勤怠管理を行う
• ●無料の勤怠管理システムを導入する

１
手作業で勤怠管理を行う

タイムカードから手作業で勤怠管理を行えば、費用はかかりません。

ノートに勤怠管理表を書いて、タイムカードなどから出退勤情報を転記、労働時間や残業時間を計算し、集計します。

ただし、タイムカードから勤怠管理を行うと、確認に手間がかかったり、転記ミス・不正が発生したりするかもしれません。

タイムカードに記載された出勤時刻・退勤時刻だけでは、残業になっているのか、休日出勤になっているかを判断できません。勤務シフト表で計画されている所定労働時間や出勤日と照らし合わせ、計算・集計を行う必要があります。

また、担当者がタイムカードから勤怠管理表にデータを転記する際に、間違った時刻を記載したり、勤務時間を短くしようとしたりするかもしれません。

２
エクセルで勤怠管理を行う

勤怠管理表を自作することで、エクセルで勤怠管理を行うことが可能です。

エクセルで勤怠管理表を自作する場合は、関数かマクロを活用する必要があります。

関数とは、定型の計算を簡単に行うことができる数式です。勤怠管理では加算や減算を繰り返し行うことが多いですが、関数を利用することで複雑な数式を記述する必要がなくなります。

勤怠管理で使用する代表的な関数は以下の通りです。

• ●SUM関数
• ●TIME関数
• ●FLOOR関数
• ●TEXT関数
• ●IF関数
• ●COUNTIF関数

マクロとは、複数の操作をまとめて呼び出す機能です。VBAというプログラミング言語でマクロを作成します。勤怠管理では複数の従業員に対して同じ計算を行うことが多く、マクロの作成による作業の自動化で手間を省くことができます。

また、勤怠管理表の自作しなくても、エクセルテンプレートを活用することでも勤怠管理が行えます。

勤怠管理用のエクセルテンプレートとは、関数やマクロが設定されたものです。関数やマクロの知識がない担当者でも、従業員の勤怠情報を入力するだけで労働時間や残業時間、金日数を自動で計算・集計してくれます。

勤怠管理用のエクセルテンプレートは、さまざまなサイトで提供されています。

エクセルによる勤怠管理では出勤・退勤時刻から労働時間や残業時間を算出できますが、働いた時間が労働時間なのか残業時間なのかは就業規則によって変わる場合があります。

例えば、変動労働時間制を採用している企業では、所定労働時間が法定労働時間を超えていても、所定労働時間内であれば時間外労働とはなりません。

３
無料の勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システムとは、勤怠管理に関する業務をサポートするシステムです。

ICカード打刻機やパソコン、スマホなどで従業員が入力した勤怠情報をシステムに取り込み、労働時間や残業時間、出勤日数を集計することで、従業員の勤怠状況を一括管理できます。

勤怠管理システムには、無料で利用できるものもあります。

手作業・エクセルで勤怠管理を行うデメリットは以下の3つです。

• ●担当者の負担が大きい
• ●正確な勤怠管理ができない
• ●就業規則や働き方改革関連法の知識が必要

１
担当者の負担が大きい

勤怠管理では、従業員の出勤・退勤時刻のデータがなければ、労働時間や残業時間の計算はできません。勤怠管理の担当者がタイムカードからデータのエクセルに入力するか、従業員が直接入力する必要があります。

データを入力する際に入力ミスが発生したり、従業員が不正な時刻を入力したりするかもしれません。

入力ミスや不正を防止するには勤怠データを目視でチェックする必要があるため、担当者の負担が大きくなります。

２
正確な勤怠管理ができない

エクセルによる勤怠管理は、入力されたデータから数式や関数、マクロなどで労働時間や残業時間を算出する仕組みです。設定した数式・関数・マクロが間違っていれば、算出される結果も間違ったものになります。

手作業の場合でも、計算間違いや確認不足が十分考えられます。

手作業やエクセルで算出されたデータが正しいかどうかは、数値を見ただけでは判断できません。間違った労働時間や残業時間で給与計算を行えば、支払う賃金が多くなったり少なくなったりします。

３
就業規則や働き方改革関連法の知識が必要

適切に勤怠管理を行うには、就業規則や法律に沿って勤怠管理を行う必要があります。

ただ残業時間を算出するだけでは、36協定の残業規制時間を超えて働かせてしまうこともあるでしょう。有給休暇の消化状況は確認できても、5日間の有給休暇取得義務が達成されていないかもしれません。

就業規則や働き方改革関連法の知識がある担当者がエクセルの設定を行い、法的な問題が発生しないように勤怠管理を行う必要があります。

無料の勤怠管理システムを導入するメリットは以下の6つです。

• ●人件費を削減できる
• ●リアルタイムで勤務状況を把握できる
• ●従業員が自分の労働時間を確認できる
• ●不正打刻を防止できる
• ●業務を効率化できる
• ●補助金・助成金を利用できる

１人件費を削減できる

無料の勤怠管理システムを導入すれば、手作業やエクセルによる勤怠管理と同様に人件費以外のコストは発生しません。

さらに、勤怠管理システムを導入することで人件費を抑えることが可能です。

手作業やエクセルによる勤怠管理では、担当者の作業量が非常に多く、時間がかかります。一方、勤怠管理システムなら打刻したデータを自動で集計するため、作業はほとんどありません。

長期的に見れば、手作業やエクセルによる勤怠管理より勤怠管理システムを導入する方が人件費を削減できるでしょう。

２リアルタイムで勤務状況を把握できる

勤怠管理を行うためには、すべての従業員の勤務状況を記録する必要があります。

オフィスに出社した従業員はタイムカードやICカードで打刻できますが、外回りの営業やテレワークの従業員は利用できません。出勤状況を口頭で報告する、勤務状況をメールで送信する、帰社後に勤務状況を入力するといった方法で対応することになります。

スマホやタブレットに勤怠管理アプリをインストールしておけば社外からでも打刻ができ、

勤務状況をリアルタイムで把握できます。

３従業員が自分の労働時間を確認できる

タイムカードやICカードによる勤怠管理では、労働時間や残業時間を従業員自身が確認できません。変動労働時間制の場合は毎日の労働時間が固定されていないことも多く、当日の労働時間を覚えていないこともあるでしょう。

勤怠管理システムなら、勤務シフトや過去の労働時間、どのくらい残業したのかを自身で確認できます。

４不正打刻を防止できる

口頭やメールで勤務状況を報告したり、自分で出退勤時刻を入力したりする場合、従業員が不正を行う可能性があります。

出張や外回りの営業では、実際に予定通りの場所へ行ったのかを確認できません。帰社せずに直帰する予定であれば、退勤時間前に帰宅していても分からないでしょう。

勤怠管理システムなら社外で働いていてもリアルタイムで打刻を行えるため、勤務時間をごまかすことはできません。GPS機能が付いているアプリであれば、どこで打刻したかも確認できます。

また、生体認証や顔認証機能で別の人が打刻することを防止することも可能です。

５業務を効率化できる

勤務状況を口頭で報告したり、勤務シフトをメールで送信したりすると、手間や時間がかかります。打刻するためだけに会社に戻るのは効率的とは言えないでしょう。

勤怠管理システムで打刻できれば、別の方法で勤務状況を報告する必要はありません。

６補助金・助成金を利用できる

勤怠管理システムを導入することで、以下のような補助金・助成金がもらえる可能性があります。

• ●IT導入補助金
• ●働き方改革推進支援助成金

IT導入補助金とは、中小企業・小規模事業者がITツールを導入する経費の一部を補助してくれる経済産業省管轄の制度です。

働き方改革推進支援助成金は、労働時間の縮減や有給休暇の消化促進など労働環境を改善する中小企業を支援する制度となっています。

ただし、上記の補助金・助成金は条件を満たしたうえで申請し、承認される必要がある制度なので、勤怠管理システムを導入したからと言って必ずしも補助金・助成金がもらえるとは限りません。

無料の勤怠管理システムを導入するデメリットは以下の2点です。

• ●使い方を覚える必要がある
• ●利用人数や機能が制限される

１
使い方を覚える必要がある

勤怠管理システムを導入する目的は、従業員が打刻することだけではありません。打刻したデータを集計し、従業員の労働時間や出勤日数、残業時間を管理することが本来の目的です。

打刻によって入力されたデータから適切に勤怠管理を行うには、勤怠管理システムの機能を正確に覚える必要があります。また、自社の就業規則や従業員ごとの雇用形態・勤務形態を正確に把握し、設定をしなければ勤怠管理はできません。

システムによる勤怠管理に不安がある場合や、使い方・設定方法がよく分からない場合には、初期設定サポートや電話・メールによるサポートが受けられる勤怠管理システムを選びましょう。

２
利用人数や機能が制限される

無料の勤怠管理システムは、有料の勤怠管理システムと比べると利用人数や機能が制限されます。

無料の勤怠管理システムは、有料の勤怠管理システムと比べて以下のような制限があります。

• ●利用人数
• ●機能
• ●データ保存期間・容量
• ●サポート

使い方によっては実質的にデメリットがないこともあるため、自社の環境・目的を確認した上で導入するようにしましょう。

１利用人数

勤怠管理システムの中には、利用する従業員数が一定数以下の時に無料になるものがあります。

たとえば、「スマレジ TIME CARD」では従業員数30名以下の場合無料で利用できますが、31名以上になると有料になります。

２従業員の働き方に対応した勤怠管理ができるか

無料プランと有料プランを用意している勤怠管理システムでは、無料プランでは機能の一部が制限される場合があります。

以下、勤怠管理システムの無料プランと有料プランで利用できる機能の違いの例です。
※例になりますので、実際のサービスすべてに当てはまるわけではありません。

無料プランではどのような機能が利用できるのか、必要な機能は利用できるのかを確認しましょう。

３データ保存期間・容量

無料の勤怠管理システムでは、データの保存期間が1年以下だったり、容量が少なかったりする場合があります。

勤怠管理データは5年間（当面の間は3年間）保存する義務（労働基準法第109条）があるため、無料の勤怠管理システムを利用する場合は別の方法で保存しなければいけません。

４サポート

無料の勤怠管理システムでは、導入サポートが有料だったり、電話やメールでのサポートが受けられなかったりする場合があります。

どのようなサポートが必要なのか、トラブルに対応できる従業員がいるかを確認しておきましょう。

勤怠管理システム選びのポイントは以下の3つです。

• ●必要な打刻方法が利用できるか
• ●従業員の働き方に対応した勤怠管理ができるか
• ●給与計算システムと連携できるか

自社の状況や目的、予算に合わせて勤怠管理システムを導入しましょう

１必要な打刻方法が利用できるか

勤怠管理システムで利用できる主な打刻方法は以下の通りです。

• ●ICカード
• ●WEBブラウザ打刻
• ●スマホアプリ打刻
• ●生体認証・顔認証

勤怠管理システムによって対応している打刻方法が異なるので、必要な打刻方法が利用できるかを確認しておく必要があります。

社外で働く従業員が多い場合はスマホシステム打刻、セキュリティを重視する場合は生体認証・顔認証に対応した勤怠管理システムを導入しましょう。

２従業員の働き方に対応した勤怠管理ができるか

ほとんどの企業では、全ての従業員が毎日同じ時間に出社し、帰社するわけではありません。

残業することもあるでしょうし、変動労働時間制を採用している企業では従業員同士の所定労働時間が異なることもあります。みなし残業が設定されている場合は、複雑な時間外手当の計算が必要です。

労働時間や残業時間を集計するだけの勤怠管理システムでは、従業員の働き方に対応し、適切な勤怠管理は行えません。

自社の就業規則や従業員の雇用形態・勤務形態に対応できる勤怠管理システムなのかを確認しましょう。

３給与計算システムと連携できるか

適切な給与計算ができるデータを集計することも勤怠管理の目的ですが、給与計算自体は行えません。給与計算には給与計算システムが利用されることが多いです。

給与計算システムに勤怠データを手作業で入力すると、手間がかかったり入力ミスが発生したりすることもあるでしょう。給与計算システムと連携できる勤怠管理システムなら、勤怠データをCSV出力できるため、業務を効率化できます。

勤怠管理システムやアプリ、エクセルなどを利用すれば、無料で勤怠管理を行うことは可能です。
しかし、費用をかけずに勤怠管理を行うと担当者の負担が増加し、人件費が増加することになるかもしれません。

費用を抑えて勤怠管理を行いたいのであれば、「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」がおすすめです。

「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」とは、ブラウザ上で勤怠管理が簡単に行える、クラウド型の勤怠管理サービスです。手書きの勤務シフト表や表計算ソフトなどによるアナログな勤怠管理より業務上の負担が少なく、ソフトをパソコンにインストールする手間もかかりません。

勤怠管理に欠かせないさまざまな機能が利用できます。

• ●残業基準の設定
• ●スケジュール・シフト管理
• ●管理者権限機能
• ●申請承認機能
• ●休暇管理機能
• ●勤務状況確認
• ●種給与ソフトとの連携
• ●働き方改革関連設定

おすすめポイント

• ●勤務状況が目視できない場合でも勤怠状況をリアルタイムで把握できる
• ●日々打刻されたデータを就業ルールに沿ってリアルタイムに集計
• ●「時間外労働の上限規制」や「有給休暇5日以上取得義務」に対応

こんなお悩みを持つ企業におすすめ！

• ●社外で働く従業員の勤務状況が把握できない
• ●勤務時間の入力や集計の負担を軽減したい
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