電子印鑑と電子契約サービスの比較ポイント｜システムを導入してワークフローのDXを目指そう！

「電子印鑑と電子契約サービスはどちらがいいのだろう？」とお悩みの方がいらっしゃるのではないでしょうか。

どちらがいいか迷う方には、ぜひ電子契約サービスをご検討ください。電子印鑑との違いを比べると、電子契約サービスが優れている理由を理解していただけるはずです。

業務の効率化だけではなく法律への対応も容易に行える電子契約サービスは、現代のビジネスにおいて必須ともいえる存在になるかもしれません。

そこで本記事では、電子印鑑と電子契約サービスの特徴とおすすめする理由を解説します。電子契約サービスの種類と選ぶ際の比較ポイントも紹介していますので、自社に合った方法でワークフローのDXを目指したい方はぜひ参考にしてみてください。

１
電子印鑑の特徴

電子印鑑とはデジタル書類に押印できる印影データのことです。電子印鑑には、特徴の異なる次の2種類があります。

• ●印影の画像を単純にデータ化したもの
• ●印影の画像データに識別情報を付与したもの

それぞれのポイントをみてみましょう。

２
印影の画像を単純にデータ化したもの

印影の画像をデータ化しただけの電子印鑑は、ExcelやPDFの機能、無料ソフトなどを使用して作成するのが一般的です。作成にコストがかからず、必要が生じた時にその場で作成できる手軽さがメリットです。

手軽に作成できる反面、セキュリティへの配慮や法的効力がなく、重要書類や外部文書への押印には適さないというデメリットがあります。無料で作成できる電子印鑑は、社内のみで使用する稟議書や荷物の受け取りなど、簡易的な使用方法がおすすめです。

３
印影の画像データに識別情報を付与したもの

印影の画像データに識別情報が付与された電子印鑑は、所有者や使用者、押印時間が記録されるため文書改ざん・印影偽造などのリスクへのセキュリティが万全です。指定認証局が発行する電子証明書を添付すれば、文書の真正性を保証する効力が認められます。

識別情報が付与された電子印鑑は、正式な手順を踏まなければならない煩雑さと導入コストがかかるデメリットがあります。他方で、法律で信頼性が保証されている点や運用開始後に削減できるコスト業務の負担が増えないという大きなメリットを得られます。

ペーパーレス化が推進されている現代において、電子印鑑を利用するシーンは今後も拡大していくと考えられます。メリットとデメリットを比較したコストパフォーマンスを考慮すると、識別情報が付与された電子印鑑の導入・運用は非常に有意義といえるでしょう。

識別情報が付与された電子印鑑を利用するには、以下の2通りの方法があります。

• ●電子印鑑作成ソフトを購入する
• ●電子契約サービスを利用する

詳細については以下をご覧ください。

１
電子印鑑作成ソフトを購入する

1つ目の方法は、電子印鑑の作成ソフトを購入し自社で作成することです。現在、様々なメーカーから電子印鑑作成ソフトがリリースされており、作成できる印影の種類や操作性などから用途に合わせて選択できます。

電子印鑑作成ソフトの利用は、導入から運用まですべて自社で完結します。識別情報を付与できるソフトもありますが、必ずしもすべてのソフトが対応しているわけではないため注意して選択する必要があるでしょう。

また、電子印鑑作成ソフトはセキュリティ対策も各ソフトごとに大きく異なる点にも注意して検討してください。ます。手厚いサポートが受けられるソフトもありますが、無料の機能がバージョンアップしただけのものもあります。

２
電子契約サービスを利用する

電子契約サービスを利用することで、電子印鑑および電子署名が利用できます。電子契約サービスとは、決裁・契約フローをすべて一元管理できるクラウド上のシステムです。契約後は、ベンダーによって保守・管理が行われます。

電子契約サービスを介して締結した契約や作成書類は、電子印鑑作成ソフトで作成したものと比べ信頼性が高いのが特徴です。高い証明能力を有する電子署名に、タイムスタンプが付与されることでより強い法的効力が担保されています。

電子契約サービスでは、独自のセキュリティ対策により安全性が保たれているのもポイントです。電子証明書を発行する方法は印鑑証明書にあたるメール認証やパスワード認証だけでなく、公正証書にあたる公開鍵暗号方式を採用している電子契約サービスもあります。

電子署名では押印は必須ではありませんが、電子印鑑の機能が付帯している電子契約サービスもあるため、形式上押印が必要なケースでも安心です。

次に挙げる5つの理由から、電子印鑑を作成するより電子契約サービスの利用がおすすめです。

• ●業務負担の軽減
• ●法的手続きの代行
• ●万全のセキュリティ対策
• ●充実したサービス内容
• ●法改正・インボイス制度への迅速な対応

ポイントを1つずつ解説します。

１
業務負担の軽減

電子契約サービスの導入は、業務の負担を増やすことなく導入・運用可能です。

電子印鑑作成ソフトを使用する場合、作成はすべて自社で行うことになります。導入フローのすべてに自社の管理が行き届く反面、業務の負担が増加してしまう点を考慮しなくてはなりません。

また、ソフトで行えるのは電子印鑑の作成のみです。わざわざ出力せずに押印可能になるだけであり、決裁や契約のワークフローは大きく変わりません。ソフトによってセキュリティレベルが異なり、場合によっては外部セキュリティサービスを検討する必要があります。

一方、電子契約サービスでは、保守・管理はすべてベンダーによって管理されるため、業務の負担を増やすことなく導入できるのがメリットです。稟議から決裁、取引先とのやり取りおよび請求書などの書類の発行まですべての業務を一元化して管理できます。

２
法的手続きの代行

電子契約サービスでは、電子証明書発行の手続きが自動で行われます。

電子印鑑作成ソフトで作成した電子印鑑に電子証明書を付与する場合、国が指定する認証局に事前登録しなくてはなりません。さらに、電子証明書を発行するたびに申請の手続きを行います。法的効力のある書類を発行するには、この一連の法定手続きが必須です。

電子契約サービスではこうした煩雑な作業の一切をベンダーが担います。自社に法的な知識がある担当者がいなくても、法律に則った方法で確実な契約が成立します。

３
万全のセキュリティ対策

セキュリティ対策の面でも、電子契約サービスに利点があります。電子印鑑作成ソフトは、セキュリティレベルの違いが問題です。別途セキュリティ対策を講じる場合、新たなコストが発生します。

電子契約サービスでは、様々なリスクに対応する一括したセキュリティ対策が講じられているのが特徴です。タイムスタンプ付与による文書の改ざん防止や、電子証明書発行による文書の真正性の保証も自社で行う必要がありません。

トラブルが発生時の保障サービスもあり、安心して契約を行えるよう配慮されています。

４
充実したサービス内容

電子契約サービスは、契約や決裁後の書類の適切な管理などの付随サービスが充実しています。

電子化した文書については、e-文書法および電子帳簿保存法により保管方法や条件が細かく定められています。特に電子帳簿保存法で定められる国税関係書類の電子保存については、スキャナ保存制度への対応も含め2023年12月末までに準備を完了させなくてはなりません。

法律で定められた以上は対応するほかありませんが、規定を正しく理解し、日々の業務を滞らせることなく移行準備を行うのは非常に困難です。改正された電子帳簿保存法に対応した電子契約サービスを選択すれば、自社で準備する負担を大きく減らせます。

５
法改正・インボイス制度への迅速な対応

電子契約サービスでは、新制度や法改正が施行された際の対応が迅速です。

自社ですべての管理を行っている場合、法改正が行われてもすぐには対応できないかもしれません。対応に遅れを取ってしまうどころか、もし期限までに対応できなければ処罰が下される可能性すらあるのです。

定期的に見直される法律に対する対応策としても、電子契約サービスをおすすめします。電子契約サービスでは、法改正が行われた際に順次アップデートが行われるため安心です。

また、新制度に対応した機能の拡充が自動で行われる点も電子契約サービスの優れているポイントです。具体例として、2023年10月から開始されるインボイス制度が挙げられます。インボイス制度に該当する企業では、適格請求書（インボイス）の発行および保存への対応が必須です。

インボイス制度に自社で対応する場合、すべてのシステムの見直しを行わなければならない企業もあるでしょう。インボイス制度に対応しているプランがある電子契約サービスを利用すれば、すぐさま対応が可能になります。

電子契約サービスには次の2種類があります。

• ●立会人型
• ●当事者型

電子契約サービスを検討する際は、2種類の違いを理解し自社に適したものを選択しましょう。

１
立会人型

「立会人型」は、電子契約サービスの提供元が契約の当事者の間に入って署名の確認を行い、電子証明書の申請を代行するサービスです。第三者が契約を仲介することで、証明に客観性が生まれます。

立会人型では、以下の点がメリットです。

• ●負担が少ない
• ●取引先の了解を得やすい
• ●世界基準に合わせられる

立会人型は、公正証書の手続きと同様の仕組みです。電子契約サービスの提供元が公証人の役割を果たし、最小限の負担でスムーズな取引が可能になります。

立会人型では、電子契約を行うにあたって取引先に新たな負担が生じないため抵抗感を与えにくく、了承を得やすいという点もメリットの1つ。また、世界基準でみると「立会人型」が標準方式とされています。

立会人型のデメリットは、サービスによって保証の方法が異なる点です。契約の保証はすべて電子契約サービスに委ねられており、当事者は電子契約サービスの提供会社を信じるほかありません。このため立会人型の場合、信頼できる電子契約サービスかを見極める必要があります。

２
当事者型

契約を行う当事者のみで署名の確認・電子証明書の申請などすべての手続きを行うのが「当事者型」です。当事者型のメリットとして、効力が法律に明文化されている点が挙げられます。

当事者型の手続きは、事前に当事者の双方が指定認証局に登録し、電子証明書を発行して文書に添付する流れです。取得した電子証明書およびタイムスタンプを付与することで、電子署名法第2条の規定に基づく契約が履行されます。

当事者型の手続きは日本の印鑑証明制度と同様の流れです。印鑑証明は、ハンコ文化がある日本特有のシステムであり、当事者型のシステムは日本で馴染み深い印鑑証明の手続きに即して考案されました。

当事者型のデメリットは、手続きの複雑さです。自社だけではなく取引先も認証局への事前登録を行う必要があり、相手方から抵抗感を示されるケースが想定されます。費用も比較的高く、電子証明書やタイムスタンプの期限ごとに契約を更新しなければなりません。

当事者型は基本的に自社で運用するため、担当者すべてに取扱い方法に関して厳重な注意を促すことが求められます。また、日本特有のシステムを踏襲していることから、海外企業との取引で当事者型の契約を行う際は、ハンコ文化の説明が必要なケースもあるでしょう。

電子契約サービスを比較する際は、次の6点に注目すると選びやすくなるでしょう。

• ●自社の規模
• ●料金にとらわれすぎない
• ●セキュリティレベル
• ●紙の書類への対応
• ●外部サービスとの連携
• ●その他のオプション

電子契約サービスのポイントを1つずつ説明していきます。

１
自社の規模

中小企業か大企業かによって、適した電子契約サービスの種類が異なります。

立会人型は当事者型と比べ業務の負担が少ないため、中小企業でも取り入れやすいシステムです。取引先に受け入れてもらいやすく、自社とは関連のない企業との取引が多い場合にも適しています。

また、立会人型は海外では一般的な方式ですので、グローバル化に合わせたシステムを採用したい企業にもおすすめです。

一方、当事者型の電子契約サービスは大企業が圧倒的なシェアを占めるサービスです。機密性の高い取引を行うことが多く、運用の難しさをカバーできる経営資源のある大企業では、法的根拠に基づいた当事者型を選択する傾向にあります。

大企業は、子会社や関連会社などと契約を繰り返し行うケースも少なくありません。このため了解の得やすさをさほど気にする必要がないという点も、当事者型が選ばれる理由の1つです。

２
料金にとらわれすぎない

電子契約サービスを選ぶ際は、料金の多寡にとらわれすぎず自社の求める機能と比較して検討することが重要です。電子契約サービスは月額の料金体系も様々であり、予算に合わせて選択できます。

ポピュラーな電子契約サービスだけで比較しても、無料から10万円までと幅広い料金設定です。サービス自体の月額料金が安くても、オプションを付けていくと結局のところ高額になるケースも往々にしてあり得ます。

料金が高ければ高いほど良いサービスとも限りません。どれほど素晴らしいサービスでも、自社のシステムや方針に合致しなければメリットを最大限に活かしきれないでしょう。

３
セキュリティレベル

電子契約サービスの比較では、どのようなセキュリティ対策を行っているかが重要なポイントです。サービスによってセキュリティの内容が異なるため、十分な確認が必要です。パスワードや、承認者の固定の可否などに注目して選ぶといいでしょう。

一般的に、作業や業務の煩雑さより、法的効力や信頼性を重視する場合は当事者型が向いているといえます。とはいえ立会人型のシステムの真正性は、経済産業省の「電子署名法2条1項に関するQ&A」において、利用者と時刻の特定などの条件を満たすと当事者型と同様だと見なせるケースがあることが示されています。

法的な信頼性が認められさえすれば、契約時の負担が少ない立会人型システムは今後ますます普及していくでしょう。

４
保管および紙の書類への対応

文書の保管方法や、紙の書類をインポートできるのかも電子契約サービスの判断基準の1つになります。なぜなら近年、電子化に向けた法律の施行・改正が次々と行われており、電子契約サービスにも対応が求められるからです。

2023年10月に始まるインボイス制度や2024年1月1日から本格的に開始する電子帳簿保存法により、取り扱う書類の量が増加するうえ電子化への対応も今後ますます必要になると推測されます。

選択した電子契約サービスの法制度への対応によって、企業に課せられる業務の負担が大きく変わるでしょう。

５
外部サービスとの連携

外部サービスと連携している電子契約サービスは、利便性が非常に高いといえます。現在利用しているシステムやソフトとの組み合わせが可能であれば、導入の抵抗感を最小限に減らせるでしょう。

電子契約サービスと使用中のサービスの連携により、より使いやすいシステムへと整備できるのも嬉しいポイント。業務の効率化には、複数のサービスをつなぐAPIの提供がある電子契約サービスがおすすめです。

６
その他のオプション

電子契約サービスを比較する際には、オプション機能も見逃せないポイントです。実は、電子署名のシステム自体は差別化が図りにくいという特徴があります。比較が難しい時には、ちょっとした配慮が決定のきっかけになるものです。

たとえば、メールの送信設定が変更できたり、リマインドや期限を通知してくれるなどの機能があるかなど、各社ごとに異なる小さなこだわりにもぜひ注目してみてください。

電子印鑑は、識別情報の有無によって2種類に分かれています。ビジネスに有効なのは識別情報が付与された電子印鑑であり、電子印鑑作成ソフトまたは電子契約サービスを介して利用可能です。

手軽さ・セキュリティ・法律への対応を加味して考えると、電子契約サービスを利用するほうがより良いといえます。電子契約サービスには2つのタイプがあり、注目したいポイントをしっかり押さえて比較・検討しましょう。

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作成した書類は電子帳簿保存法に基づいて管理され、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応。パスワードの設定や承認者の固定によるセキュリティ対策を行っており、リマインドや期限のアラート機能によりケアレスミスへの配慮も行っているのがポイントです。

過去に作成された紙の書類のインポートや、100以上の外部サービスおよびAPI連携等のサービスも提供しており、業務の負担を増やすことなくDXが実現します。ぜひ「クラウドサイン for おまかせはたラクサポート」を検討の1つの選択肢としていただければ幸いです。

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