kintone(キントーン)とはあらゆる業務に対応したシステム作成ツール！10個のメリットを紹介

「社内の情報がバラバラで業務効率が思うように上がらない」といった悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。業務のデジタル化が進む現代において、ペーパーレス化や情報の一元管理への対応が求められています。

kintoneは、さまざまな業務の課題を解決するためにアプリを作成するツールです。kintoneの導入により、業務プロセスの可視化・効率化などが行えます。

そこで今回の記事では、kintoneの基礎知識と導入した際に得られるメリットを、機能面・運用面の双方から解説します。また、kintoneの導入時に気をつけておきたいポイントも紹介しますので、ぜひ最後までお読みください。

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウドサービスです。企業が抱える業務に関するさまざまな課題に対応したビジネスアプリを作成できます。チームで使うグループウェアとして設計されており、30,000社以上の企業が導入しているツールです。

kintoneはExcelよりも使いやすく、専門システムよりもわかりやすい操作性が特長で、業務に合わせたアプリを誰でも簡単に作成できます。例えばkintoneを利用すれば、社内でのスケジュール管理やプロジェクト進行状況の確認などの日々の業務が、時間をかけずに行えるようになります。

また、社内の情報共有もスムーズになるため、チームメンバーや他部署とのコミュニケーションの活性化も可能です。kintoneは日々の煩雑な業務から脱却し、業務効率化をめざす企業に向いています。

この章では、機能面におけるkintoneのメリットを5つ解説します。

• ●必要なシステムを集めてオリジナルのアプリを作成できる
• ●情報を一元化してリアルタイムで共有できる
• ●コミュニケーションが取りやすい環境を作成できる
• ●マルチデバイスに対応している
• ●多くの外部サービスと連携できる

kintoneは、業務の効率化を図れるさまざまな機能を備えています。また、kintoneが使いやすいと評価が高い理由についても説明します。

1
必要なシステムを集めてオリジナルのアプリを作成できる

kintoneでは、ユーザーが必要な機能を組み合わせて独自のアプリケーションを作成可能です。さまざまな業種や部署のニーズに応じて、100種類以上のテンプレートを提供しています。例えば営業部門なら顧客管理、製造部門なら在庫管理など、それぞれの部署に適したアプリを自由に作ることができます。

また、kintoneではサンプルアプリをひな型として利用できます。顧客管理・プロジェクト管理など行いたい業務のアプリを選べば、さらにアプリの作成時間を短縮可能です。適切なアプリを作成すれば、業務効率化やデータの管理など、ビジネスにおけるさまざまな課題の解決につながります。

2
情報を一元化してリアルタイムで共有できる

kintoneはチームや仕事に必要な情報を一元管理し、リアルタイムで共有することができます。以下のような情報を集約して管理できます。

• ●顧客管理
• ●案件管理
• ●売上情報
• ●進捗情報

テレワーク中の自宅や外出先などでも確認できるため、今まで社内からのみアクセス可能だった情報を、必要な場面でいつでも利用できるようになります。kintoneのアプリを活用して情報の共有や効率化を行えば、業務のスピードアップや意思決定の迅速化の実現が期待できるでしょう。

3
コミュニケーションが取りやすい環境を作成できる

kintoneは、以下のようなコミュニケーション機能を搭載しています。

• ●チャット
• ●コメント
• ●ファイル共有

チャット機能ではリアルタイムのメッセージ交換、コメント機能ではデータやファイルに対する意見交換をスムーズに行えます。また、アプリ内の各データに対してコメントを書き込めるのも特徴です。そのため、実際のデータに基づいて情報交換が行えます。

kintoneによって社内の情報共有や連絡をしやすくなり、チームメンバーや他部署と活発にコミュニケーションできるようになります。

4
マルチデバイスに対応している

kintoneはクラウドサービスのため、インターネットにつながる場所であれば、どこからでもアクセス可能です。そのため、スマートフォンやタブレットを使って社外から操作できるマルチデバイスに対応しています。

自宅や外出先でもオフィスと同様の環境で業務を行えるので、場所にとらわれない柔軟な働き方が実現可能です。遠方や海外在住でオフィスに出社できない人材も採用できるなど、雇用機会の拡大にも貢献できます。

5
多くの外部サービスと連携できる

kintoneは高い拡張性を備えています。連携APIを活用し外部サービスまたは基幹システムとデータを連携させれば、さらに機能を拡張できます。kintoneでは100種類以上の連携サービスが公開されており、さまざまなビジネスシーンに対応可能です。

例えば財務管理システムと連携すれば、売上データや顧客情報の一元管理が容易になります。このような連携により、今まで別々に管理していたシステム同士の共有が実現し、チーム全体の作業効率が向上が期待できます。

この章では、運用面に関するkintoneのメリットを紹介します。

• ●プログラミングの知識が不要
• ●操作が簡単で使いやすい
• ●サンプルアプリを豊富に用意している

パソコンの操作のスキルに自信がないため運用できるか不安を感じている方も、kintoneが使いやすい理由を確認してみましょう。

1
プログラミングの知識が不要

kintoneの利用にプログラミングの知識は必要ありません。欲しい機能を選んでアプリに組み込むだけで、誰でも簡単にアプリを作成できます。そのため、特別な技術的スキルを持たない方でも、自社の業務に合わせたアプリのカスタマイズが可能です。

実際にkintoneの導入担当者の93％が非IT部門出身であることからも、その使いやすさが伺えます。kintoneの操作性の良さにより、さまざまな業務プロセスのデジタル化が手軽に実現し、業務の効率化に大きく貢献できます。エンジニア以外の担当者でも、kintoneを使って業務改善を行えるのは、多くの企業にとって大きなメリットです。

2
操作が簡単で使いやすい

kintoneの操作方法はドラッグ＆ドロップが基本で、ファイル読み込みやテンプレート選択なども非常に簡単です。直感的に作業を行えるため、誰でも簡単にアプリを作成できます。既存のデータもファイルを読み込むだけで簡単にkintoneで利用可能です。

どんなに優れたツールでも使える人が限られては意味がありません。操作のしやすさは、ビジネスツール選定において重要なポイントです。kintoneならスキルを問わず業務に必要なツールを短時間で作成できるため、結果としてコスト軽減にもつながります。

3
サンプルアプリを豊富に用意している

kintoneでは、さまざまな業種や部署に合わせた豊富なサンプルアプリを用意しています。サンプルアプリはそのまま使用できますが、必要に応じてカスタマイズも可能です。サンプルアプリは、ビジネスの現場ですぐに活用できるように設計されており、業務の効率化に大きく貢献します。

サンプルアプリは、kintoneのアプリストアから検索可能です。業務別・業種別などの条件で探せるので、自社の業務に似たアプリを探しやすいでしょう。見つけたアプリはボタンを押すだけでkintoneに追加できます。

また、カスタマイズ方法も簡単なので、最初からアプリを作るより素早く作成できるのがメリットです。ゼロからアプリを作る自信がない場合は、サンプルアプリを元に欲しい機能を追加していく方法をおすすめします。

kintoneは多くのメリットがあるサービスですが、導入する際に注意すべき点も存在します。この章では、特に知っておきたい2つのポイントを解説します。

1
標準機能以上を求めるなら拡張が必要

kintoneは、プログラミング言語の知識がなくても、誰でも簡単にアプリを作成できるのが強みです。もしkintoneに標準で搭載されていない機能を使用したい場合は、拡張が必要となります。

例えば、顧客情報管理アプリを作成する場合、標準機能は顧客の氏名や住所、電話番号などの管理をサポートしています。企業のニーズに合わせたアプリを作成するなら、プラグインを使用した機能拡張を検討しましょう。

プラグインは、kintoneの機能を拡張するソフトウェアです。標準機能でも十分な内容を備えていますが、プラグインを利用すれば、さらに業務のニーズに合ったアプリを作成できます。専門的な機能をアプリに追加する場合は、外部ツールとの連携もおすすめです。

そのため、kintoneを利用する際には「標準機能でできること」と「プラグインや外部連携が必要になるケース」を理解しておくと良いでしょう。プラグインや外部連携の知識があれば、より便利にkintoneを使えます。

2
無計画にアプリを量産して管理しにくくなる

kintoneは誰でも簡単にアプリを作成できるため、各自で自由にアプリを作成すると管理が難しくなります。その結果「目的のアプリが見つけにくい」「更新やメンテナンスが煩雑になる」といった問題が発生する可能性があります。

そのため、kintoneを導入する際には、アプリの作成権限や社内の申請方法といった運用ルールを決めておくことが大切です。例えば、アプリの作成は「部署の管理者のみ許可する」「承認プロセスを設ける」といったルールを検討してみましょう。

ただしあまりにも厳密に制限すると、柔軟に素早くアプリが作成できるkintoneのメリットを消してしまうので、ルールの作成には工夫が必要です。

kintoneの料金体系は、「ライトコース」「スタンダードコース」の2種類から選択できます。

• ●ライトコース：月額858円（1ユーザー）
• ●スタンダードコース：月額1,650円（1ユーザー）

外部サービスとの連携・プラグインと拡張機能の利用は、スタンダードコースのみ利用可能です。他にはアプリやスペース（進行管理などでやり取りする場所）の数が異なります。作成可能なアプリ数とスペース数は、以下のとおりです。

• ●ライトコース：アプリ（最大200個）スペース（最大100個）
• ●スタンダードコース：アプリ（最大1,000個）スペース（最大500個）

本格的にkintoneを使用する場合は、十分なアプリ数に対応しているスタンダードコースの利用がおすすめです。現在は無料で30日間スタンダードコースを利用できます。まずは無料体験を利用して、自社に合っているかどうか、使い心地を試してみると良いでしょう。

kintoneは、誰でも簡単に操作できるサービスですが、初めて触れる方にとっては導入や運用に不安があるかもしれません。NTT東日本では、簡単かつスムーズにkintoneを導入できる「kintone for おまかせ はたラクサポート」を提供しています。

「kintone for おまかせはたラクサポート」は、お客さまが自分でアプリを一から作る必要はなく、すぐに業務のデジタル化（DX）を進めるためのパッケージを用意しています。また、kintoneの基本操作から応用的な使い方まで、説明会やハンズオン形式でサポートいたします。

CRMをはじめて利用する方でもkintoneを導入し、業務に活用できるように手厚いサポートを実施しています。kintoneの導入をお考えの方は、お気軽にお問い合わせください。

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kintoneはサンプルアプリだけでなく、プラグインや他のサービスとの連携により、さらに多くの業務を効率的に処理できます。例えば、紙の書類やExcelシートからkintoneへの移行により、データ入力のミスを減らし、チェック作業にかかる時間を大幅に短縮できます。

さらに、kintoneではデータをリアルタイムで共有できるため、最新情報をいつでも確認可能です。kintoneの活用により日常の作業工程が軽減され、より重要な業務に時間を使えるようになります。ビジネスの現場で業務効率化をめざすなら、kintoneの導入がおすすめです。

また、NTT東日本では、スムーズにkintoneを導入できる「kintone for おまかせ はたラクサポート」を行っています。以下より資料をご請求いただけますので、ぜひお申し込みください。

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