顧客管理をエクセルで行う4つの注意点！システム導入の4つのメリットを解説

顧客情報の管理をエクセルで行っているものの、より効率良くできないかと悩むことはありませんでしょうか。エクセルを利用することでお金をかけずに簡単に顧客管理ができ、データベース化をすれば顧客情報の追加や修正もできるようになります。しかしその一方で、複数人の作業に向いていなかったりセキュリティ面のリスクがあったりと、いくつかの問題点もあるのが現状です。

今回の記事では、エクセルで顧客管理を行う方法について解説します。エクセル以外の顧客管理を効率良く行う方法も分かる内容になっているので、企業の担当者の方はぜひ参考にしてください。

顧客情報リストをエクセルで作成すれば、簡単にデータベース化ができます。項目を選定し顧客情報を入力するだけと、エクセルなら簡単に顧客管理が可能です。何を管理項目に設定するかは、企業や顧客によって異なります。例えば、以下の項目が挙げられます。

法人の場合

• ●顧客番号
• ●企業名
• ●担当者の名前、部署、連絡先
• ●契約金額
• ●最終訪問日、商談内容　など

個人の場合

• ●顧客番号
• ●名前
• ●住所
• ●購入回数、最終購入日　など

エクセルで顧客情報リストを作成した際には、表にまとめて見やすくしたりタブごとに顧客の種類を分けたりとデータベース化を忘れないようにしましょう。データベース化をすることで、顧客情報の追加や修正が簡単にできます。

エクセルを使って顧客情報リストを作成するなら、テンプレートの活用がおすすめです。例えば、Microsoftが無料でテンプレートを提供していますが、他にもたくさんあります。テンプレートをそのまま使用するのはもちろんのこと、自社用にカスタマイズしてオリジナルの顧客情報リストを作成することもできます。さまざまなテンプレートをチェックして、自社の業務にあった書式を探してみましょう。

エクセルを使用すれば簡単に顧客管理ができますが、複数人の作業に向いていなかったりセキュリティ面のリスクがあったりといくつか問題点があります。この章では、エクセルで顧客管理を行う際の問題点を解説します。エクセルで顧客管理を行っている方は、問題点についても把握しておきましょう。

1
複数人での作業に向いていない

エクセルは、2人以上で同時にファイルを開いて作業をすることができません。そのため、他の人が作業をしているときには、入力が完了するまで待つ必要があり業務が滞ってしまいます。

特にエクセルを使用する従業員が多い企業ほど、不便に感じるケースが増えるでしょう。ただし、ファイル共有サービスを使用すれば同時編集ができるようになります。複数人で同時に作業をするケースが多い場合は、ぜひ利用してみてください。

2
セキュリティ面のリスクがある

エクセルで顧客情報を管理する際には、セキュリティ面に注意が必要です。エクセルはUSBメモリや外付けのHDD（ハードディスクドライブ）へのコピー・移動が簡単にできてしまうため、外部への持ち出しや盗難のリスクもあります。

従業員がUSBメモリや個人のパソコンでエクセルを管理している場合は、特に注意が必要です。顧客情報の紛失や流失を防ぐためにも、複製を禁止したりファイルにパスワードを設定したりと情報セキュリティ対策を十分に行いましょう。

3マーケティングに活用しづらい

エクセルで顧客情報リストを作成すると必要な情報がリアルタイムで収集できず、最新の結果が確認できないケースが多いのでマーケティングに活用しにくいという一面があります。

また、顧客情報を分析すれば経営戦略を検討する際にも役立ちますが、分析のためにエクセルを加工するとファイルが重くなりスムーズに動かなくなることがあります。

4
スムーズな共有が難しい

エクセルを他の人や部署と共有する際には、入力した後にファイルをメールやチャットに添付して送る作業が必要になります。このように、エクセルでの管理はスムーズな共有が難しい点がデメリットです。

添付されたファイルを見落としていた場合、最新情報を把握できないというリスクがあるので注意しましょう。少しでもスムーズに共有ができるよう、他部署と連携できるチャット形式の媒体や共有フォルダを作成するなどの工夫が必要です。

顧客管理を効率良く行いたい場合は、顧客管理システム（CRM）の導入がおすすめです。CRMとは「Customer Relationship Management」の略で、企業名や担当者、商談履歴など顧客に関するデータを管理するためのツールです。顧客管理システムの種類によって搭載されている機能が異なりますが、主に以下の機能が備わっています。

• ●顧客情報・名刺の管理
• ●メール配信
• ●タスク管理
• ●分析・レポーティング
• ●他システムとの連携　など

顧客管理システムを利用すれば、顧客情報の一元管理が可能になります。さらに他部署と共同でシステムを使うことで、顧客情報の共有もスムーズに行えます。顧客情報の管理を効率化したいときや脱エクセル化をめざしている企業の方は、顧客管理システムの導入を前向きに検討してみてはいかがでしょうか。

顧客管理システムの導入には、業務の効率化や組織の対応力向上などさまざまなメリットがあります。この章では、顧客管理システムを導入するメリットについて解説します。

1
顧客情報を一元管理することで業務効率化が期待できる

顧客管理システムの導入により、これまでエクセルに入力していた顧客情報を集約し一元的に管理できるようになります。他の部署で入力された情報も含めて顧客のあらゆるデータを1つのシステムで確認できるようになるため、情報を探す時間や手間を省け業務効率化につながります。

また、社内全体に顧客管理システムを導入すれば、すべての従業員が同じフォーマットで入力することになるので、異動があっても入力に手間取ることがありません。誰が見ても顧客情報が分かるようになっているので、担当者がいないときや異動・退職のときの引き継ぎもスムーズに行えるでしょう。

2情報共有がスムーズにでき組織の対応力が上がる

顧客情報を一元管理すると、他の担当者や部署との情報共有が行いやすくなります。リアルタイムに情報共有ができれば、他部署との連携がスムーズにできるので、社内全体の対応力向上につながります。

顧客管理システムの種類によっては、スマートフォンやパソコンを使って外出先からもアクセスが可能です。営業前に最新情報を確認できるので、営業活動にも役立てられるでしょう。

3
顧客情報を分析し戦略やマーケティングに役立てられる

顧客管理システムを活用してデータを分析することで、戦略の立案やマーケティングに役立てられます。例えば、顧客情報を分析して以下の事柄に活用できます。

• ●過去の受注実績から購入率・契約率の高い顧客の傾向を見つける
• ●問い合わせ内容から顧客のニーズを見つけて商品開発・広告に活かす
• ●トラブルやクレームの内容から懸念点や問題点を見つけて改善する　など

顧客管理システムではあらゆる情報を一元管理できるため、さまざまな角度・視点からの分析が可能です。顧客管理システムの種類によっては自動的にグラフ化・レポートしてくれる機能が搭載されているので、より効率良くデータの活用ができます。

4
トラブル時の対応がスムーズにできる

顧客管理システムでは、顧客情報と併せて過去のやり取りを確認できます。トラブルが発生した際にも、他部署とのやり取りを含めて最新の状況が把握できるので迅速に対応でき、クレーム防止につながります。顧客対応がスムーズにできれば、結果として顧客満足度や企業の信頼度向上も期待できるでしょう。

顧客管理の脱エクセル化をめざしたいなら、NTT東日本が提供している「kintone for おまかせ はたラクサポート」がおすすめです。「kintone for おまかせ はたラクサポート」とは、さまざまな業界で業務効率化を実現しているアプリケーションを採用しているサービスで、最初から設計しなくても顧客・販売管理の効率化や脱エクセルができるという特徴があります。

サポートサービスに申し込めば、エクセル移行支援やテンプレートの設定支援などのサポートが受けられるのでスムーズに脱エクセル化が進められるでしょう。従業員の入力操作のサポートはもちろんのこと、システム導入時にも顧客の理解度に合わせたサポートが受けられるので、初めてシステムを導入する企業でも安心です。

30日間の無料トライアルが用意されているので、実際にシステムに入力をして使用感を試すことも可能です。脱エクセル化をめざしている企業担当者の方は、ぜひ以下のリンクから詳細をご覧ください。

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顧客情報管理は、エクセルを使って簡単にできます。もし最初から作成するのが面倒という方は、無料のテンプレートが用意されているので参考にしてください。ただし、エクセルで顧客情報管理を行うときには、セキュリティ面のリスクや情報共有のスムーズさに欠けるといった点に注意が必要です。

エクセルよりさらに効率良く顧客管理をしたいなら、顧客管理システムの導入を検討しましょう。顧客管理システムの導入により、業務の効率化や組織全体の対応力向上などが期待できます。

システムの導入にあたって不安がある方は、NTT東日本が提供している「kintone for おまかせ はたラクサポート」がおすすめです。テンプレートの提供や入力のサポートを行っているので、脱エクセル化がスムーズに進められるでしょう。興味のある方は、ぜひ以下のリンクから詳細をご覧ください。

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