電子印鑑のセキュリティは大丈夫？作成方法による違いと悪用・改ざんへの対策

電子印鑑はPDFなどに直接押印できて便利ですが、悪用などのリスクへのセキュリティに不安を覚える方が多いのではないでしょうか。

電子印鑑がすべて危険なわけではありません。電子印鑑の作成はフリーツールと有料サービスの2種類があり、セキュリティのレベルが異なります。識別情報の付与などの改ざん防止策がある電子印鑑を運用すれば、利益最大化の一助となるでしょう。

昨今の企業・法人には、今後さらに進展するデジタル化社会への備えが必要です。セキュリティ対策を万全にし、DX化を実現しましょう。

そこで本記事では「電子印鑑の作成方法によるセキュリティの違い」を解説します。フリーツールの使い方や改ざん・コピー防止方法についても紹介しますので、安全にDX化を実現したい方はぜひ参考にしてみてください。

電子印鑑は印影の画像をデータとして作成したものであり、通常の印鑑と同様の役割を果たします。様々な作成方法があり、簡易的なサインとして使用できる認印としての電子印鑑であれば無料で作成することも可能です。

インターネットを経由した契約の際にはもちろん、取引先からメールで書類が送付された際にも電子印鑑が活躍します。

ですが「実物の印鑑は重要性が高い」「電子印鑑は信用ならない」といった固定観念がある方も少なくありません。こうしたイメージの悪さが、電子印鑑がいまだに普及していない背景の1つだといえるでしょう。

実のところ、押印を義務付けられている取引や契約はほとんどありません。本来は印鑑がなくてもビジネスは成立します。しかし、日本の「ハンコ文化」と呼ばれる慣習から、印鑑は現在も事実上の証拠能力を保ち続けています。

電子印鑑には、異なる性質を持つ2つの種類が存在します。

• ●印影の画像をデータ化しただけの電子印鑑
• ●識別情報が付与できる電子印鑑

1つ目は、実物の印影画像を取り込んだり無料のツールやアプリなどを使用したりして作成した電子印鑑です。一般的に、電子印鑑というと画像をデータ化しただけのものをイメージする方が多いと思います。

印影の画像をデータ化しただけの電子印鑑は、フリーツールなどを使用して作成できる手軽さが魅力です。社内で取り扱う重要性の低い文書や、簡易的な受領印など、実物の印鑑でいうところの認印やシャチハタと同等の役割を果たす電子印鑑です。

一方、識別情報が付与された電子印鑑は、有料ツールや電子契約サービスを介して提供されます。料金が発生する代わりに、無料で作成できるものにはない機能や法的効力がある電子印鑑です。無料で作成できる電子印鑑と比べ信頼性が高く、セキュリティ対策も万全に施されています。

電子印鑑を用いてビジネスをデジタル化すると、次のようなメリットを得られます。

• ●すぐに押印できる
• ●どこにいても押印できる
• ●紙や押印にかかる消耗品費が削減できる
• ●スピーディーなやり取りができる
• ●印鑑や書類の劣化・紛失防止

電子印鑑・デジタル化で得られるメリットについて、詳しくみていきましょう。

１
すぐに押印できる

電子印鑑があれば、押印にかかる一連の流れの大部分を省略できます。

実物の印鑑でデジタル化した書類に押印する場合には、まずデータを紙に出力してから押印し、再度パソコンに取り込む作業を行う作業が必要でした。

電子印鑑ならデジタル書類に直接押印できるため、ワンクリックで完了です。実物の印鑑とは違い、押し間違えや判別できないほどかすれることもありません。

２
どこにいても押印できる

電子印鑑は、押印の場所を問いません。わざわざ出社せずとも、インターネットに接続できる環境さえあれば押印が可能です。

リモートワークやテレワークの必要性が高まっている現代において、電子印鑑などのデジタルツールは業務を滞りなく行う手段として有効なツールだといえます。

３
紙や押印にかかる消耗品費が削減できる

デジタル書類への押印に電子印鑑を用いると、印刷に必要な紙代・インクトナー代などの経費を抑えられます。押印する際に必要な朱肉や、出力した書類を保存するファイルやバインダー、ラベルなども不要です。

また、書類を郵送しなくてよくなるため、切手代や郵便代も削減できます。さらに、デジタル書類には印紙税が課せられないため、節税対策の面でも電子印鑑導入のメリットがあるでしょう。

４
スピーディーなやり取りができる

デジタル上で書類の送受信ができると、紙のみの場合と比べやり取りが格段にスピードアップします。

紙の書類でのやり取りだと、相手先から書類が届くのを待ち、押印したあと封筒に入れ返送するという流れです。手続き完了までにかかる時間は、少なくとも2～3日ほどかかります。遠方への郵送や、遅延・配送ミスなどのトラブルが生じるとさらに日数を要するでしょう。さらに、災害発生の前後は配送自体がストップすることもありえます。

電子印鑑を導入してデジタル上ですべて完結させると、こうした配送問題をすべて解決可能です。送信はワンクリックで済み、相手先が受信するまでにほんの数秒しかかかりません。朱肉を準備して押印したり、書類を封入したりといった雑務も省けます。

５
印鑑や書類の劣化・紛失防止

電子印鑑やデジタル書類は劣化や紛失の心配がなく、データがある限り半永久的に使用できます。

実物の印鑑は使用期間が長期になればなるほど劣化していきますし、破損すると買い替えなければなりません。大昔の書類だと、印影が薄れてくることもありえます。

また、入念な管理を行っているつもりでも印鑑や書類を紛失してしまうこともあるでしょう。さらに、もし配送ミスが起きると紛失だけにとどまらず情報流出のおそれもあります。

電子印鑑は劣化することがなく、画像データなので基本的に紛失の心配はありません。郵送する場合、送信時に入念に確認を行えば、誤って別の相手に書類が届いてしまうケースも防げます。

次の4通りの方法で無料の電子印鑑を作成することができます。

• ●Adobe Acrobat Readerのスタンプ機能を使う
• ●押印した紙をスキャンまたは撮影して取り込む
• ●Excel・Wordで電子印鑑の図を作る
• ●フリーソフトで作成する

業務にかかるコストはできる限り抑えたいもの。無料で手軽に作れる電子印鑑に魅力を感じる方も多いでしょう。

電子印鑑を無料で作成する方法の詳細を紹介します。

１
Adobe Acrobat Readerのスタンプ機能を使う

PDFへの押印は、Adobe Acrobat Readerのスタンプ機能を使用すると簡単です。

業務の中で取り扱うことの多いPDFファイルに押印する際、いちいち出力して押印するのは面倒だと感じる方が多いはず。Adobe Acrobat Readerには、デフォルトの電子印鑑のテンプレートまたはカスタムスタンプの機能を使用してPDFに直接押印できる機能が搭載されています。

デフォルトのスタンプのテンプレートは、日付印・検印・ネーム印の3種類。電子印鑑のテンプレートを使用するには、以下の順番で作業を行います。

• １．「ツール」タブをクリックして「スタンプ」を開く
• ２．メニューから「スタンプ」をクリック
• ３．テンプレートを選択して情報を入力する

カスタムスタンプ機能では、PDFで作成した印影画像を取り込んで電子印鑑として使用できます。印影画像を取り込んで電子印鑑を作成するには、次の手順を参考に作業を進めてください。

• １．「ツール」タブをクリックして「スタンプ」を開く
• ２．「カスタムスタンプ」→「作成」の順にクリック
• ３．「参照」から取り込みたい画像を選択する
• ４．情報を入力して保存先の分類を選ぶ

どちらの機能でも、押印はスタンプを選択してワンクリックで完了します。

２
押印した紙をスキャンまたは撮影して取り込む

実物の印鑑で紙に押印し、スキャンまたは撮影して取り込んだ画像データを編集して電子印鑑を作ることも可能です。

スキャンして電子印鑑を作る手順を説明します。

• １．押印した紙をスキャンしてPDFに変換する
• ２．スナップショットツールでコピーする
• ３．取り込んだ画像をExcelシートに挿入する
• ４．トリミングと背景透過を施す
• ５．サイズを調整する

Excelシートに挿入する画像は、押印した紙をスマートフォンなどで撮影した写真でもOKです。編集のしやすさや仕上がりの美しさを優先するならスキャン、より手軽に取り込み作業を行いたい方やスキャナーが使えない時は撮影する方法を選択してください。

３
Excel・Wordで電子印鑑の図を作成する

電子印鑑の作成作業をパソコンだけで完結させたい時は、ExcelやWordを使って電子印鑑の印影を自分で作成してみましょう。

電子印鑑の作成は、以下の手順です。

• ●印鑑枠になる図形を挿入する
• ●図形の書式を設定する
• ●テキストを追加する
• ●グループ化する

煩雑な作業はないので、Excelシートなどに押印したい時に即座に作れます。

４
電子印鑑のフリーソフト・アプリを利用する

現在、電子印鑑を作れる数多くのフリーソフトやアプリなどがインターネット上で提供されています。

作成できる電子印鑑の種類は、認印や日付印はもちろん角印や円形以外の枠組みのものなどバリエーションが豊かな点もありがたいポイントです。作業が非常に単純にも関わらず、フォントの種類の選択ができたり背景の透過を行えたりするなど機能面も充実しています。用途や好みに合うフリーソフト・アプリがきっと見つかるはずです。

フリーソフト・アプリを利用する際は、動作環境と押印するファイルに対応しているかをチェックしてから作成を始めてください。

無料の電子印鑑には、主に次のようなセキュリティに関する問題が懸念されます。

• ●偽造の危険性
• ●文書の真正性を証明できない
• ●信頼性が低い

実際に起こりうる電子印鑑のセキュリティ面でのリスクを確認しましょう。

１
偽造の危険性

無料で作成した電子印鑑は、作成方法の手軽さから想像されるとおり偽造も簡単に行えます。同じツールやソフトなどを使えばまったく同じ印影が作成でき、作成者の特定は不可能です。

実物の印影画像を使用している電子印鑑でも、書類に押印された印影を悪用し新しい印鑑が作成される危険性があります。無料の電子印鑑はセキュリティへの配慮がなされていないものがほとんどですので、偽造を防ぎようもありません。

印鑑を使用した人物や時間の特定もできず、なりすまして押印されたとしても立証はできないでしょう。

２
文書の真正性を証明できない

無料の電子印鑑を押印した文書は、真正であることの証明が非常に困難です。なぜなら、無料の電子印鑑は法的効力を持たないからです。押印した人物と時間の特定ができず、当該文書が実際には合意の下に作成されていたとしても、反故にされる可能性がないとは言い切れません。

また、無料の電子印鑑で押印されは押印後に編集不可にできないものが多く文書を改ざんされるリスクも生じます。電子印鑑の法的根拠に関わるリスクを回避するには、電子署名法第2条で定められた条件である識別情報とタイムスタンプ、加えて電子証明書の付与が必須です。無料の電子印鑑に電子証明書の条件を満たす機能を持たせることは基本的にできないと考えて間違いないでしょう。

自分で行える電子印鑑のセキュリティ対策として、次の方法が考えられます。

• ●電子印鑑にロックをかける
• ●パスワードで保護する
• ●文書に電子署名する

これらのセキュリティ対策の有効性を考えてみましょう。

１
電子印鑑にロックをかける

1つ目は、電子印鑑そのものにロックをかけるセキュリティ対策です。たとえば、Adobe製品には電子印鑑をロックする機能が備わっています。

しかし、無料で使用できるAdobe Acrobat Readerでかけられるロックはあくまでも簡易的なものであり、簡単に解除されてしまうことに注意してください。

２
パスワードで保護する

基本的なセキュリティ対策として、デジタル書類にパスワードを設定する方法が挙げられます。PDFファイルにパスワードをかける場合、有料版のAdobe製品が活用できます。

しかし、パスワードは往々にして不正アクセスやサイバー攻撃などにより難なく突破されてしまいます。パスワードによる保護設定は、ほかの強固なセキュリティ対策と組み合わせて用いるようにしましょう。

３
文書に電子署名する

デジタル文書への電子署名は、セキュリティ対策としても有効です。電子署名を自らの手で付与する方法も存在します。Adobe製品がその代表例であり、Adobe Acrobat ReaderのSelf-SignデジタルIDによる電子署名やAdobe Signが該当します。

ただ、無料のAdobe Acrobat Readerでの電子署名機能はAdobe独自の認証方法であり、法的根拠となるかは明言できません。確実性を求めるなら、Adobe Signを始めとする有料ツールや電子契約サービスを利用しましょう。

セキュリティを強固にするためには、以下の条件を満たした電子印鑑を作成してください。

• ●識別情報を付与する
• ●タイムスタンプを組み込む
• ●指定認証局の電子証明書を発行する

なお、これら3つのポイントは、電子署名法に定められる法的根拠を満たすための方法でもあります。電子印鑑をビジネスに活用する場合、ぜひ押さえたいポイントです。

１
識別情報を付与する

電子印鑑のセキュリティに配慮するなら、個別認証が可能になる機能を付与しましょう。電子署名法第2条で定められる、法的根拠を満たすための条件の1つはこちらです。

"一　当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。"
引用：e-Gov法令検索 | 電子署名及び認証業務に関する法律

電子印鑑に識別情報を付与すると、所有者が明確に分かるようになります。電子印鑑の悪用やなりすましての押印など、様々なリスクを回避できるでしょう。

２
タイムスタンプを組み込む

タイムスタンプは、押印した日に当該電子印鑑が間違いなく存在していることの確実な証明になります。電子署名法でタイムスタンプに関連するポイントとして、第2条の以下の部分が該当します。

"二　当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。"
引用：e-Gov法令検索 | 電子署名及び認証業務に関する法律

タイムスタンプの付与は、電子印鑑のセキュリティを考えるうえで外せない条件なのです。

３
指定認証局の電子証明書を発行する

識別情報およびタイムスタンプを付与した電子印鑑のセキュリティをさらに強固なものにする方法は、電子証明書の発行です。この理由として、以下の電子署名法第1条の条文をみてみましょう。

"この法律は、電子署名に関し、電磁的記録の真正な成立の推定、特定認証業務に関する認定の制度その他必要な事項を定めることにより、電子署名の円滑な利用の確保による情報の電磁的方式による流通及び情報処理の促進を図り、もって国民生活の向上及び国民経済の健全な発展に寄与することを目的とする。"
引用：e-Gov法令検索 | 電子署名及び認証業務に関する法律

第1条の条文における「特定認証業務」については、次のとおりです。

"この法律において「特定認証業務」とは、電子署名のうち、その方式に応じて本人だけが行うことができるものとして主務省令で定める基準に適合するものについて行われる認証業務をいう。"
引用：e-Gov法令検索 | 電子署名及び認証業務に関する法律

国が認める認証局からの証明を受けた電子印鑑は、信頼性が極めて高いものだと見なされるでしょう。

セキュリティ対策を徹底するなら電子契約サービスの運用をおすすめします。

ビジネスにおける書類の電子化の推進と法改正は今後も続けられる見通しです。企業や法人には、電子印鑑を始めとするデジタルツールを十分なセキュリティ対策のうえ使いこなすことが求められるでしょう。

無料で作成した電子印鑑には、セキュリティ面に様々なリスクがあるため企業や法人に適しているとはいえません。有料ツールを使用するなどしてセキュリティ対策をすべて自社で行うのは可能ではありますが、条件が厳しく安全性を担保し続けるのは非常に困難です。

電子契約サービスは、より強い法的効力をもつ電子署名を活用したサービスが提供され、万全なセキュリティ対策を実現します。文書の改ざんや不正コピーも防止できるうえ、保守・運用はベンダーによって行われるため業務の負担を増やすこともありません。

作成後に編集不可にする設定などのサービスも充実しており、疑問や不安な点があっても安心のアフターフォローが行われます。

電子印鑑は、適切に運用すれば手軽に多くのメリットを享受できる便利なツールです。しかし、電子印鑑のセキュリティ面に不安を覚える方も少なくないでしょう。

たしかに、無料の電子印鑑にはセキュリティに弱点があります。信頼性が重要な企業・法人にはおすすめできません。無料で作成した電子印鑑のリスクが現実のものとなった時、法的に真正を立証するのは不可能です。

さほど重要性の高くない書類なら有料の電子印鑑など必要ないのでは？と思うかもしれません。しかし、ビジネスにおける信頼関係は何ものにも代えがたいものです。企業の一員として押印するなら、やはり信頼性の高い電子印鑑を選択するべきだといえるでしょう。

安全性を高めるため、自社でセキュリティ対策を行うのは大きな負担が生じます。業務に支障をきたすことなく安全な方法でペーパーレス化を実現するなら電子契約サービスがおすすめです。

NTT東日本ではお客様の安心・安全を保障する電子署名に対応した「クラウドサイン for おまかせ はたラクサポート」を提供しています。ぜひ検討の1つの選択肢としていただければ幸いです。

• 電子契約ならサービスとサポートをセットに！

  

  電子契約　無料体験申込フォーム

  NTT東日本では、電子契約をはじめとして、バックオフィス業務効率化サービスを無料体験できるメニューを提供しています。

  実際に、操作画面をみながら、導入の相談をできますので、お気軽にお問い合わせください！

  お申し込みはこちら