電子契約導入時のメリットや課題とは？普及率や事例を含めて解説！

「電子契約の導入メリットとは？」
「電子契約の導入時に注意すべき課題とは何があるのか？」という方も多いのではないでしょうか。

電子契約を導入することで、コストの削減や契約締結までにかかる時間短縮を期待できることから、企業の7割弱が電子契約を利用しているそうです。しかし、一部の契約書を電子契約化することができない、なりすましリスクへの対応が必要など、一部で対応が必要な課題事項があるため注意しましょう。

そこで、当記事では電子契約の普及率、電子契約サービスの導入メリットや課題、電子契約サービスの導入事例について解説します。

電子契約を導入するのであれば、まさに今がチャンスであることがわかる内容になっていますので、ぜひ最後までお読みください。

2020年初頭から流行している新型コロナウイルスにより、テレワークの普及率が向上しました。それに伴い、契約業務DXが求められ、電子契約の普及率も向上しています。

今後も電子契約の普及率が向上していくと考えられることから、競合企業に業務効率の面で劣らないためにも、電子契約の早期の導入がおすすめです。以下では電子契約の導入を早期に実施したほうが良い理由を解説します。

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2022年1月時点で電子契約の利用率は69.7%。電子契約の利用が進んでいる

一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）による「企業IT利活用動向調査」によると、2022年1月時点に電子契約を何かしらの方法で利用していた企業はアンケート回答者の69.7%だったようです。

"新型コロナウイルスが流行し始めた2020年1月時点のアンケート回答者の利用率が43.3%であったことから、2020年比で2022年は電子契約の利用率が1.6倍になっていることがわかります。"

出所：企業IT利活用動向調査

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2020年比で2022年はテレワークの普及率が2.15倍。テレワークの利用が進んでいる

では、電子契約の普及の背景にあると予想できるテレワークの普及率はどうでしょうか。 株式会社パーソル総合研究所による「新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する調査」によれば、2022年7月段階のテレワークの普及率は25.6%であったそうです。

2020年2月時点ではテレワークの普及率は13.2%ですので、2020年比で2022年のテレワークの普及率は2.15倍になっていることがわかります。つまり、新型コロナウイルスの長期化により、テレワークの定着化が数値的に見て取れるのです。

また、2022年7月段階でテレワーク実施者の継続意向を調査したところ80.9%がテレワークの継続を望みました。2020年4月時点では53.2%が継続意向を示していましたので、継続意向が1.52倍になっていることがわかります。

"この数値からテレワーク実施者はテレワークに慣れ、働く環境として認め始めていることが読み取れるのです。"

出所：新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する調査

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2023年以降も電子契約の利用は進むと考えられるので、電子契約の導入は今がチャンス

上述から、テレワークの普及と相関して電子契約が普及していることがわかります。また、テレワーク実施者の多数が今後もテレワークの継続を望んでいることから、テレワークの利用率は2023年意向も増加することが予想され、電子契約の利用率も伸びていくでしょう。 したがって、もし今、電子契約を未導入であるのであれば、早期に電子契約を導入することをおすすめします。

電子契約はExcelなど、既にお持ちのソフトでも実施可能ですが、電子契約の導入メリットを最大化するのであれば電子契約サービスの利用がおすすめです。

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Excelなど、既に利用しているツールでも電子契約は作成可能

ExcelやWordなど、電子署名機能が搭載されているツールを利用すれば、電子契約の作成は可能です。Excelなどのツールを利用して、電子契約を作成する場合、電子証明書を自身で発行して、電子署名を付与することになります。

しかし、Excelなどのツールは電子契約を作成するためだけに作成されたツールではありませんので、契約業務上の以下のような課題を解消することは難しいです。

• ●相手方に契約書を送付するまでの社内稟議に時間が掛かりすぎる
• ●相手方から契約書が未返送であることに長い間気付かなかった など

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電子契約の導入メリットを最大化するのであれば、電子契約サービスの導入がおすすめ

一方で電子契約サービスであれば、以下のような機能を利用することで、電子契約を利用した場合のメリットを最大化できます。

• ●社内稟議を効率化するワークフロー機能
• ●顧客別のステータス管理機能
• ●契約書テンプレート登録機能
• ●一括送信機能
• ●契約書への属性付与・検索機能 など

また、Excelなどを利用した場合、電子帳簿保存法や法人税法など各種税法への対応が難しいですが、電子契約サービスであれば、法対応が可能な機能を多数搭載していますので、容易に法対応ができます。

以上から、電子契約を利用するのであれば、電子契約サービスの導入がおすすめです。

では、具体的に電子契約サービス導入によるメリットについて解説します。電子契約サービス導入によるメリットは大きく以下3点です。

• ①：85%程度の業務コストの削減を見込むことも可能
• ②：契約締結までにかかる時間の短縮が可能
• ③：確実な対応が必要な法対応も容易に可能

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メリット①
85%程度の業務コストの削減を見込むことも可能

電子契約サービスを導入することで以下のコスト削減が可能です。

• ●課税文書毎に発生する印紙税の削減
• ●書面契約の作成・郵送・管理に伴うコストの削減
• ●書面契約を運用していく際に伴う人件費・管理費の削減

日本No1シェアのクラウドサインが公表するところによれば、電子契約サービスを導入することによって、契約業務上でかかるコストの85%を削減することが可能だそうです。

たしかに、印紙税は課税文書毎に数千円課税されることも珍しいことではありませんので、印紙税が非課税になるだけでも大きなコスト削減を実現できるでしょう。

また、書面契約を管理運用していく中で必要であったコストを削減も削減できることから、契約業務上の85%のコストを削減できるというのは、あながち大きすぎる効果ではないです。

メリット②
契約締結までにかかる時間の短縮が可能

書面契約を利用する場合、以下の流れを取る場合が多いです。

1. １.書面契約を作成する
2. ２.書面契約に対して内部承認フローを実施する。
3. ３.承認後、相手方に送付する。
4. ４.相手方が書面契約を確認後、記名押印をする。
5. ５.自社に書面契約を返送する。

上記の流れを1~5まで実施するまでに、2~3週間かかる場合も珍しくありません。もし、契約書に修正があれば、もっと時間がかかる場合もあります。

一方で、クラウドサインなどに代表される立会人型の電子契約サービスを導入した場合、契約締結用のURLが記載されたメールを相手方に送付するのみで、契約締結を完了できますので、契約締結までにかかる時間を大きく短縮できるのです。

メリット③
確実な対応が必要な法対応も容易に可能

電子契約は以下のような、各種税法上の要件を満たした保存が必要です。

• ●電子帳簿保存法 電子取引要件（書面契約を電子契約化する場合はスキャナ保存要件）
• ●法人税法 など

上述の要件をExcelなどで作成した電子契約で満たすことは理論上可能ですが、多くの企業では現実的に対応が難しいでしょう。

一方で、電子契約サービスを利用した場合、多くのシステムで、以下のような法対応が可能な機能を搭載しているため、手間をかけることなく法対応が可能です。

• ●タイムスタンプの付与
• ●主要三項目(取引年月日、取引先名、取引金額)の属性付与、および、項目・範囲・複数条件検索
• ●長期署名の付与
• ●バージョン管理
• ●システム上での長期保存 など

導入メリットの大きい電子契約サービスですが、導入時、注意が必要な課題がいくつか存在します。以下では注意が必要な課題と、課題への対処方法を解説します。

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一部の契約書は電子契約化ができない

2021年9月にデジタル改革関連法が施行され、宅建業法など多数の法律が改正された

”社会課題を解決するためにデータ活用を促進すること”を目的としたデジタル改革関連法が2021年9月に施行されました。

この法律の中では、多数の法律が改正されています。法律改正の中には、宅建業法などに対して「文書の書面化義務の緩和」や「押印義務の廃止」が盛り込まれているのです。この法律改正により、これまで書面契約を義務付けられていた契約書の電子契約化が順次可能になりました。

宅建業法では重要事項説明書など多数の契約書の電子契約化が可能になった

特に多数の契約で、書面契約での契約締結を求められていた不動産業界では、2022年5月に宅建業法の改正法が施行されたことで、例えば以下契約の電子契約化が可能になっています。

• ●媒介契約書
• ●重要事項説明書
• ●賃貸借契約書
• ●売買契約書
• ●定期借地権設定契約書
• ●定期建物賃貸借契約書 など

上述の契約を電子契約化できるようになることで、不動産業界における契約DXが進むことは言うまでもありません。

一部の契約書では引き続き書面契約の締結を求めているため注意が必要

しかし、例えば以下の契約については、引き続き、書面契約による契約締結を法律上で求めているため、注意が必要です。すべての契約書が電子契約化可能なわけではないのです。

とはいえ、2022年10月時点で電子契約化できない契約も電子契約化の議論が進んでいます。例えば、特商法の各種契約は2023年6月に電子契約化が可能になる想定です。

したがって、書面契約を電子契約化する場合は、対象の契約が電子契約化可能であるのか事前確認が必要になりますので注意ください。

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契約業務固有のリスクへの対応が必要

電子契約を利用するにあたって、契約書の真正性が脅かされるリスクがいくつかあります。例えば、以下のような各種リスクへの対応が必要です。

• リスク①：なりすましリスク
• リスク②：電子署名の有効期限が切れるリスク

リスク①：なりすましリスク

多くの場合で立会人型の電子契約サービスを利用するかと思います。立会人型電子契約サービスの場合、契約締結用のURLが記載されたメールを契約締結権限のない第三者に閲覧され、なりすまし署名されるリスクがあるのです。

したがって、なりすまし署名を回避するために本人確認を厳密に実施する必要があります。電子契約サービスの中には二要素認証機能が搭載されているものがありますので、製品選定の際の評価観点として追加すると良いです。

リスク②：電子署名の有効期限が切れるリスク

電子契約を係争時の証拠として利用するためには、電子署名を付与することによって真正性を確保する必要があります。しかし、電子署名は電子署名法規則第6条4項により、5年間の有効期限が存在するのです。

四　電子証明書の有効期間は、五年を超えないものであること。

出所：国税庁｜Ⅳ適格請求書保存方式（令和5年10月1日〜）

電子契約は法人税法上で最低7年（繰越欠損金がある場合は10年）の保存が必要ですので、電子契約を長期保存する場合には、電子署名が有効期限切れになり、真正性を確保できないリスクがあります。

このリスクに対応するために利用する手段が長期署名です。長期署名を利用することにより、電子署名の有効期限を延長できます。したがって、製品選びの際には長期署名の有無を評価観点に加えるとよいでしょう。