【少人数・中小企業必見】クラウドタイプの勤怠管理システムを解説！

クラウドタイプの勤怠管理システムをお探しではないでしょうか？

クラウドタイプの勤怠管理システムはソフトをパソコンにインストールしたり自社サーバーにシステムを構築したりする必要がないので、テレワークや社外営業の従業員が多い中小企業におすすめです。

この記事では、クラウドタイプの勤怠管理システムの特徴や導入するメリット・デメリット、おすすめのクラウドタイプの勤怠管理システムを紹介します。

また、勤怠管理の基本を知りたい方は、こちらの記事を読む前に以下の記事もあわせてごらんください。

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クラウドタイプの勤怠管理システムとは、オンライン上で勤怠管理が行えるシステムです。

従業員の出勤時刻や退勤時刻などの勤怠管理情報をインターネット経由で収集する仕組みなので、テレワークの従業員や営業で社外にいる従業員でもモバイル端末から打刻することができます。

１
オンプレミスタイプの勤怠管理システムとの違い

パソコンで使用する勤怠管理システムには、クラウドタイプとオンプレミスタイプの2種類があります。

オンプレミスタイプの勤怠管理システムは、自社サーバーにシステムを構築することで勤怠管理を行う仕組みです。自社サーバーにシステムを構築するため、システム構築に高額な費用がかかり、システムを維持する費用も発生します。自社の都合に合わせて自由にカスタマイズすることも可能です。主に、1,000以上の従業員がいる大企業で導入されています。

一方、クラウドタイプの勤怠管理システムは、ソフトウェアをパソコンにインストールする必要がなく、契約すればすぐに運用することができます。オンプレミスタイプに比べると導入費用は低いです。利用できる機能は勤怠管理システムによって左右されるため、自由度は高くありません。主に中小企業や少人数の企業で導入されています。

２
クラウドタイプの勤怠管理システムのシェア率

管理部門系ビジネスニュースを配信している「マネジー」の読者アンケートによれば、勤怠管理システムを導入している企業は57.4％です。

勤怠管理システムを導入している企業のうち、クラウドタイプを導入している企業は71.3％、自社独自システム（オンプレミス）を導入している企業は28.7％となっています。

今回改正された宅建業法のチェックポイントは大きく以下の2点です。

• ●押印義務廃止
• ●書面の電子契約化が可能

１
すぐに運用できる

オンプレミスタイプの勤怠管理システムは自社サーバーにシステムを構築するため、実際に勤怠管理を始めるまでに一定の時間が必要です。

クラウドタイプならログインするだけで利用できるため、すぐにでも勤怠管理を開始できます。

２
導入コストを抑えられる

オンプレミスタイプの勤怠管理システムの導入費用は数十万円から100万円程度が目安です。

クラウドタイプは1ユーザーあたり〇〇円/月といったように人数に応じて月額費用が変動するため、従業員数が少なければ導入コストも低くなります。

３
社外からの打刻に対応できる

オンプレミスタイプの勤怠管理システムだと、テレワークの従業員や社外営業の従業員はシステムを利用できないため打刻が行えません。

クラウドタイプの勤怠管理システムはインターネット経由で打刻情報を収集するため、スマホにアプリをインストールしておけば社外からでも打刻できます。

宅建業法改正により書面契約を電子契約化できるようになったことで、実務上に大きなメリットがあります。電子契約サービスを利用して電子契約を作成した場合、特に大きなメリットは以下の2点です。

• ●契約業務の85%程度のコストを削減できる場合がある
• ●契約締結までのリードタイムを最短で1日に短縮できる

１カスタマイズできない

オンプレミスタイプの勤怠管理システムは、自社の都合に合わせてシステムを構築できます。

一方、クラウドタイプは勤怠管理システムで用意されている機能しか利用できません。

２インターネット環境が必要

イントラネットを整備していれば、インターネット環境がない場合でもオンプレミスタイプの勤怠管理システムを利用できます。

一方、クラウドタイプの勤怠管理システムはインターネット環境が必須です。社内にインターネット環境がない場合は、新たに用意する必要があります。

クラウドタイプの勤怠管理システム選びのポイントは以下の5つです。

• ●従業員数・企業規模
• ●必要な打刻方法が利用できるか
• ●従業員の働き方に対応した勤怠管理ができるか
• ●給与計算システムと連携できるか
• ●導入コスト

自社の状況や目的、予算に合わせて勤怠管理システムを導入しましょう

１従業員数・企業規模

クラウドタイプの勤怠管理システムは、中小企業などの従業員数がそれほど多くない企業での利用を前提として開発されたシステムです。

従業員数が1,000人を超えるような大企業や、複雑なシステムを構築する必要がある場合には、オンプレミスタイプも検討してみましょう。

２必要な打刻方法が利用できるか

クラウドタイプの勤怠管理システムで利用できる主な打刻方法は以下の通りです。

• ●ICカード
• ●WEBブラウザ打刻
• ●スマホアプリ打刻
• ●生体認証・顔認証

勤怠管理システムによって対応している打刻方法が異なるので、必要な打刻方法が利用できるかを確認しておく必要があります。

社外で働く従業員が多い場合はスマホシステム打刻、セキュリティを重視する場合は生体認証・顔認証に対応した勤怠管理システムを導入しましょう。

３従業員の働き方に対応した勤怠管理ができるか

ほとんどの企業では、全ての従業員が毎日同じ時間に出社し、帰社するわけではありません。

残業することもあるでしょうし、変動労働時間制を採用している企業では従業員同士の所定労働時間が異なることもあります。みなし残業が設定されている場合は、複雑な時間外手当の計算が必要です。

労働時間や残業時間を集計するだけの勤怠管理システムでは、従業員の働き方に対応し、適切な勤怠管理は行えません。

自社の就業規則や従業員の雇用形態・勤務形態に対応できる勤怠管理システムなのかを確認しましょう。

４給与計算システムと連携できるか

適切な給与計算ができるデータを集計することも勤怠管理の目的ですが、給与計算自体は行えません。給与計算には給与計算システムが利用されることが多いです。

給与計算システムに勤怠データを手作業で入力すると、手間がかかったり入力ミスが発生したりすることもあるでしょう。給与計算システムと連携できる勤怠管理システムなら、勤怠データをCSV出力できるため、業務を効率化できます。

５導入コスト

クラウドタイプの勤怠管理システムの導入コストは、利用できる機能に応じて無料のものから高額なものまでさまざまです。

導入コストを抑えて必要な機能が利用できなければ、十分な効果は得られません。逆に、必要以上に機能が豊富な勤怠管理システムを導入すると、余計なコストが発生します。

勤怠管理システム導入による効果と導入コストのバランスを意識し、無駄のない勤怠管理システムを選びましょう。

スマホで打刻ができるおすすめの勤怠管理アプリは色々な種類、機能をもっています。

こちらでは、それぞれの特徴や対応している打刻方法、利用できる機能などのケースを２つに絞り解説します。

１ブラウザで利用できる勤怠管理クラウドサービス

スマホやタブレット用のアプリは用意されておらず、iOS・Android端末の場合は、ブラウザを使って打刻します。

２スマホアプリから利用できるる勤怠管理クラウドサービス

専用のスマホアプリが用意されており、iPhone・Androidスマホやタブレットからでも打刻ができるタイプのクラウドサービスです。

このタイプの例としては、NTT東日本でも扱っている「king of time for おまかせ はたラクサポート」が一例としてあります。
以下、「king of time for おまかせ はたラクサポート」を例にして特徴などを紹介します。

特徴

• ●顔認証・指紋認証などの生体認証やICカードなど幅広い打刻方法に対応
• ●自社の就業規則に沿った勤怠管理に対応
• ●初めて操作する方でも簡単に使える分かりやすい画面
• ●専門知識を持ったスペシャリストによるサポート体制
• ●最新のセキュリティシステムと最大5年間のバックアップ体制

スペック

無料で利用できるため、導入コストを抑えたい小規模企業におすすめです。

ただし、アプリではデータを共有できないので、従業員が各自で勤怠管理を行う、勤務データをメールで送信するといった使い方になります。

１androidで利用できる勤怠管理クラウドサービス

androidスマホで利用できる無料の勤怠管理アプリです。iphoneスマホ・iPadで利用できないものもあります。
ウィジェットから出社時刻・退社時刻を登録するだけで、就業時間・残業時間の記録・集計が簡単にできるような機能があるものもあります。

利用できる機能の一例は以下になります。

• ●月次データの参照・メール送信
• ●時間の切り上げ単位指定
• ●残業時間・深夜時間の算出

２iPhoneで利用できる勤怠管理クラウドサービス

iphoneスマホ・iPadで利用できる無料の勤怠管理アプリです。androidスマホに対応していないこともあります。
出勤時に出社ボタン、帰りに退社ボタンを押すだけで働いている時間と時刻を記録・集計するシンプルな設計のものが多いです。

利用できる機能の一例は以下になります。

• ●就業時間・残業時間の集計
• ●月毎の就業時間や残業時間の参照
• ●勤怠データをメールで送信
• ●勤務形態にあわせた定時・休憩時間の設定
• ●長期的に見れば、勤怠管理アプリの導入コストより削減できる人件費の方が大きくなるでしょう。

クラウド型のサービスが、大企業ではカスタマイズが難しい可能性がありますが、複雑なシステムを自社で保有していない企業には有効なものです。

また、手書きの勤務シフト表や表計算ソフトなどによるアナログな勤怠管理より業務上の負担が少ないことで、働き方改革にもつながります。

NTT東日本が提供する「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」では、勤怠管理に欠かせないさまざまな機能が利用できます。

• ●勤務状況が目視できない場合でも勤怠状況をリアルタイムで把握できる
• ●日々打刻されたデータを就業ルールに沿ってリアルタイムに集計
• ●「時間外労働の上限規制」や「有給休暇5日以上取得義務」に対応

• 社外で働く従業員の勤務状況が把握できない、勤務時間の入力や集計の負担を軽減したい・効率化したい方におススメです。
• 無料体験もできますので、是非お気軽に以下のリンクより無料体験をお申し込みください。

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