無料で使える！経費精算をエクセルで集計するメリットとは？

「経費精算をエクセルで処理したい」という経理担当者は多いのではないでしょうか。

そこで、本記事では経費精算をエクセルで処理する方法や経費精算に役立つツールを紹介します。経費精算を効率的に処理していくために必要な方法を確認していきましょう。

経費精算を処理する際に役立つ情報を紹介していきますので、経理担当者の方は是非参考にしてみてください。

エクセル、あるいはスプレッドシートなどの表計算ツールを使えば効率的に経費精算の管理ができます。エクセルは事務用ソフトとして一般的であり、多くの人にとって抵抗なく使用できるツールであるためスムーズに導入できるでしょう。

ここでは、エクセルを使用して経費精算するメリットについて解説していきます。

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必要な情報が揃っていればOK！

エクセルで経費精算するメリットは必要な情報が揃っていれば経費精算ができることです。

所定のフォーマットを準備して、必要な項目を入力するだけで経費精算ができます。あらかじめフォーマットを準備することで経費精算者は情報を入力して提出するだけ、というフローで運用できます。

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予算をかけずに経費精算ができる

Officeが導入されている環境であれば、エクセル（Microsoft Excel）を使って予算をかけずに経費精算ができます。高価なソフトや手間のかかるシステム導入をせずとも経費精算を進められるので、小規模の会社におすすめな方法です。

• ●エクセル（Microsoft Excel）：Microsoftのアカウントを取得すれば無料で使える
• ●スプレッドシート（Google Sheets）：Googleのアカウントを取得すれば無料で使える

ただし、無料で使える機能には制限があります。Web版のOfficeは無料で利用できますが、デスクトップ版のエクセルは使用できません。

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他システムと経費の情報を連携できる

エクセルで経費精算をすることで、他システムに経費の情報を連携できます。経費精算のデータをCSV形式で保存すれば他システムとの連携ができるのです。

CSV形式は互換性の高いファイル形式であり、他のシステムにアップロードすることで容易にデータのやりとりができます。CSVとはComma Separated Valuesの略称で、カンマで区切られたデータという意味のあるテキストデータのことです。

例えば、エクセルで集計した経費精算のデータを他の会計システムに入力することで経費精算のデータを連携できるという使い方ができます。

そもそも、経費精算は何の目的で行われるのでしょうか？経費精算の目的を知っておくことで経費精算の処理に役立ちます。

経費精算をする目的として、以下4点が挙げられます。

• ●経費の使用状況を明確にする
• ●公平な経費の運用ができる
• ●経理部門の手間を減らす
• ●税務調査の信用力が上がる

経費精算のルールを定めておくことで、経費管理の手間を削減できます。経費精算の目的や経費精算をするメリットについて確認していきましょう。

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経費の使用状況を明確にする

経費精算をすることで、経費の使用状況を明確にできます。

経費とは事業のために支払ったお金のことです。例えば、出張に必要な旅費交通費や宿泊費、取引先との交際費などが経費に該当します。

企業会計を適切に行うためには、事業にいくら使ったかを明確にすることは必要不可欠です。経費精算をすることは適切な企業会計に不可欠といえるでしょう。

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公平な経費の運用ができる

経費精算を適切に管理することで、社員にとって公平な経費の運用ができます。

経費精算の際に明確なルールがないと、上司の個人的な感情で経費精算がされてしまうのではないかという疑念を持たれてしまいます。従業員のモチベーション低下は業務にとって悪影響を及ぼしてしまうかもしれません。

経費精算の管理は会社のお金を不正に使うことを防止する効果も期待できます。明瞭な業務フローで経費の利用を明らかにすることで健全な企業会計に繋がるのです。

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経理部門の手間を減らす

経費の精算は経理部が管理するものですが、経費精算のフローを確立することで経理部門の手間を減らせます。

経理担当者は申請者からあがってきた経費が適切であるかどうかをチェックして承認します。申請に不備があったり、領収書の添付がない場合は差し戻しを行います。

経費精算のフローが確立されている場合、経理担当者がチェックする手間も減ります。経費精算の適切な運用は経理部門の負担を軽減するのです。

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税務調査の信用力が上がる

経費精算を管理していれば、税務調査をした際に信用力が上がります。

税務調査とは税務署による税金が正しく申告されているのかという調査です。税務調査では帳簿が適切に保存されているか、申告額が正しいのかということをチェックします。

経費精算が正しく運用され、経費に関する帳簿や領収書を適切に保存していれば税務調査の信用を証明することができます。

経費精算の業務フローを構築するためには、情報を入力するためのフォーマットが必要です。経費精算のルールを運用する際は、必要な情報を網羅したフォーマットを用意しましょう。

一般的に経費精算に必要な情報として、以下が挙げられます。これらの情報は会計帳簿に適切な情報を紐づける際に必要な項目です。経費精算の申請をもとに経理担当者は経費の情報を帳簿に起票します。

経費精算の項目	内容
日付	取引年月日を記載するために必要
担当者の氏名および所属部署	担当者（経費精算者）の情報
承認者の氏名および所属部署	承認者（上司）の情報
取引先名	取引先（支払先）の情報
目的や用途	勘定科目の判定に必要
支払額	単価と数量を記載する場合もある
領収書の添付	経費の妥当性を証明するために必要
その他経費精算に必要な情報	案件に紐づく識別番号など

企業によっては特定の案件に紐づけるなど、特定の識別番号を記載するなどアレンジも可能です。簡単に経費精算をする場合、エクセルなどでフォーマットを作成して配布することが有効です。

フォーマットを作成する際は、これらの項目を入力するように準備しましょう。

エクセルで経費精算をする際、どのようなことに注意すればいいでしょうか？

経費精算は会社のお金を管理するため、マニュアルを準備するなどルールを遵守してもらうことが必要です。

会社の規模が大きくなるとエクセルで経費精算を運用するのが大変になります。経費精算を運用するうえでの注意点や課題を確認しましょう。

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マニュアルを準備する

経費精算をする際はルールを設けるためにマニュアルを準備することが重要です。

マニュアルを整備しなければ、従業員が経費精算をする際に何をするべきか分からなくなってしまうでしょう。一般的に使用されている経費精算のルールには以下のようなものがあります。

• ●領収書の添付を義務づける
• ●申請期限を設ける
• ●経費の上限額を設ける

経費精算を行う際にルールが統一されていないと社内に不平等感が生まれてしまう原因にもなってしまいます。明確なルールやマニュアルを整備して、公平な経費精算を進めましょう。

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承認フローに時間がかかる

経費精算では承認フローに時間がかかるという課題があります。

通常の経費精算では「申請→承認（上司）→承認（経理担当者）」というフローを経ます。領収書が添付されないなど、経費精算に不備があった場合は差し戻しをしなければなりません。

紙やエクセルの経費精算では、こういった承認フローの手続きで確認に時間がかかってしまいます。

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人為的ミスのチェックには限界がある

経費精算を人の手でチェックすることには限界があります。経理担当者が膨大な経費精算データを1個1個チェックしてもミスが起こりえます。大量の経費を目視でチェックしていってもどこかでミスが起こるものです。

経費精算でミスが起こるだけでなく、単調な作業を人の手でチェックしていくのは効率的とは言えません。単調作業による人為的なミスを減らすには、経費精算システムを導入して機械的に経費精算のチェックをするという方法がおすすめです。

次の項では、こういったエクセルで経費精算をする際の問題点を解決できるツールを紹介します。

経費精算の課題を解決するなら経費精算クラウドの「おまかせ はたラクサポート」がおすすめです。

おまかせ はたラクサポートはバックオフィス業務全般を総合サポート。総務・人事・労務・経理といった業務を一元的に管理することで効率的なバックオフィス業務を実現します。

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ワークフローの構築

おまかせ はたラクサポートではワークフローを構築して経費精算の承認フローを効率的に運用できます。

紙やエクセルでは申請から承認までのワークフローに様々な手続きが必要でした。おまかせ はたラクサポートでは各種クラウドサービスと連携することによって簡略的なワークフローを実現します。

従来のフロー	入力→印刷→申請→承認→提出→確認→集計→支払管理→仕訳入力→IB入力→振込→仕訳入力
おまかせ はたラクサポート	申請→承認→一括振込

稟議書類を電子化することで決裁プロセスを効率化します。スマートフォンでどこでも申請・承認ができるので迅速な経費精算の申請が可能です。

さまざまな稟議に対応する「汎用ワークフロー」ではカスタマイズ性の高いフォームで多様な選択項目を設定できます。例えば、上限金額を設けたり入力する項目をカスタマイズ可能です。

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画像読み取り機能で申請が楽になる！

経費精算クラウドにはOCRという機能があり、これを使えば経費申請が楽になります。

OCRとは画像を自動で読み取る技術のことです。経費精算においては、領収書の情報を自動で読み取って経費精算システムに自動で入力してくれます。

例えば、領収書の日付や金額などの情報を自動で読み取って自動で入力してくれるという使い方ができます。自動入力によって手作業の手間や人為的ミスを減らせるでしょう。

ただし、領収書に傷や汚れがある場合はOCRは正しく読み取ってくれない場合があります。最終的にはシステムを過信しすぎず、人の目によるチェックが必要です。

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リーズナブルな導入料金

エクセルを使って経費精算をする方法ではシステムの導入費用がかからない代わりに、経理担当者の作業工数など人的なコストが発生します。システム導入費用を抑えて経費精算にかかる工数を増やすことはスリムな経営とはいえません。

経費精算クラウドを使えば、リーズナブルな導入料金で経費精算にかかっていた工数を削減し、人的なコストを節約できます。

「おまかせ はたらくサポート」は1IDあたり550円（税込）と、リーズナブルな料金で導入できます。

初期費用	0円(税抜価格0円)
月額利用料（21IDまで）	11,550円(税抜価格10,500円)
サポートサービス利用料（月20回まで）	3,850円(税抜価格3,500円)
1IDあたり	550円（税抜価格500円）

サポートサービス

「おまかせ はたラクサポート」のサポートサービスでは初期設定やデータ投入支援、利用中のトラブル対応などを支援します。

新しいシステムを導入すると「初期設定の手続きが大変」「操作方法が分からない」などのトラブルが発生しがちです。サポートサービスをご利用いただくと、こういったトラブルのサポートを受けられます。

エクセルを利用した経費精算はお金をかけず手軽に始められます。必要な項目を設定したフォーマットを用意すれば運用できるため、事業規模の小さい会社におすすめです。

それでも、エクセルで経費精算を運用するには手動による手作業が多く、事業規模が大きくなると管理が大変になります。

効率的な経費精算をするなら経費精算クラウドの導入がおすすめです。「おまかせ はたラクサポート」では経費精算をはじめとするバックオフィス業務の効率化で経費精算にかかる手間を削減できます。

おまかせ はたラクサポートは経費精算承認のワークフローの構築し、決裁プロセスを効率化します。リーズナブルな導入費用で経費精算にかかるコストを削減できるため、経理担当者が経費精算でお困りという場合はぜひ導入を検討してみてください。

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